One Financial Language

Lorsqu'August Claas a fondé en 1913 une entreprise de fabrication de bottes de paille, 30 mots suffisaient pour l'enregistrement de son activité. Un peu plus d'un siècle plus tard, la charge administrative de l'entreprise n'a plus rien à voir avec cela, car l'entreprise artisanale d'autrefois est devenue une entreprise internationale avec près de 30 sociétés du groupe.

L'expansion mondiale dans plus de 20 pays comporte de nombreux défis : De graves différences dans les processus commerciaux sur les différents sites ont compliqué le reporting et le contrôle de gestion chez Claas.

C'est l'une des raisons pour lesquelles Claas a décidé d'harmoniser à l'échelle du groupe les 15 plans comptables différents qui avaient été créés au fur et à mesure de la croissance de l'entreprise. Claas souhaitait ainsi uniformiser les différentes méthodes de travail au sein des différentes organisations.

Minimiser la charge de travail lors de la clôture annuelle

Jusqu'à présent, chaque société comptabilisait ses processus commerciaux selon son propre système, de sorte qu'une même opération - par exemple la comptabilisation d'une facture fournisseur ou d'une provision - pouvait apparaître sur un compte différent sur chaque site.

Dietmar Große Vogelsang, directeur du département contrôle de gestion/comptabilité de la société holding, explique les conséquences de cette diversité sur le reporting du groupe :

"Comme les processus commerciaux n'étaient pas exécutés de manière uniforme sur différents sites, il y avait souvent des différences entre le rapport établi selon les normes internationales d'information financière (IFRS) et le compte de résultat interne de la direction.

Cela nécessitait toujours un grand travail de coordination entre les différentes sociétés et entraînait des contradictions, des questions et beaucoup de recherches lors de la clôture annuelle".

Un plan comptable opérationnel uniforme à l'échelle mondiale pour toutes les sociétés devait rendre les processus internes de comptabilité efficaces et cohérents.

Structures de rapport standardisées

L'objectif du projet était de créer une charte comptable standardisée (SCoA) avec des processus comptables et des structures de rapport standardisés. La conception a été compliquée par des exigences spécifiques à chaque région :

Dans certains pays, il existe des règles juridiquement contraignantes concernant les tranches de numéros dans lesquelles certaines opérations doivent être comptabilisées - et ces règles nationales diffèrent parfois considérablement les unes des autres.

Pour satisfaire à la fois aux exigences légales et à l'harmonisation à l'échelle de l'entreprise, l'équipe de projet a adopté une double approche dans les pays concernés : outre le plan comptable opérationnel standardisé, il existe désormais des comptes alternatifs locaux qui répondent aux exigences respectives.

Claas a fait appel à cbs Corporate Business Solutions en tant que partenaire. Les spécialistes du conseil en entreprise de Heidelberg ne considèrent pas la transformation uniquement sous l'angle de la cartographie technique, mais ont toujours à l'esprit les répercussions sur les processus.

Augmenter l'efficacité avec la gestion du changement

Avant de procéder à la transformation proprement dite, il était nécessaire d'harmoniser les processus commerciaux internes.

"Cela représentait un grand défi, mais c'était la base de notre projet SCoA, avec lequel nous voulions établir une efficacité et une transparence maximales dans l'ensemble du groupe Claas".

décrit Dietmar Große Vogelsang, chef de projet et responsable du succès de SCoA.

Dans un premier temps, la gestion du changement a surtout porté sur des questions d'organisation et de gestion. L'équipe a par exemple dû définir de manière contraignante pour toutes les sociétés concernées quels processus seraient à l'avenir comptabilisés sur quels comptes et selon quels critères - comme les pays, les régions ou les catégories de produits - les écritures seraient regroupées.

Les données des départements spécialisés devaient également être intégrées dans le plan comptable uniforme : Pour ce faire, il fallait des interfaces permettant d'importer dans le compte de résultat central les informations de différents services spécialisés, du service clientèle au service des ressources humaines en passant par le service commercial. Le résultat, un plan comptable uniforme pour l'ensemble du groupe, a ensuite servi de mapping pour la conversion des comptes.

Calendrier de conversion

Dès cette phase, les experts de cbs ont été des interlocuteurs importants, dont les connaissances en gestion d'entreprise, en méthodologie et en technique ont été utiles lors de la planification. En étroite collaboration avec les conseillers en processus, l'équipe de projet de Claas a décidé de réaliser la conversion du système productif vers un plan comptable uniforme en quatre vagues.

Une décision importante pour ne pas surcharger les ressources dans les services spécialisés et dans les départements informatiques des sociétés concernées. La première phase a consisté à introduire le nouveau plan comptable dans les onze sociétés allemandes du groupe.

Dans un deuxième temps, la conversion a eu lieu dans sept filiales, dont la Chine, l'Argentine et l'Angleterre. Les autres filiales étrangères (Inde, États-Unis, Pologne, Italie, etc.) suivront lors des vagues trois et quatre, qui seront mises en œuvre progressivement au cours de l'année et demie à venir.

La conversion a été effectuée rétroactivement sur l'ensemble de l'historique, de sorte que les utilisateurs disposent à nouveau de toutes les informations dans la nouvelle structure - tout comme si les données avaient toujours été enregistrées selon la nouvelle méthode. Pour ce faire, cbs a converti non seulement le système SAP, mais aussi le système d'archivage connecté.

Approche peu invasive

La méthodologie de projet M-cbs, que cbs a spécialement développée pour les projets SLT, a été utilisée pour les processus de transformation complexes au sein du groupe Claas. La société de conseil en entreprise de Heidelberg travaille depuis plus de 20 ans avec beaucoup de succès avec cette méthode dans le cadre de projets de transformation et d'optimisation basés sur SAP, qui a également permis d'atteindre rapidement l'objectif chez Claas.

Pour uniformiser les nombreux plans comptables, il fallait les convertir dans le système ERP. Grâce au logiciel standard cbs ET Enterprise Transformer, la conversion a été réalisée de manière peu invasive, c'est-à-dire sans devoir clôturer les processus existants avant la transformation.

En l'espace de 24 heures seulement, plus d'un milliard d'enregistrements ont été convertis lors de la mise en service. La raison de cette vitesse record : le système de production de Claas est relié à une boutique en ligne qui ne peut être déconnectée du réseau que pendant quelques heures.

Avec l'achèvement des vagues une et deux, Claas a franchi les premiers obstacles sur la voie d'un plan comptable opérationnel unifié. Le chef de projet SCoA, Dietmar Große Vogelsang, est très satisfait du déroulement du projet jusqu'à présent et a tiré une conclusion importante :

"Une harmonisation du plan comptable d'une telle ampleur ne fonctionne pas sans un soutien compétent - et c'est ce que nous avons reçu de cbs. Mais il est tout aussi important de préparer méticuleusement une transformation d'une telle ampleur en tant qu'entreprise, afin de concevoir les processus commerciaux de manière judicieuse et de les reproduire le plus précisément possible".

30 sociétés - un langage financier

Après des discussions intensives, une planification minutieuse et la mise en œuvre technique par cbs, Claas a fait un pas significatif vers son objectif d'un langage financier commun au niveau mondial.

La langue unique dans le domaine des finances et du reporting offre non seulement des avantages structurels, mais simplifie également la communication entre les différents sites et sociétés, car leurs processus sont désormais alignés.

Le fait qu'une facture fournisseur soit comptabilisée sur les mêmes comptes en Espagne qu'en Allemagne ou en Chine rend enfin le rapport IFRS comparable au compte de résultat de gestion interne.

Cela permet aux services de contrôle de gestion ou de comptabilité d'avoir une vue d'ensemble rapide et complète des finances globales. De plus, cela permet de définir des paquets de mesures concrètes pour des blocs de coûts individuels ou de préparer ou de prendre des décisions de gestion importantes.

We are one group, we speak one financial language - telle était la consigne. Ce progrès sert de base à l'entreprise pour d'autres développements, notamment pour préparer la comptabilité à la numérisation.

La feuille de route est déjà établie : dans un premier temps, Claas veut définir des standards obligatoires afin d'uniformiser autant que possible les processus de l'entreprise dans l'esprit d'une One Global Corporation.

Il s'agit ainsi de créer les conditions nécessaires à la numérisation et à l'automatisation prévues - afin que la comptabilité devienne aussi moderne et efficace que les machines agricoles du leader technologique, très demandées dans le monde entier.