Traitement centralisé des factures avec connexion multi-SAP

Contexte

Engel & Völkers, l'une des entreprises de services les plus connues dans le domaine de l'immobilier haut de gamme, traite chaque mois environ 1200 factures provenant de plusieurs pays et de différents sites dans un centre de services partagés (SSC) central à Hambourg. Les factures sont comptabilisées dans deux systèmes ERP : Alors que les grands sites utilisent SAP R3, les petits sites utilisent SAP Business One. Dans le passé, la saisie manuelle des factures sur papier et par e-mail ainsi que le processus d'approbation sur la base de documents s'avéraient chronophages et peu transparents. Engel & Völkers a commencé à chercher une solution d'automatisation pour la comptabilité fournisseurs (AP) : l'application devait non seulement simplifier le flux d'approbation intersites, mais aussi s'intégrer dans les deux systèmes ERP.

Solution

Un critère important dans le choix d'une solution était un workflow à personnaliser pour déclencher les validations de factures depuis l'application pour les deux systèmes SAP, en fonction de la société et de l'appartenance à l'ERP. La solution Accounts Payable d'Esker basée sur le cloud a répondu aux exigences d'Engel & Völkers et a pu être mise en pratique après trois mois d'implémentation.

Grâce à la capacité multi-ERP de l'application Esker, les systèmes ERP, qui sont tous deux issus de la maison SAP mais dont la technologie est complètement différente, peuvent être gérés de manière centralisée dans une seule interface. Les factures fournisseurs entrantes sont désormais automatiquement transférées vers la plateforme Esker pour traitement et approbation. C'est là que l'affectation aux sociétés et à l'ERP est effectuée. Les informations essentielles de la facture sont lues et, si possible, des pré-imputations automatiques basées sur la logique sont effectuées. Une fois le contrôle effectué avec succès, la validation a lieu via un workflow basé sur le courrier électronique, qui peut être adapté individuellement, qui prend en compte plusieurs niveaux et qui est fonction du montant de la facture et de la société. En outre, le respect du principe du double contrôle est assuré, de sorte que le valideur professionnel et le valideur financier doivent toujours être des personnes différentes.

Une fois que les factures ont passé le processus de validation, l'application Esker transfère les données, en fonction de la société, vers le système SAP correspondant, où l'enregistrement de la facture est enregistré de manière automatisée. Le numéro de facture SAP-R3 ou SAP-B1 correspondant est renvoyé à l'application Esker et archivé avec le processus de facturation et la facture dans le module d'archivage sécurisé pour une durée de onze ans.

Avantages et points forts

La mise en place de l'application Esker Accounts Payable apporte un certain nombre d'avantages à Engel & Völkers, notamment

• Efficacité accrue grâce à une réduction significative de la saisie manuelle des données, transparence améliorée grâce à la traçabilité des factures et des statuts de traitement.
• Validation rapide et compréhensible grâce à des workflows en dehors des systèmes SAP. La validation assistée par e-mail peut être lancée de manière centralisée sur la base d'un schéma d'autorisation enregistré ; la validation s'effectue de manière décentralisée dans les sites respectifs.
• Recherche facile des factures : non seulement les factures peuvent être retrouvées dans les archives Esker à l'aide de différents critères de recherche, mais un lien vers le document dans les archives Esker est également créé dans les systèmes SAP pour chaque facture enregistrée.
• Workflows de validation personnalisables, adaptés aux règles internes.

La solution Esker Accounts Payable

La solution Esker Accounts Payable pour la comptabilité fournisseurs permet des processus sans papier et offre une saisie intelligente, des fonctionnalités tactiles et un workflow électronique basé sur l'intelligence artificielle.

La solution Esker basée sur le cloud automatise chaque étape du traitement des factures dans la comptabilité fournisseurs - de la réception du document original à la création d'une entrée comptable dans le système SAP - en simplifiant les opérations manuelles et en aidant les collaborateurs à travailler plus efficacement.

À propos de Engel & Völkers

Engel & Völkers est une entreprise de services leader dans le monde entier dans le domaine de l'immobilier résidentiel et commercial haut de gamme ainsi que des yachts et des avions dans le segment premium. Avec un total de plus de 800 sites, Engel & Völkers offre aux clients privés et institutionnels une gamme de services professionnellement adaptés. Le conseil, la vente et la location sont les compétences clés des plus de 11.000 personnes du réseau E&V. Actuellement, Engel & Völkers est présent dans plus de 30 pays sur quatre continents.

À propos d'Esker

En tant que pionnier du Cloud, Esker propose des solutions globales d'automatisation dans l'environnement SAP pour l'ensemble des processus Order-to-Cash et Purchase-to-Pay. Esker intervient ici avec sa suite éprouvée Document Automation pour SAP, qui utilise des technologies modernes telles que l'intelligence artificielle (IA), l'automatisation robotisée des processus (RPA) et les applications mobiles pour automatiser tous les processus documentaires :

• Traitement des commandes
• Traitement des factures
• Gestion des commandes
• Facturation électronique internationale
• Conformité, collecte de fonds
• Intégration EDI

Vous souhaitez en savoir plus ? Assistez à notre conférence spécialisée "Traitement automatisé des factures avec connexion multi-SAP" en compagnie de M. Christian Bosse, Directeur Finance et Contrôle de gestion du groupe, Engel & Völkers, et de M. Rafael Arto-Haumacher, Country Manager, Esker Deutschland, le 18 septembre 2019 au congrès annuel de la DSAG à 18h45.

Venez nous rendre visite du 17 au 19 septembre à Nuremberg, lors du congrès annuel de la DSAG, au stand E8.