Tâches d'intégration

Depuis fin 2014, SAP a beaucoup investi pour standardiser la connexion à ses solutions maison. A l'avenir, il devrait finalement être possible de connecter plus facilement des systèmes ERP non-SAP.

Jusqu'à présent, la planification et la réservation des voyages ainsi que les notes de frais de Concur étaient reliées aux systèmes environnants par le biais de fichiers plats SFTP de téléchargement et de transfert de données. Comme alternative, Concur a mis à disposition une API pour l'échange de données via des services web.

Les clients ont généralement construit eux-mêmes l'intégration dans leur environnement système sur l'une de ces technologies. SAP a désormais simplifié et standardisé cette intégration. Le produit est proposé par SAP "Intégration SAP avec les solutions Concur"et pour Concur, c'est simplement ".Connecteur natif à SAP".

Le flux de données en point de mire

L'intégration permet un flux de données fluide à différents niveaux. D'une part, au niveau des données de base du personnel et, d'autre part, au niveau des objets de coûts ainsi que des paiements, des imputations et des informations de statut.

Les données de base du personnel avec les informations organisationnelles sont nécessaires en premier lieu pour la création des utilisateurs Concur. De plus, le système doit pouvoir déterminer les supérieurs hiérarchiques pour le déroulement du workflow.

Pour Concur Travel, Request et Invoice, d'autres informations sont requises, qui ne sont traditionnellement pas stockées dans un système RH. Ici, il faut donc impérativement tenir compte de l'image plus large.

Il faut également réfléchir à la question de savoir quelles informations doivent être gérées par qui, ce qui dépend à son tour fortement des processus vécus dans l'entreprise.

Pour une imputation correcte des frais, les objets de coûts tels que les centres de coûts, les ordres internes et les projets sont transférés du système SAP vers Concur.

À la fin du processus de gestion des frais, toutes les informations pertinentes, telles que les comptes généraux, les créanciers des collaborateurs, les montants totaux, les types de paiement, les codes de TVA, sont transmises au système financier SAP pour le paiement.

Les informations sur le statut sont ensuite renvoyées du système ERP de SAP vers Concur afin de fournir au salarié un retour sur le processus de paiement.

Conditions préalables

Pour que le flux d'informations puisse avoir lieu avec succès, certaines conditions doivent toutefois être remplies. Le système ERP SAP doit avoir activé Unicode et, à partir de la version ECC 6.0, l'assistant d'intégration natif peut être installé.

La configuration de l'interface dans SAP peut être effectuée ultérieurement. Du côté de Concur, l'intégration native doit être commandée en tant que supplément.

Pour les clients Concur existants, cela se fait via le support Concur, pour les nouveaux clients, cela est pris en compte dans le cadre des scopings. De plus, il faut définir dans Concur, pour chaque groupe de collaborateurs, si cette population doit passer par l'intégration native ou non, car le processus de paiement ainsi que la comptabilisation peuvent se faire dans différents systèmes ERP.

Pour les clients Concur existants avec des configurations existantes, une remarque s'impose : l'intégration native impose également des exigences spécifiques à la Company Hierarchy configurée dans Concur. Par conséquent, le passage d'un système Concur existant à l'intégration native doit d'abord être vérifié par SAP.

Qu'est-ce qui fonctionne, qu'est-ce qui ne fonctionne pas ?

L'intégration native apporte des informations sur les employés depuis le système SAP HCM vers Concur et les objets d'imputation sont également envoyés depuis le système SAP FI vers Concur.

Les informations de facturation sont également transférées de Concur vers SAP FI. Le scénario consistant à verser les frais aux collaborateurs directement par le biais du salaire est actuellement en cours de développement.

L'intégration de SAP HCM Payroll est donc possible dans un avenir proche et l'intégration de SuccessFactors-Employee-Central est également en phase d'early-adopter. Toutefois, les scénarios d'intégration disponibles permettent déjà d'aborder ces thèmes.

D'autres points, comme les emplois multiples et les missions à l'étranger, constituent ici des défis plus importants qui ne sont pas couverts par l'intégration native.

Quelle est la suite des événements ?

SAP travaille en permanence à l'intégration dans le paysage varié des systèmes SAP et continuera à le faire à l'avenir. Le fait que SAP mise fortement sur Concur en matière de gestion des voyages et des frais en est la preuve. Cela promet de nouvelles percées en matière d'intégration.

Cependant, il existe encore des exigences qui ne peuvent pas être résolues actuellement, ou pas complètement, par l'intégration native. De même, le fait de construire l'intégration sur un environnement Concur existant ou dans un nouveau projet joue un rôle important.