Données ERP historiques : simplifier, automatiser et économiser de l'argent

Dans les marchés et les secteurs les plus divers, la transformation numérique exige des réponses intelligentes qui, malgré l'incertitude dans laquelle les dirigeants d'entreprise doivent aujourd'hui prendre des décisions, conduisent à des solutions viables à long terme. Ceci est d'autant plus vrai que, suite à la crise de Corona, il faut s'attendre à de profondes restructurations dans de nombreuses entreprises. Acquisitions et cessions, fusions, scissions, regroupements et dissolutions de secteurs d'activité, etc. seront à l'ordre du jour des managers afin de gérer avec succès les conséquences de la crise.

À cela s'ajoute le fait que les entreprises doivent économiser de l'argent, et ce à court terme. Les projets informatiques qui le permettent doivent toutefois être en accord avec les stratégies et les mesures à long terme. La valeur réelle de l'entreprise joue un rôle décisif à court et à long terme. Plus elle est élevée, plus la position de négociation est forte et plus les possibilités d'action sont grandes. Cette valeur réside en grande partie dans les données et les documents des entreprises. Il n'est donc pas étonnant que des cabinets d'analyse renommés soulignent de plus en plus l'importance de l'information pour rendre les entreprises plus agiles et augmenter ainsi leur valeur.

Par informations, ils entendent notamment les données dites X et O, c'est-à-dire les données de transaction issues de l'exploitation opérationnelle (données O) et toutes les données relatives à l'expérience utilisateur (données X, X étant l'abréviation de Experience). Si l'on considère le succès des modèles commerciaux basés sur les données des fournisseurs en ligne, la concentration sur les données X et O est logique. Cependant, les fournisseurs d'accès à Internet sont encore de jeunes nouveaux venus par rapport aux entreprises de secteurs classiques comme la construction de machines et d'installations, l'automobile ou l'industrie textile. Cela explique certainement en grande partie pourquoi les données X et O occupent actuellement une place si importante. Mais le savoir-faire en matière de construction de véhicules efficaces et de qualité constante est plus ancien que la conception d'une voiture électrique et de son logiciel de commande.

Le corps humain, sa taille et ses mensurations ne sont pas soumis à la même variabilité que le goût des spectateurs pour les séries et les films. C'est pourquoi les patrons des années 1950, par exemple, font toujours partie de la précieuse propriété intellectuelle d'une entreprise textile. Les machines et les installations ont un cycle de vie de plusieurs dizaines d'années, de sorte que non seulement les plans de construction, mais aussi les rapports d'entretien sur cette période contiennent des informations précieuses. Ceux-ci peuvent rendre de grands services pour le développement de futurs produits, même si la part des logiciels y sera bien plus importante à l'avenir. Enfin, des secteurs comme les banques et les assurances ou le secteur de la santé, qui sont actuellement particulièrement mis au défi par la numérisation, disposent d'un immense trésor dans leurs données historiques, qu'ils doivent conserver pendant plusieurs décennies, ne serait-ce que pour des raisons juridiques.

L'exploitation de ce trésor devrait fournir des réponses précieuses aux défis numériques d'aujourd'hui. C'est donc l'ensemble des informations, actuelles et historiques, qui constitue la véritable valeur d'une entreprise et la fait croître.

Le numérique rencontre le réel

Ici, les enseignements tirés des modèles commerciaux en ligne encore jeunes, là le savoir empirique acquis au cours de décennies d'activité commerciale. Ici, l'accent est mis sur les changements à court terme, là sur la valeur à long terme de la propriété intellectuelle acquise sur plusieurs décennies. Ce qui semble être une opposition, et qui l'était probablement il y a encore quelques années, se transforme en une cohabitation dans le cadre de la transformation numérique. Outre les plans de construction éprouvés, de plus en plus de données provenant des machines et des installations contribueront à l'avenir à la création de valeur.

Les analyses qui indiquent des changements dans les goûts des consommateurs permettent aux entreprises textiles de s'adapter plus rapidement et de manière plus ciblée aux nouvelles tendances, voire de les orienter. Les constructeurs automobiles peuvent redevenir des moteurs de l'innovation grâce à leurs connaissances éprouvées en matière de processus et de production s'ils exploitent pleinement les possibilités offertes par la numérisation.

La connaissance de l'historique des clients, parfois sur plusieurs générations, peut donner aux banques et aux assurances l'avance nécessaire pour concevoir des offres numériques personnalisées. La transformation numérique a pour effet que le numérique rencontre le réel et que l'histoire rencontre l'esprit du temps.

L'entreprise intelligente du futur se concentre donc non seulement sur les données X et O, mais aussi sur les données historiques, les données H. Pour les départements informatiques des entreprises, ce regroupement des données X, O et H et leur utilisation commune constituent un défi. Toutes ces données, mais surtout les données H, sont réparties sur de nombreux systèmes différents et parfois très anciens. Et leur volume à lui seul constitue un obstacle à une plus grande agilité des entreprises. Typiquement, la part des informations d'entreprise qui ne peuvent plus être modifiées, ne serait-ce que pour des raisons juridiques, représente 80 à 95 % du volume total dans les systèmes en direct.

Séparer, automatiser, économiser

Pour que l'historique se transforme d'une charge informatique obsolète en une source de plus grande valeur ajoutée, il s'agit de séparer les données X et O des données H et de gérer séparément le cycle de vie des informations historiques sur une plateforme dédiée. Cette approche présente de nombreux avantages : Des économies substantielles sont déjà réalisées à court terme, car les systèmes patrimoniaux peuvent être complètement mis hors service après la séparation et l'externalisation des informations. Cela permet généralement de réduire les coûts d'exploitation de 80% par rapport à la poursuite de l'exploitation des anciens systèmes. Dans l'idéal, aucun investissement préalable n'est nécessaire si la plateforme et ses fonctionnalités peuvent être souscrites en tant que service, comme c'est généralement le cas à l'ère du cloud.

De plus, cette reprise d'anciennes informations - y compris le contexte commercial dans lequel elles ont été créées - permet de réduire drastiquement la part des données et des documents qui doivent être repris dans les systèmes opérationnels. Dans le contexte d'une transformation vers SAP S/4 Hana, par exemple, cela permet en général de réduire de moitié les efforts de migration des données. En outre, cet effet à court terme se transforme en avantages à long terme : D'une part, les informations historiques peuvent être transférées régulièrement sur une plateforme séparée pour la gestion des informations. Non seulement à partir des systèmes qui doivent être mis hors service, mais aussi à partir des solutions opérationnelles. Celles-ci restent ainsi légères et agiles à long terme - et ne nécessitent pas une augmentation continue des ressources.

Dans ce contexte, réduire le coût total de possession (TCO) d'un nouvel environnement S/4 de 25% n'est pas un vœu pieux, mais une estimation réaliste. D'autre part, cette approche a également des effets positifs à long terme dans d'autres scénarios. Les entreprises peuvent harmoniser et consolider leurs environnements hétérogènes de systèmes et d'applications, voire même des sites informatiques entiers.

Si elles ont vendu des filiales ou des divisions, elles peuvent sélectionner rapidement et intégralement leurs données et les transmettre à l'acheteur dans un format moderne. En outre, cette approche permet aux entreprises de renforcer la protection de leur propriété intellectuelle et de réduire ou d'éliminer les risques juridiques. Une gestion intégrée de la rétention permet de répondre aux exigences des dispositions légales actuelles et nouvelles, telles que le RGPD de l'UE ou d'autres réglementations, qui exigent une gestion sans faille du cycle de vie, y compris des informations historiques.

De plus, bien qu'elles soient conservées sur une plateforme séparée, les informations historiques et leur contexte commercial restent accessibles à 100 %. Les utilisateurs spécialisés ont ainsi une vue complète, par exemple, des clients et des fournisseurs. Les entreprises peuvent à tout moment satisfaire à leur obligation de preuve et d'information vis-à-vis de l'audit interne ou lors de contrôles externes. Enfin, une telle plate-forme constitue la condition préalable à tout type de scénario Big Data. En effet, elle permet de nettoyer et d'optimiser les données existantes avant de les transférer et de les stocker de manière à ce qu'elles soient protégées contre les audits.

Les doublons peuvent être supprimés et les ensembles de données incomplets peuvent être complétés et enrichis par des informations provenant d'autres sources. C'est essentiel pour que les promesses des processus et des modèles d'entreprise basés sur les données se réalisent. La qualité des décisions prises sur la base d'analyses de données dépend de la qualité des données elles-mêmes. Cela est d'autant plus vrai dans les scénarios qui génèrent des données de masse. Et celles-ci deviendront la norme à l'avenir.

La simplicité plutôt que la complexité

L'automatisation est la clé pour réduire la complexité : complexité qui résulte de l'hétérogénéité de l'environnement des applications et des systèmes. Complexité qui est le résultat d'une trop grande quantité d'informations dans les solutions opérationnelles.

Complexité qui nécessite des retouches coûteuses en raison d'une qualité de données insuffisante. Complexité qui ne peut être maîtrisée dans les projets de migration et de transformation que par des ressources humaines et financières supplémentaires.

La spécialisation dans la gestion du cycle de vie des informations historiques et les bonnes connexions d'une plateforme adaptée à cet effet avec les systèmes opérationnels créent les conditions de cette automatisation.

En même temps, elle est la clé qui ouvre la porte du trésor des entreprises - aux informations actuelles comme aux informations historiques - et qui permet de réduire massivement les coûts qui y sont liés, indépendamment du secteur auquel elles appartiennent. Car c'est dans les informations que réside la valeur actuelle et future d'une entreprise - une constatation qui ne trouve pas son origine dans la crise actuelle, mais qui peut contribuer de manière décisive à la surmonter.