Datos históricos de ERP: simplifique, automatice y ahorre dinero
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La transformación digital requiere respuestas inteligentes en una amplia gama de mercados e industrias que conduzcan a soluciones sostenibles a pesar de la incertidumbre bajo la que los líderes empresariales deben tomar ahora sus decisiones. Esto es tanto más cierto cuanto que cabe esperar reorganizaciones de gran alcance en muchas empresas a raíz de la crisis del coronavirus. Adquisiciones y ventas, fusiones, escisiones, fusiones y escisiones de unidades de negocio, etc. estarán en la agenda de los directivos para superar con éxito las consecuencias de la crisis.
Además, las empresas necesitan ahorrar dinero a corto plazo. Sin embargo, los proyectos informáticos que lo hagan posible deben estar en consonancia con las estrategias y medidas a largo plazo. El valor real de la empresa desempeña un papel decisivo tanto a corto como a largo plazo. Cuanto más alto sea, más fuerte será la posición negociadora y mayor el margen de actuación. En gran medida, este valor reside en los datos y documentos de la empresa. Por eso no es de extrañar que empresas de análisis de renombre insistan cada vez más en la importancia de la información para que las empresas sean más ágiles y aumenten así su valor.
Por información se entienden, en particular, los llamados datos X y O, es decir, los datos de transacciones procedentes de las operaciones (datos O) y todos los datos relativos a la experiencia del usuario (datos X, donde X significa experiencia). Si nos fijamos en los exitosos modelos de negocio basados en datos de los proveedores en línea, el enfoque en los datos X y O es lógico. Sin embargo, en comparación con las empresas de sectores tradicionales como la ingeniería mecánica y de instalaciones, la automoción o el textil, los proveedores de Internet siguen siendo jóvenes recién llegados. Sin duda, esto explica en gran medida por qué los datos X y O ocupan actualmente una posición tan destacada. Sin embargo, los conocimientos sobre cómo fabricar vehículos de forma eficiente y con una alta calidad constante son más antiguos que el diseño de un coche eléctrico y el software de control correspondiente.
El cuerpo humano, su tamaño y sus dimensiones no están sujetos a la misma mutabilidad que los gustos de los espectadores en series y películas. Por eso, los patrones de los años 50, por ejemplo, siguen formando parte de la valiosa propiedad intelectual de una empresa textil. Las máquinas y los sistemas tienen un ciclo de vida de varias décadas, lo que significa que no sólo los planos de construcción, sino también los informes de mantenimiento a lo largo de este periodo aportan información valiosa. Estos pueden ser de gran utilidad en el desarrollo de futuros productos, aunque la proporción de software sea mucho mayor en el futuro. Por último, industrias como la banca y los seguros o el sector sanitario, que actualmente se enfrentan a retos particulares derivados de la digitalización, también cuentan con un inmenso tesoro de datos históricos que deben almacenar durante muchas décadas sólo por motivos legales.
Desvelar este tesoro debería aportar respuestas valiosas a los retos digitales actuales. Por tanto, es el stock total de información, tanto actual como histórica, lo que constituye el verdadero valor de una empresa y le añade valor.
Lo digital se une a lo real
Aquí las lecciones aprendidas de los todavía jóvenes modelos de negocio en línea, allí la experiencia adquirida tras décadas de actividad empresarial. Aquí el enfoque en los cambios a corto plazo, allí el valor a largo plazo de la propiedad intelectual adquirida a lo largo de muchas décadas. Lo que parece una contradicción, y probablemente lo era hasta hace unos años, se está convirtiendo en una cooperación en el curso de la transformación digital. Además de los planes de construcción probados, cada vez más datos procedentes de máquinas y sistemas contribuirán a la creación de valor en el futuro.
Los análisis que indican los cambios en los gustos de los consumidores permiten a las empresas textiles adaptarse a las nuevas tendencias más rápidamente y con mayor precisión a los grupos destinatarios, e incluso dirigirlos. Los fabricantes de automóviles, con sus probados conocimientos sobre procesos y producción, pueden volver a ser un motor de innovación si aprovechan plenamente las posibilidades de la digitalización.
El conocimiento obtenido de un historial de clientes que en algunos casos abarca varias generaciones puede dar a bancos y aseguradoras la ventaja necesaria en el diseño de ofertas digitales personalizadas. La transformación digital está haciendo que lo digital se encuentre con lo real y que la historia se encuentre con el zeitgeist.
Por tanto, la empresa inteligente del futuro no sólo se centrará en los datos X y O, sino también en los datos H históricos. Esta fusión de datos X, O y H y su utilización conjunta es un reto para los departamentos informáticos de las empresas. Todos ellos, pero especialmente los datos H, están distribuidos en muchos sistemas diferentes y a veces muy antiguos. Y su mero volumen es un obstáculo para una mayor agilidad de las empresas. Normalmente, la proporción de información de la empresa que ya no puede modificarse sólo por motivos legales representa entre el 80 y el 95 por ciento del volumen total de los sistemas activos.

Separar, automatizar, ahorrar
Para convertir el historial de un legado informático en una fuente de mayor valor añadido, es importante separar los datos X y O de los datos H y gestionar el ciclo de vida de la información histórica por separado en una plataforma independiente. Este enfoque presenta numerosas ventajas: A corto plazo se pueden obtener importantes ahorros de costes, ya que los sistemas heredados pueden desmantelarse por completo una vez que la información se ha separado y externalizado. Como resultado, los costes operativos pueden reducirse generalmente en un 80% en comparación con el mantenimiento de los sistemas heredados. En el mejor de los casos, no se requiere ninguna inversión inicial si la plataforma y sus funcionalidades pueden suscribirse como un servicio, como es habitual en la era de la nube.
Además, esta transferencia de información heredada -incluido el contexto empresarial en el que se creó en su día- permite reducir drásticamente la proporción de datos y documentos que deben transferirse a los sistemas operativos. En el contexto de una transformación a SAP S/4 Hana, por ejemplo, el esfuerzo que supone la migración de datos puede reducirse generalmente a la mitad. Sin embargo, este efecto a corto plazo también se traduce en beneficios a largo plazo: En primer lugar, la información histórica puede transferirse regularmente a una plataforma independiente para la gestión de la información. No sólo de los sistemas que se van a dar de baja, sino también de las soluciones operativas. Éstas siguen siendo ágiles a largo plazo y no requieren una ampliación continua de los recursos.
En este contexto, reducir el coste total de propiedad (TCO) de un nuevo entorno S/4 en un 25% no es un deseo piadoso, sino una estimación realista. Por otra parte, este enfoque también tiene un efecto positivo a largo plazo en otros escenarios. Las empresas pueden armonizar y consolidar sus entornos heterogéneos de sistemas y aplicaciones, e incluso centros de TI enteros.
Si han vendido filiales o unidades de negocio, pueden seleccionar sus datos de forma rápida y completa y transferirlos al comprador en un formato moderno. Este enfoque también permite a las empresas aumentar la protección de su propiedad intelectual y minimizar o eliminar los riesgos legales. Los requisitos de las disposiciones legales actuales y nuevas, como el GDPR de la UE u otras normativas, que exigen una gestión sin fisuras del ciclo de vida de la información histórica, pueden cumplirse gracias a la gestión integrada de la retención.
Además, la información histórica y su contexto empresarial siguen siendo 100% accesibles a pesar de estar almacenados en una plataforma independiente. Esto ofrece a los usuarios especializados una visión completa de clientes y proveedores, por ejemplo. Las empresas pueden cumplir su obligación de aportar pruebas e información en cualquier momento para auditorías internas o externas. Por último, una plataforma de este tipo es el requisito previo para escenarios de big data de todo tipo. Esto se debe a que puede utilizarse para limpiar y optimizar datos antiguos antes de externalizarlos y almacenarlos a prueba de auditorías.
Los duplicados pueden eliminarse y los registros de datos incompletos pueden completarse y enriquecerse con información de otras fuentes. Esto es crucial para cumplir las promesas de los procesos y modelos empresariales basados en datos. Las decisiones que se toman a partir del análisis de los datos son tan buenas como la calidad de los propios datos. Esto es aún más cierto en escenarios en los que se generan datos masivos. Y estos serán habituales en el futuro.
Simplicidad en lugar de complejidad
La automatización es la clave para reducir la complejidad: complejidad que surge de la heterogeneidad del panorama de aplicaciones y sistemas. Complejidad que es el resultado de un exceso de información en las soluciones operativas.
Complejidad que requiere una costosa reelaboración debido a la mala calidad de los datos. Complejidad que solo puede gestionarse en proyectos de migración y transformación mediante recursos humanos y financieros adicionales.
La especialización en la gestión del ciclo de vida de la información histórica y las conexiones correctas de una plataforma adecuada a los sistemas operativos crean el requisito previo para esta automatización.
Al mismo tiempo, es la llave que abre la puerta al tesoro de una empresa -a la información tanto actual como histórica- y reduce masivamente los costes asociados, independientemente del sector al que pertenezcan. Y es que en la información reside el valor actual y futuro de una empresa, una constatación que no está causada por la crisis actual, pero que puede contribuir decisivamente a superarla.
