Scénario Procure-2-Pay sous SAP S/4HANA

La standardisation est nécessaire

Bell Food Group SA est le leader du marché suisse de la transformation de la viande et des aliments prêts à consommer, avec un chiffre d'affaires annuel de 4,2 milliards de francs suisses (2021). L'entreprise est présente dans 15 pays européens. Après la décision du groupe en 2017 de passer de l'ancien SAP ECC 6.0 à S/4HANA, les add-ons SAP utilisés jusqu'alors se sont également révélés obsolètes. La solution de facturation utilisée dans le pays d'origine n'était ni standard ni compatible avec S/4HANA.

"Toute l'application n'avait été développée que pour la Suisse et aurait dû être remaniée. C'était trop délicat pour nous, car nous cherchions une solution de facturation pour une utilisation internationale", raconte Manfred Portmann-Philipp, expert SAP au sein du département informatique de Bell Food Group (BFG). Une nouvelle solution a donc été recherchée pour la Suisse et en même temps pour l'ensemble du Bell Food Group.

Bonnes expériences avec xSuite dans le pays voisin

La société allemande utilisait déjà depuis plusieurs années une archive et la solution de traitement des factures entrantes de xSuite. En se basant sur les expériences faites là-bas, Bell Suisse SA a également décidé d'introduire le workflow de facturation basé sur S/4HANA ainsi que les archives SAP, tous deux de xSuite. "Le fabricant nous a fait très bonne impression lors de sa présentation. xSuite offre un portefeuille global qui fonctionne sous S/4HANA et qui nous permet un déploiement international", explique John Martinussen, ICT Project Manager chez Bell Food Group AG. Plusieurs sociétés nationales de Bell, dont la France, l'Autriche et l'Allemagne, ainsi que diverses sociétés suisses de BFG travaillent désormais avec S/4HANA dans sa variante on-premise.

Chez Bell Suisse SA, un système SAP ECC-6.0 a encore été utilisé jusqu'en 2021, mais il a également été migré vers S/4HANA. Partout où la nouvelle génération de produits SAP est utilisée au sein du Bell Food Group, les factures entrantes passent désormais par la solution intégrée SAP xSuite Invoice. Et l'archive xSuite certifiée SAP est également utilisée. On n'y classe pas seulement les factures, mais aussi tous les documents liés à SAP qui doivent être conservés de manière à garantir la sécurité de la révision. Les documents d'abattage de la production de viande, par exemple, sont numérisés par Bell via une solution de numérisation installée sur plusieurs sites.

550 personnes dans le workflow de validation, tendance à la hausse

La solution de traitement des factures de xSuite est actuellement en cours de déploiement international. En Suisse, 70% des factures arrivent déjà par e-mail sous forme de PDF normal, le reste est scanné. Il en va de même chez Bell Allemagne, où la part des enregistrements structurés au format ZUGFeRD ou XFactures continue d'augmenter. Ceux-ci sont également acceptés et traités avec la solution xSuite. Environ 400 personnes sont connectées au workflow de validation en Suisse, et déjà 550 au niveau international, avec une tendance à la hausse. John Martinussen : "La collaboration avec xSuite est exemplaire. Nous avons à notre disposition d'excellents spécialistes qui nous soutiennent en temps voulu".

L'objectif : des processus P2P continus et automatisés

La majeure partie des quelque 100 000 factures entrantes annuelles de Bell CH/F est liée aux commandes. Lukas Husi, du service des achats du groupe, explique : "Notre objectif est de réunir les processus de commande et de facturation en des processus P2P continus et automatisés, sans rupture de média. En introduisant la solution d'approvisionnement de xSuite, nous voulons atteindre cet objectif". Les demandes de commande ne devront alors plus être faites par mail ou sur appel, mais directement enregistrées dans le système. "Là encore, nous avons pu nous appuyer en Suisse sur l'expérience de nos collègues allemands, qui travaillent depuis longtemps avec xSuite Procurement", ajoute Lukas Husi.

Tout d'un seul tenant sur le plan technique

Avec les solutions de traitement des confirmations de commande et des bons de livraison dans SAP, Bell veut créer une solution globale, où tout est techniquement homogène. Certes, les confirmations de commande (AB) ont déjà été traitées par le passé, mais la méthode utilisée à l'époque n'avait pas d'avenir compte tenu de la migration vers S/4HANA et de l'idée d'une solution globale. Lukas Husi : "L'interaction de tous les composants de la maison xSuite conduit à un match parfait : les factures passent automatiquement en mode sombre si aucun écart n'est constaté entre les quantités et le prix. Cela nous permet de réduire considérablement le travail de traitement des factures".

L'introduction du portail xSuite Business Partner est une option supplémentaire pour Bell Food. Cette plate-forme centrale permet de réaliser des processus P2P de manière numérique et standardisée avec les fournisseurs. Les achats, la comptabilité et les fournisseurs échangent par ce biais toutes les données et documents liés à l'approvisionnement, un transfert automatique de toutes les données et documents du portail dans le système SAP soulage les achats et la comptabilité. "Avec xSuite, nous avons opté pour le bon portefeuille de solutions, cela se voit au fait que les processus commerciaux sont considérés de manière globale", constate Husi. "Ce n'est pas tout le monde qui fournit un excellent produit permettant de mettre en place des scénarios P2P internationaux sous S/4HANA".