Le courage du pilote

Déploiement de SAP S/4 Hana Cloud chez ANWR Group

Avec un volume de facturation de 19,8 milliards d'euros, le groupe ANWR, dont le siège social se trouve à Mainhausen (Hesse), fait partie des coopérations commerciales les plus prospères et les plus importantes en termes de chiffre d'affaires en Europe. Le groupe d'entreprises organisé en coopérative optimise les processus et met à disposition des plates-formes commerciales et de communication pour le commerce de détail indépendant. Environ 20.000 entreprises de taille moyenne sont affiliées au groupe d'entreprises ANWR.

Le groupe ANWR, par l'intermédiaire de sa filiale DZB Bank, assure le service financier du règlement central pour les commerçants et fournisseurs affiliés. Pour des raisons historiques, un système R/3 était utilisé conjointement par la coopération commerciale et la banque. En raison de la forte adaptation de SAP R/3 et des réglementations spécifiques à la banque sur lesquelles il repose, il n'était guère possible de mettre en œuvre de nouvelles exigences de l'ANWR. Pour mettre fin à cette dépendance, le choix de systèmes séparés s'est porté sur S/4 Hana Public Cloud lors de la recherche d'un système successeur pour l'ANWR. 

Dans le prédécesseur on-prem existant, fortement adapté, les mises à jour n'étaient pratiquement plus possibles. Avec le retour à la norme, les mises à jour semestrielles du produit cloud public restent gérables. Les comptables peuvent effectuer des réglages ou créer des vues pour lesquels ils dépendaient auparavant d'un soutien informatique. Grâce à la standardisation des procédures, les modifications, par exemple celles imposées par la législation, ne doivent plus être implémentées qu'une seule fois.

La migration s'est déroulée en neuf vagues, un groupe de sociétés nationales ayant été converti au système S/4 Public Cloud à chaque vague. Le projet s'est terminé à temps pour le changement d'année 2021/2022. Cela a également été possible parce que la transformation S/4 était un projet commun de l'informatique et des divisions Comptabilité financière et Contrôle de gestion, soutenu par le partenaire SAP Camelot ITLab. Les responsables de ces secteurs ont formé le comité de pilotage du projet, composé de cinq experts.

Fonctionnalités standard

L'un des enseignements du projet est qu'il faut examiner les fonctionnalités clés de manière plus détaillée pendant la phase d'analyse, car un produit standard peut avoir des limites fonctionnelles. En même temps, il y a le risque de réaliser 60 % du projet dès la phase d'analyse, ce qui empêche une implémentation rapide. Il est important de trouver le bon équilibre entre l'examen des exigences d'une part et le courage de résoudre les points ouverts du projet d'autre part. C'est pourquoi il est important de se limiter aux processus importants ou critiques. Après les avoir définis, il s'agit de déterminer, en collaboration avec le domaine spécialisé, si les exigences recensées sont les bonnes et si elles sont toutes nécessaires. En cours de projet, il est recommandé d'adopter une approche agile afin de développer des solutions de contournement pragmatiques pour les fonctionnalités manquantes.

Une autre leçon tirée du projet est la grande pertinence de la gestion du changement. Comme pour chaque introduction de S/4, il y a eu des changements dans le travail quotidien des comptables. Des changements qui doivent être expliqués et communiqués. Le lancement de ce projet de 18 mois a en outre coïncidé avec le premier lockdown de Corona, ce qui fait que le projet a été réalisé en grande partie à distance. Grâce à l'expérience à distance de Camelot, cela ne s'est pas fait au détriment de la réussite du projet. Deux mesures se sont avérées particulièrement utiles : la participation des collègues spécialistes à la concertation globale du projet et l'adressage de questions concrètes aux utilisateurs clés.

Pour respecter le calendrier serré du projet, il était important que les collaborateurs s'impliquent dans chaque vague. Après avoir rencontré des réticences lors des premières sessions en direct, à partir du milieu du projet environ, les comptables de la vague en cours ont participé aux réunions hebdomadaires de concertation sur le projet. Ils ont été explicitement invités à poser des questions et à formuler des réserves. Cela a permis à l'équipe de projet d'avoir une impression non filtrée de l'état d'avancement de la mise en œuvre. 

Un effet secondaire agréable : grâce aux séances de travail communes, les collaborateurs spécialisés ont pu se rendre compte que les responsables des services de comptabilité financière et de contrôle de gestion ainsi que de l'informatique œuvraient pour la même vision. Le fait d'aborder concrètement les erreurs et les questions a également contribué à réduire les réticences. Pour ce faire, les comptables ont rassemblé les erreurs, les questions et les imprécisions dans une liste, et deux fois par semaine, les utilisateurs clés ont discuté de ces points avec toute l'équipe. Cela a permis de trouver et de vérifier rapidement les erreurs. L'effort de communication en valait la peine : les deux mesures ont permis de répondre de manière fiable et rapide aux questions des collaborateurs. En cas de réserves, les collaborateurs se sont sentis plus écoutés et globalement plus impliqués.

Le courage d'aller jusqu'au bout

Lorsque l'introduction de S/4 Public Cloud a débuté, il n'existait guère de projets pilotes de taille comparable. Le projet est donc devenu un pilote. L'équipe de projet a eu le courage de le faire grâce à une vision commune et à une coordination rapide : les responsables du projet ont travaillé en étroite collaboration et se sont mis d'accord sur des responsabilités, des objectifs et des priorités clairs, comme le fait que les paiements devaient pouvoir être enregistrés à tout moment. La concertation permanente a permis à l'équipe de projet d'être toujours prête à agir. C'était essentiel pour que le projet puisse être mené à bien dans les délais prévus. 

En outre, même dans les phases difficiles du projet, il n'y a pas eu de dissensions entre les secteurs, mais des solutions concrètes ont été trouvées ensemble. Par exemple, la connexion au système SAP HCM déjà existant en tant que système RH était plus complexe que ce que l'on pourrait supposer au sein d'un écosystème. Dans ce cas, Camelot a mis en œuvre une solution proche des standards sur la SAP Business Technology Platform (BTP) pour couvrir les fonctionnalités standard manquantes. Grâce à une intégration habile sur la Cloud Platform Integration (CPI), il a été possible d'éviter de modifier les processus standard dans les systèmes respectifs et de répondre aux exigences.

Un souhait en direction de SAP : à ce stade du projet, un suivi plus étroit aurait joué en faveur de la satisfaction du client, et SAP aurait pu tirer des enseignements pour les projets clients suivants avec des constellations de systèmes similaires. On pourrait par exemple imaginer que SAP classe automatiquement les projets pilotes en tant que projets Preferred-Success, sans frais pour le client.

Entre-temps, la migration vers S/4 Public Cloud est terminée depuis presque un an et tout se déroule à la satisfaction générale. Aux premiers endroits, les workarounds effectués dans le projet avec les processus livrés ultérieurement par SAP dans le standard ont été complètement réintégrés dans le standard, les processus sont synchronisés et uniformisés à travers les sociétés nationales. On voit qu'il vaut la peine de persévérer et d'améliorer le système de manière itérative après la migration initiale. Ainsi, les changements de version ne demandent pratiquement plus de travail.

On s'attend à ce que cette réduction de la complexité porte ses fruits au cours des trois à cinq prochaines années. Le feed-back des services spécialisés est également positif après les réserves initiales : bien que de nombreux contrôleurs et comptables travaillaient depuis des années avec l'ancien système, ils trouvent l'actuelle interface utilisateur orientée processus nettement plus agréable après une courte période d'adaptation. Ils n'ont par exemple plus besoin d'ouvrir plusieurs fenêtres pour visualiser et traiter des données cohérentes. Au lieu de cela, le système les guide de manière beaucoup plus cohérente à travers le processus.