Déploiement SAP au Chili

En rachetant l'entreprise de Santiago du Chili, le fabricant de produits alimentaires Brüggen avait pour objectif de produire à l'avenir sur place des mueslis et des céréales pour le marché sud-américain.

Pour intégrer l'entreprise dans la structure organisationnelle de Brüggen, il a été nécessaire de mettre en place un environnement SAP sur place et de l'intégrer dans la structure SAP existante. Pour Brüggen, il s'agit du premier site en Amérique du Sud. D'autres sites se trouvent à Wilga (Pologne) et à Thiers (France).

Une expansion réussie

En raison des exigences légales spécifiques au Chili, cbs a été chargé de soutenir le projet. L'équipe de projet a dû tenir compte des particularités de la facturation électronique au Chili.

L'équipe devait avant tout veiller à établir un rapport sans faille avec une entreprise de facturation électronique. Cette entreprise doit, selon la législation chilienne, se charger de la correspondance nécessaire avec les autorités fiscales.

cbs a déjà mis en œuvre avec succès plus de 100 projets SAP en Amérique latine et a créé des solutions pour des sites de production et de distribution. L'entreprise de conseil a ainsi appris à gérer les spécificités culturelles et juridiques locales. cbs a donc pu accompagner Brüggen de manière optimale dans la mise en place d'un environnement informatique intégré fonctionnel au Chili.

Pour cela, l'équipe de projet du client a d'abord dû acquérir un savoir-faire de base en matière de SAP. Les collaborateurs sur place n'avaient jusqu'alors travaillé qu'avec SAP Business One et Microsoft Excel et n'étaient pas formés à l'utilisation de SAP.

Mais les objectifs du projet ne se limitaient pas à la mise en place d'une structure SAP moderne et à la connexion au système global de Brüggen. Pour la première fois, les coûts réels de la production devaient également être saisis de manière détaillée.

"Le nouveau système doit nous aider à définir précisément nos coûts"

explique le chef de projet de Brüggen, Axel Schrader.

"Il a donc également valeur de modèle pour nos autres sites en Pologne, en France et en Allemagne".

Les coûts en vue

Lors d'une réunion de lancement à Lübeck, l'équipe de projet a analysé en détail les processus qui devaient être représentés par le nouveau modèle. Elle a également discuté des particularités qui s'appliquent à la facturation électronique au Chili. L'équipe de projet a ensuite commencé à développer un premier prototype.

Des analyses d'écart d'ajustement (fit gap) ont été effectuées régulièrement afin de vérifier que le modèle reproduisait bien les processus d'entreprise souhaités. Le prototype a ensuite été adapté en Allemagne et finalement vérifié lors d'un test d'intégration à l'aide d'un processus de travail clairement défini.

Enfin, un test détaillé d'acceptation par les utilisateurs a eu lieu. Les collaborateurs de Brüggen sur place ont utilisé et testé le système et se sont assurés qu'il répondait également aux exigences réelles dans la pratique.

Le modèle Brüggen déjà existant a été déployé par Brüggen elle-même. cbs était responsable du savoir-faire spécifique au pays et des exigences légales. Il s'agissait donc d'analyser comment les exigences légales pouvaient être représentées avec le modèle existant et d'étendre ensuite le modèle de manière ponctuelle.

Lors de différentes formations, l'équipe de projet a transmis aux collaborateurs sur place des fonctionnalités SAP essentielles. Un accent particulier a été mis sur les nouvelles fonctions de facturation électronique.

La connexion au prestataire de services externe pour la facturation électronique s'est faite via le E-Document Framework, que l'équipe de projet a mis en œuvre dans SAP ERP. L'équipe de projet a utilisé SAP Process Integration (SAP PI) comme middleware, qui permet l'échange entre SAP et des systèmes tiers.

Les coûts réels sont une donnée importante dans la gestion des processus d'entreprise. Quels sont les coûts réellement encourus ? Dans quelle mesure s'écartent-ils du calcul initial ?

Pour permettre une analyse précise des coûts réels, l'équipe de projet a créé dans le système le module Material-Ledger avec Actual Costing et organisé le transfert des valeurs dans l'Analyse du compte de résultat (CO-PA).

Brüggen peut désormais évaluer les segments de marché classés par produit, par client, par commande ou par une combinaison de ces éléments, en fonction de leur montant de couverture dans l'entreprise. Le Ledger articles permet également de gérer les stocks d'articles dans plusieurs devises et valorisations.

Reconstruire le savoir-faire SAP

En outre, il a fallu tenir compte des différences de mentalité entre les méthodes de travail allemandes et chiliennes et les surmonter. Sur le plan technique, l'équipe de projet a dû relever un défi particulier lors de la mise en place de la facturation électronique.

Au Chili, on n'utilise pas un seul document pour la facturation, mais une demi-douzaine. Pour pouvoir traiter chaque document et le piloter correctement, il a fallu adapter le processus de gabarit dans ADV aux spécificités locales.

C'est là que les compétences de développement de cbs pour les interfaces et les formulaires nécessaires ont été requises lors de la mise en place de nouvelles lignes de systèmes dans les pays américains.

Avant la reprise du site chilien par Brüggen, les processus n'y étaient pas suffisamment standardisés. Pour la plupart des processus, les employés utilisaient jusqu'à présent SAP Business One et Microsoft Excel.

Des données importantes, concernant par exemple la production, y étaient également consignées. Il s'agissait ici d'initier un changement de mentalité et de sensibiliser les collaborateurs à ce nouveau travail.

Une difficulté supplémentaire est venue s'ajouter : les employés devaient utiliser un système déjà établi en Allemagne. En même temps, l'intégration de l'usine de Santiago du Chili devait se faire le plus rapidement possible et des processus de gabarit devaient être appliqués. Brüggen n'étant pas l'unique actionnaire de la nouvelle entreprise, la disponibilité des données et des informations était encore plus compromise.

L'équipe de projet a su gérer toutes ces exigences complexes et a réalisé le déploiement SAP de main de maître. Les experts ont mis en œuvre avec succès l'eDocument Framework et SAP PI et ont maîtrisé la complexité du projet à tout moment. L'échange avec le fournisseur de facturation électronique a fonctionné sans problème très rapidement.

Toutes les informations au même endroit

Malgré les délais très serrés, le projet a été réalisé en quatre mois et en budget. La nouvelle entreprise a été intégrée avec succès dans la structure SAP existante de Brüggen. Ce faisant, les particularités légales ont été mises en œuvre à cent pour cent dans le système.

cbs a pu apporter ici sa profonde expertise de l'Amérique du Sud issue de nombreux projets sur le continent. L'échange avec les autorités via le fournisseur tiers pour la facturation électronique fonctionne sans problème.

"Le fait que nous utilisions maintenant le même système au Chili que sur nos autres sites est un grand gain d'efficacité pour nous".

explique le chef de projet de Brüggen, Axel Schrader.

"Nous avons désormais un aperçu de nos coûts réels à tout moment grâce à la composante applicative Material Ledger".

ajoute le responsable.

Brüggen est tellement satisfait de l'introduction du nouveau système au Chili qu'il envisage également d'utiliser une solution avec des fonctionnalités équivalentes en Allemagne.

Avec le déploiement, le lancement de la dépendance en Amérique du Sud a été un succès. Le défi particulier de familiariser les collaborateurs sur place avec la nouvelle méthode de travail a été relevé avec succès. Brüggen peut désormais opérer au Chili avec un système SAP entièrement fonctionnel.

Le travail avec SAP y est devenu une évidence. De plus, l'entreprise a maintenant une meilleure vue d'ensemble de ses coûts et a la possibilité d'intervenir à temps.

Conclusion :

Grâce au nouveau site de production entièrement intégré, Brüggen est désormais en mesure d'exploiter de manière optimale les potentiels locaux de création de valeur sur le marché sud-américain des céréales.