SAP-Early-Adopter avec une vision différenciée de SAP : Transition S/4 sans perturbations

Festo utilise SAP depuis plus de 40 ans. À la fin des années 1970, le système mainframe SAP R/2 a été introduit. Des anecdotes racontent que le professeur Hasso Plattner a personnellement participé au lancement de SAP R/2 sur place chez Festo. Plus tard, l'entreprise a opté très tôt pour le système ERP client-serveur SAP R/3, puis pour SAP ERP ECC, qui est aujourd'hui utilisé sur un seul système dans toutes les sociétés Festo du monde. Ce système ERP a été suivi par SAP S/4 Hana, que Festo utilise maintenant de manière productive depuis environ un an avec plus de 15.000 utilisateurs (pour plus de 20.000 employés) dans le monde entier. Ces données clés illustrent bien l'importance de SAP chez Festo.

Pour mieux comprendre la transition ou la migration S/4 chez Festo, voici une petite digression sur l'IT/SAP de Festo. En tant qu'entreprise utilisatrice de SAP, Festo a une approche différenciée et une vision individuelle de la manière dont l'informatique est faite ou utilisée. Et ce, toujours dans le but d'utiliser l'informatique et donc SAP-ERP à ses propres fins, pour ses propres stratégies ou pour obtenir ses propres avantages concurrentiels.

Derrière cette affirmation simpliste se cachent bien entendu de nombreux thèmes importants, respectivement des nécessités et des conditions cadres.

Regard critique et constructif

Festo a toujours mis l'accent sur l'acquisition de compétences d'évaluation et de mise en œuvre, et donc sur l'acquisition de connaissances propres sur des sujets informatiques pertinents et donc sur pratiquement tous les sujets SAP ; toujours en s'appuyant sur une grande expérience personnelle. Et ce, afin de pouvoir évaluer les situations SAP de manière critique, constructive et réfléchie. La question est posée de manière ouverte : Qu'est-ce qui est bon pour l'entreprise en matière de nouveautés ou de modifications SAP et qu'est-ce qui l'est moins ou pas du tout ? Pour répondre à ces exigences, Festo investit certainement plus que la moyenne dans l'informatique et dans SAP par rapport à d'autres entreprises. En même temps, Festo se fait un devoir d'utiliser l'informatique et donc SAP comme une sorte de "facteur de production" afin de garantir ou de développer les objectifs stratégiques de l'entreprise et les avantages concurrentiels stratégiques de manière agile. Ce qui précède concerne en fait toute l'entreprise et tous les secteurs d'activité. Le secteur financier ainsi que la logistique avec un réseau de production mondial sophistiqué et une équipe de vente puissante, et ce dans le monde entier.

Parmi les 550 collaborateurs et collaboratrices qui travaillent dans l'informatique, une grande partie s'occupe depuis des années de tous les thèmes SAP importants pour Festo. Des thèmes de modules et de l'utilisation de SAP dans les Lines of Business (domaines spécialisés) en passant par le soutien des processus et le développement d'applications jusqu'aux aspects d'infrastructure et autres. Les thèmes plus récents, comme l'intelligence artificielle, sont traités par une "équipe d'innovation informatique" propre à Festo. En relation avec SAP, mais aussi en dehors de SAP (non-SAP).

Consolidation et modernisation

Fin 2020, Festo avait déjà décidé de passer de SAP ERP ECC à SAP S/4 Hana après une analyse des avantages. À l'époque, comme aujourd'hui, Festo considère SAP comme une alternative incontournable dans l'environnement ERP. Peu de temps après le vote en faveur de SAP S/4, il a été décidé de réaliser l'introduction de S/4 en big bang, c'est-à-dire de mettre en production tous les modules ERP SAP S/4 Hana ensemble. La raison : les interdépendances entre les modules et les processus dans un ERP à client unique. Il a également été décidé que S/4 Hana ERP serait exploité sur site. L'utilisation de S/4 Cloud a certes été prise en compte dans les calculs, mais elle a été rejetée après réflexion. Festo n'a pas de stratégie "cloud first". Il est décidé au cas par cas si l'utilisation du cloud est jugée judicieuse ou non. Pour les systèmes satellites SAP, l'utilisation du cloud intervient bien entendu, car ceux-ci ne peuvent souvent être utilisés que sous forme de cloud-only. Il en va de même pour la BTP (Business Technology Platform) de SAP.

Festo a également décidé de réaliser la transition S/4 en grande partie de manière autonome. C'est-à-dire sans la participation d'une entreprise de conseil général SAP. L'entreprise a eu recours à un soutien externe dans des domaines spécifiques. La migration des processus et des données ECC-S/4 ainsi que la migration des codes ont été réalisées en collaboration avec les entreprises smartShift et SNP.

Pour Festo, deux aspects principaux étaient pratiquement au même niveau lors du passage à SAP. D'une part, profiter des nouveautés et des innovations liées à S/4. Comme par exemple l'utilisation d'une interface utilisateur moderne avec Fiori, des possibilités d'analyse étendues ou l'utilisation de fonctions avancées. D'autre part, Festo visait une réduction significative des personnalisations SAP effectuées et des adaptations SAP rendues possibles par S/4. Concrètement, il s'agissait d'obtenir une très nette minimisation des modifications de code et des transactions Y (Abap). Afin de pouvoir, au final, modifier de manière plus agile le noyau commercial en particulier.

IT et LoBs ensemble

Bien entendu, un plan de projet a été établi avec les différentes étapes et phases de la migration. Du point de vue de l'approche, la migration chez Festo peut être classée en gros dans l'approche dite Brownfield, même si des éléments de l'approche dite Bluefield ont également été utilisés. Chez Festo, il s'agissait en tout cas d'une migration d'un système SAP existant vers S/4. En 2014, l'utilisation de SAP ERP ECC avait déjà donné lieu à un changement de base de données d'Oracle vers Hana, base de données quasi obligatoire pour l'utilisation de S/4.

Comme nous l'avons vu, l'un des principaux objectifs et tâches du projet était de ramener ou de minimiser les nombreuses versions de SAP Festo sous forme de modifications et d'abap dans le standard SAP.

Pour ce faire, des listes de compatibilité et d'incompatibilité des fonctions ont d'abord été utilisées ou établies. Ensuite, les listes susmentionnées ont été traitées par des équipes composées de collaborateurs des lignes de métier et de l'informatique. L'objectif était de définir les processus dans le nouveau S/4 - toujours en tenant compte des réductions de modifications et d'abap.

Ces concertations et ces décisions ont été difficiles à prendre et ont pris beaucoup de temps. Et ici et là, la lutte pour trouver la meilleure solution a pris plus de temps que prévu. La raison en est qu'elles concernaient pratiquement toutes les lignes de métier et tous les modules ou composants S/4 ERP.

De Financial/FI à Maintenance/PM en passant par Achats/MM, Approvisionnement/CP (Central Procurement, anciennement SRM), Ventes/SD, Fabrication/PP, Qualité/QM, Gestion de la chaîne logistique/SCM, Gestion du personnel/HCM. La couverture des processus ou des fonctions avec SAP APO a été traitée séparément S/4. Pour diverses raisons, Festo a décidé de remplacer SAP APO par une autre solution (Kinaxis).

Au total, huit systèmes de test SAP ont été mis en place pour représenter les nouveaux processus et fonctions consolidés dans ou avec S/4. L'infrastructure Hana existante a également été remaniée pour S/4. Les équipes Festo, dont l'équipe d'exploitation SAP et la base SAP, étaient responsables de ces travaux. L'infrastructure se compose d'un environnement hot-stand-by, y compris des mécanismes DR/fail-over. Avec deux centres de données connectés sur deux sites différents ; y compris la restauration du système par transaction après une éventuelle panne du système. Les performances initiales non optimales (temps de réponse, temps d'attente SAP) ont pu être lissées avant la mise en service en collaboration avec SAP (service PSLE). Festo utilise actuellement des serveurs de HPE. Le système d'exploitation est RHEL de Red Hat. La taille de la base de données Hana (Hana version 2.00.07700) s'élève actuellement à 7,5 TB. La croissance annuelle de la base de données est estimée à environ 1 TB.

SAP sous un angle différent

Festo considère comme positif le fait que le passage de SAP ERP-ECC à SAP S/4-Hana (actuellement S/4 version 2021 FPS2) ait été effectué à temps. Festo est ainsi en mesure d'utiliser le tout nouveau système ERP de SAP comme levier, notamment pour optimiser la réalisation des objectifs stratégiques de l'entreprise ou pour accroître ses avantages concurrentiels. Il permet également de réaliser des innovations plus rapidement et en fonction des besoins. Avec la mise à niveau vers S/4 2023 FPS2, Festo profitera dès la mi-2025 d'innovations et d'optimisations, par exemple dans les fonctions financières.

Moins 90 pour cent de modifications

L'objectif de rationalisation du système a été atteint dans une large mesure. Les modifications de code SAP ont pu être réduites de 90% ; les expressions individuelles développées avec Abap de 60%. D'ailleurs, Festo n'utilise pas seulement des applications Fiori standard, mais aussi une série d'applications Fiori personnalisées. Malgré les contraintes supplémentaires imposées aux collaborateurs pendant un certain temps et certains arrondis, la transition SAP-ERP-ECC-SAP-S/4-Hana chez Festo peut être considérée comme peu perturbée. Les collaborateurs de Festo impliqués dans le projet de migration ont toujours fait preuve d'engagement, d'orientation vers les objectifs et ont pour ainsi dire tiré à la même corde.

L'adoption précoce de S/4 et les changements importants qui en découlent ont permis à Festo d'aiguiser un regard différencié, voire constructif et critique, sur SAP. Les changements de stratégie SAP, en particulier la ligne directrice SAP Cloud-First et les séparations ou déplacements de codes d'application qui y sont liés, ne placent pas seulement Festo devant de grands défis. Le point problématique des changements de stratégie SAP : Les entreprises comme Festo, qui misent sur l'individualité et sur leur propre identité SAP avec leur propre compétence en matière de suivi et de mise en œuvre, sont amenées à se pencher sur des questions et des thèmes qui n'existaient pas auparavant. Chez Festo, mais aussi dans d'autres entreprises connues de la ceinture industrielle de Stuttgart, on regarde très attentivement dans quelle mesure les besoins des clients sont intégrés et pris en compte dans le nouveau fonctionnement de SAP.

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