Saisie de données SAP dans le domaine financier

Dans cette interview, Ralph Weiß, directeur des ventes DACH chez Winshuttle Allemagne, décrit le statu quo en matière de gestion de la qualité des données et donne un aperçu de l'avenir.

E-3 : Qu'est-ce que vous considérez comme un défi récurrent pour les utilisateurs de SAP ?

Ralph Blanc : Il s'agit clairement des multiples problèmes liés à la qualité des données - ils sont omniprésents dans les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs. Les entreprises s'efforcent d'obtenir la meilleure qualité de données possible dans leurs systèmes afin de pouvoir mettre en œuvre des processus sans problème.

Mais il est extrêmement difficile d'atteindre cet objectif sans agir de manière transversale et sans imbriquer étroitement l'environnement Microsoft Office, qui prévaut dans la plupart des entreprises, avec l'environnement SAP.

Nous avons observé que la gouvernance des données et la gouvernance des processus sont mieux assurées lorsqu'une approche systématique est adoptée. Cela implique davantage de procédures et de technologies documentées au-delà des limites du système.

E-3 : Mais la technologie peut-elle améliorer durablement la qualité des données ?

Blanc : Prenons l'exemple du secteur financier. La plupart des experts comptables et des auditeurs s'accordent à dire que la technologie est une meilleure approche que de s'appuyer uniquement sur des politiques et des procédures, qui sont souvent manuelles et peuvent être contournées.

Selon le type d'implémentation, les technologies appropriées garantissent la cohérence et le respect des consignes. Cela peut réduire les coûts d'optimisation des processus, car ils sont vérifiés de manière cohérente et la sécurité des processus est ainsi accrue.

E-3 : Cela semble un peu nébuleux - pouvez-vous donner un exemple ?

Blanc : Pour le processus de comptabilisation manuelle dans SAP, on s'attend naturellement à ce que la qualité et la cohérence des entrées répondent aux exigences les plus élevées, car le système financier fournit en fin de compte la base du reporting de chaque entreprise.

Or, sans un processus géré de manière fiable, les coûts d'exécution et de vérification des écritures manuelles sont disproportionnés.

En outre, il existe un risque de données erronées qu'il est difficile d'éviter ou de réduire sans la mise en œuvre de solutions technologiques.

E-3 : Les entreprises devraient donc automatiser toutes les écritures le plus rapidement possible ?

Blanc : De nombreuses organisations considèrent le processus de comptabilisation manuelle comme fastidieux, risqué et pourtant indispensable. Toutefois, lorsque les processus ne sont pas entièrement automatisés, par exemple en raison d'un manque d'intégration, que les résultats des activités commerciales ne sont pas clairs ou qu'ils sont influencés, intentionnellement ou non, par des erreurs de saisie manuelle, les corrections doivent à nouveau être effectuées "à la main".

Cela entraîne des retards et, le cas échéant, d'autres sources d'erreurs. Lors de nos entretiens avec des contrôleurs de gestion et des comptables, ceux-ci ont toujours exclu de pouvoir se passer d'écritures manuelles. Mais ils voient aussi que l'ampleur de tels processus peut être réduite.

Si personne ne remet en cause les principes d'exactitude de la comptabilité, les petites erreurs d'arrondi et les écarts ne devraient être corrigés que s'ils ont un impact significatif sur la précision de la comptabilité ou du reporting.

E-3 : Quel est l'impact de ce défi sur SAP et sur l'informatique en général ?

Blanc : Nous entendons souvent dire que le système impose que chaque bilan soit fait au centime près et que chaque affectation soit correcte. De nombreuses méthodes utilisées aujourd'hui pour transférer les données dans des journaux conformes au système SAP ne sont pas interactives, elles n'offrent pas de feed-back pratique et ne travaillent pas directement avec les données de Microsoft Excel.

Par conséquent, les départements spécialisés dépendent de l'informatique pour transférer les données d'Excel vers SAP. Si des erreurs surviennent lors du traitement, elles doivent généralement être corrigées par le service spécialisé après une recherche fastidieuse, afin de déclencher une nouvelle importation par l'informatique. Ce ping-pong augmente encore la pression du temps lors des clôtures mensuelles ou trimestrielles.

E-3 : Mais cette collaboration fonctionne-t-elle réellement dans le travail quotidien ?

Blanc : En général, cela ne se passe pas sans heurts - les raisons en sont la charge de travail de toutes les personnes concernées et la complexité de l'infrastructure SAP. Les départements financiers nous disent souvent qu'ils doivent travailler avec une multitude de solutions provisoires manuelles jusqu'à ce que l'informatique puisse combler les lacunes existantes par rapport aux exigences fixées par l'entreprise au quotidien.

Cela incite inévitablement à créer ses propres approches de solutions, qui échappent au contrôle de l'IT et doivent donc être attribuées au Shadow IT. L'utilisateur typique dans le domaine financier "vit et respire" Excel pour des tâches de toutes sortes - y compris la mise à disposition de données pour le traitement manuel des journaux.

Excel fait presque partie de l'ADN de ces utilisateurs, et la plupart des utilisateurs dans le domaine financier ne pourraient pas passer une journée de travail sans utiliser un type quelconque de tableur.

E-3 : Ne faut-il pas à l'avenir repenser le management pour assurer la gouvernance ?

Blanc : C'est en effet le mot d'ordre du moment. Les utilisateurs mettent en œuvre leurs solutions agiles uniquement parce qu'ils ne souhaitent rien d'autre que de pouvoir effectuer leur travail de manière précise et efficace. Cela devrait être l'objectif de toute direction d'entreprise.

La bonne nouvelle, c'est que l'agilité et la gouvernance ne sont pas forcément incompatibles. Au final, dans la plupart des entreprises, il y aura une cohabitation symbiotique entre l'organisation hiérarchique pour les tâches informatiques classiques et un environnement agile pour le développement d'applications allégées permettant de répondre rapidement aux besoins des utilisateurs.

E-3 : Quelles sont les solutions possibles pour aider dans cette situation ?

Blanc : Notre approche consiste à automatiser les processus comptables manuels - en les allégeant, nous aidons les utilisateurs du secteur financier à se consacrer à des activités plus exigeantes telles que l'analyse et le reporting.

Nous permettons aux utilisateurs de préparer les données dans leur environnement habituel dans Excel et de transmettre ensuite ces données à SAP de manière automatisée, sûre et compréhensible.

Nos clients issus de différents secteurs utilisent notre plateforme de diverses manières pour optimiser leurs processus de gestion des données. L'une de ces façons est de minimiser les demandes triviales et d'augmenter la gouvernance et l'introduction de validations vérifiables des demandes de données.

Cela est possible grâce à une approche basée sur des modèles, sans besoin de programmation pour les tâches de gestion des données telles que la comptabilisation manuelle et l'utilisation de workflows pour le routage, la validation et le rejet, ainsi que le transfert automatisé des comptabilisations manuelles vers des systèmes tels que SAP.

E-3 : Quels résultats peut-on obtenir avec cette approche ?

Blanc : Pour un client, la mise en œuvre de notre plateforme a permis d'augmenter l'indicateur de performance clé "First time right" pour les écritures manuelles de 88 pour cent avec sa solution précédente à 99 pour cent aujourd'hui. Ce client a pu continuer à utiliser ses modèles Excel existants, tout en portant la gouvernance et les approbations de flux de travail à un nouveau niveau grâce à l'intégration avec SAP Financials, sans devoir modifier la technologie SAP sous-jacente.

Un autre client utilise des formulaires pour gérer son processus de données financières de base. Il utilise la plateforme Winshuttle pour gérer les demandes de modification d'éléments tels que les enregistrements des clients et des fournisseurs, les centres de coûts et les centres de profit, les comptes de la comptabilité générale, les valeurs budgétaires et même les données des employés.

E-3 : À quoi pourrait ressembler la comptabilité de demain dans la plupart des entreprises ?

Blanc : L'écriture au journal basée sur le workflow est une approche plus avancée. Les comptables peuvent alors continuer à travailler dans Excel afin de profiter des avantages du tableur pour la saisie ou le traitement des données des documents.

En outre, les documents peuvent être validés par rapport à SAP, les messages de succès ou d'erreur étant écrits pour chaque ligne d'écriture dans la ligne Excel correspondante. Une fois que l'on s'est assuré que les documents sont exempts d'erreurs, ils peuvent - selon le processus - être enregistrés directement dans SAP ou intégrés dans un formulaire web afin de passer par d'autres étapes de validation avant l'enregistrement.

Dans ce cas, la base du document est généralement jointe en tant que document obligatoire et, après validation finale, automatiquement rattachée au document dans SAP. Pour beaucoup d'entreprises, cela ressemble à un regard dans une boule de cristal, mais en réalité, quelques-uns de nos clients ont déjà mis en place de tels processus.