S/4 Finance @ Azure

Le groupe Alegri International est l'une des grandes sociétés de conseil en informatique pour Microsoft et SAP, les services gérés et l'Internet des objets dans la communauté SAP germanophone. Aujourd'hui, l'entreprise s'est lancée un défi : créer une comptabilité financière et un système de reporting pour l'avenir.

Le système hérité utilisé jusqu'à présent ne répondait plus aux exigences croissantes d'un groupe international. Il fallait désormais un système de reporting capable de représenter, avec la granularité requise, aussi bien les différentes sociétés internationales que les différents centres de coûts et centres de profit.

En raison de l'agilité sans cesse croissante de l'activité de conseil, il y avait aussi un besoin urgent d'un reporting ad hoc.

"Pour optimiser les flux financiers et pouvoir fournir à tout moment des prévisions fiables pour l'avenir, les clôtures mensuelles traditionnelles ne suffisaient plus".

explique Gregor Emhart, directeur financier du groupe Alegri International. La solution : l'introduction de S/4 Finance.

En raison des compétences SAP disponibles en interne, du partenariat avec SAP et des fonctionnalités annoncées par SAP, Alegri a opté pour le nouveau S/4 Finance après une sélection à l'automne 2015.

"Si nous devions passer d'un système patrimonial à un système ERP moderne, nous voulions également démarrer le projet avec la dernière version de SAP".

a déclaré le directeur financier Gregor Emhart.

"Ce qui m'a intéressé en premier lieu, c'est la possibilité de réduire le time-to-close".

Un autre avantage est l'harmonisation entre FI et CO, ce qui simplifie et réduit considérablement la coordination entre ces domaines. Alegri a voulu mettre en place cet avantage dès la nouvelle introduction de S/4 Finance, afin que le back-office d'Alegri puisse profiter immédiatement de l'efficacité accrue.

"Nous avons une structure très légère et une productivité élevée est donc essentielle pour nous".

poursuit Gregor Emhart.

Comme il s'agissait pour Alegri d'une nouvelle introduction de S/4 Finance, les processus ont pu être introduits immédiatement en conséquence. Alegri avait donc un avantage par rapport à un client existant de SAP, chez qui les processus correspondants doivent d'abord être adaptés et formés.

Après une courte et intense phase de Blueprint, les processus étaient définis dans leurs grandes lignes et l'on pouvait passer à la réalisation. L'approche cloud avec Microsoft Azure a été choisie en raison de la longue expérience et de la collaboration avec Microsoft. Alegri est l'une des premières entreprises au monde à utiliser cette combinaison avec succès.

La base de données Hana fonctionne respectivement sur des serveurs virtualisés avec Suse SLES for SAP, les serveurs d'applications et le Solution Manager sur un serveur avec Microsoft Windows Server.

La coopération entre les systèmes n'a pas été affectée par les différents systèmes d'exploitation. Pour les activités administratives qui se produisaient de temps à autre, il fallait bien sûr disposer d'un savoir-faire pour les deux systèmes d'exploitation.

Comme Alegri possède des compétences Microsoft et SAP en interne, cela n'a pas posé de problème. Hana s'est avéré être une base de données robuste et nécessitant peu de maintenance - et quelques rapports créés à titre d'exemple ont pu démontrer les performances de manière impressionnante.

"Notre idée de départ, à savoir que nous pourrions avoir besoin d'un entrepôt de données pour l'évaluation, a donc pu être abandonnée immédiatement. Même si la quantité de données va encore augmenter au fil du temps, ces évaluations sont suffisamment performantes pour me fournir en très peu de temps des données que j'obtenais au mieux du jour au lendemain avec notre ancien système".

explique encore Gregor Emhart.

Il est en outre impressionnant de constater que les modifications apportées aux rapports peuvent être mises en œuvre immédiatement et qu'il n'y a pas de processus ETL à respecter.

"Depuis le passage à S/4 Finance, j'ai une transparence totale dans le contrôle de gestion, en appuyant sur un bouton. La direction peut prendre des décisions plus rapidement grâce à des informations en temps réel. De plus, je peux envisager le prochain audit avec sérénité".

résume Gregor Emhart à propos du projet interne.