Risque ERP versus innovation S/4

Afin d'avoir une vision claire du sujet et de préparer au mieux la transition, les responsables ont participé à un atelier S/4 Hana Strategy organisé par cbs. L'atelier s'est penché sur tous les éléments de l'organisation. Il s'agissait des processus, de la mondialisation, de l'uniformité à l'échelle de l'entreprise, des données, de l'architecture du système, de la gouvernance, des ressources et des coûts. Tous les domaines ont été considérés et évalués en fonction de leurs interdépendances. Un plan d'action a ainsi été élaboré avec des recommandations concrètes.

Résultat : Bauer passera à la plateforme S/4 d'ici le printemps 2023 dans le cadre d'une approche sélective. Au cours des prochaines années, les processus seront optimisés et harmonisés de manière ciblée, des innovations seront mises en œuvre, des normes globales seront créées, les systèmes seront épurés et les données nettoyées. De plus, Bauer utilise un S/4 Playground pour tester les processus dans des conditions réelles. 

Bauer dispose d'un environnement de processus et de systèmes qui s'est développé. SAP a été introduit il y a 20 ans déjà. Aujourd'hui, le service informatique a été chargé par la direction du groupe d'examiner la situation : Que propose le nouveau produit S/4 ? La direction avait également pour objectif d'élaborer des modèles d'avenir pour les différentes sociétés.

Lors du premier entretien, Bauer a accepté de lancer un atelier S/4. Objectif : obtenir une indication en ce qui concerne S/4 Hana. Les participants à l'atelier étaient, outre le service informatique de l'entreprise, des membres du conseil d'administration ainsi que les responsables des modules SAP, qui sont traditionnellement très orientés vers le business chez Bauer. 

"Avoir en deux jours seulement un résultat précis de ce à quoi pourrait ressembler un projet S/4 dans la pratique - et l'aborder non seulement du point de vue informatique mais aussi du point de vue commercial - correspondait exactement à ce que nous souhaitions".Claus Baller, chef d'équipe SAP chez Bauer, explique : "Nous avons besoin d'un système de gestion de la qualité qui nous permette de nous concentrer sur la qualité. "Nous savions déjà à l'avance que notre monde ERP recelait un énorme potentiel d'amélioration". Après l'atelier, il y a eu un premier plan de programme (haut niveau) et des éclaircissements ont été apportés sur le temps qu'il faudra probablement pour passer à S/4. En outre, les responsables ont obtenu des réponses valables aux questions suivantes : que faut-il faire maintenant, quelles sont les prochaines étapes ? Bien entendu, ils ont également discuté concrètement d'un concept de transition adapté : Big Bang ou déploiement par vagues ?

Une approche sélective permet la transformation jusqu'en 2023

Lors du développement d'un concept de transformation, Bauer a de nouveau fait appel aux experts S/4 de cbs. Les responsables voulaient déterminer : Quels sont les points qui apportent le plus de valeur ajoutée à l'entreprise ? "Nous étions conscients d'un certain risque. Nous mettons en œuvre un nouveau système, y compris Digital Core, avec une palette de fonctionnalités - il faut faire attention à ne pas se perdre".explique Claus Baller. "Si nous ouvrons trop de chantiers, il finira par ne plus être possible de mettre en œuvre toutes les nouveautés et de les diffuser dans l'organisation".

L'atelier S/4 a permis de développer un plan d'action avec des recommandations concrètes. Résultat : Bauer passera à la nouvelle plateforme d'avenir basée sur S/4 Hana d'ici 2023, dans le cadre d'une approche sélective. Les processus seront optimisés de manière ciblée, des innovations seront mises en œuvre, des normes globales seront créées, les systèmes seront épurés et les données nettoyées. Les quatre phases du projet sont : la phase de préparation, la phase de conception de prototypes, la conception, la construction et le test, et à la fin, le big-bang final. 

Dans le cadre de la phase de préparation, Bauer a en outre décidé d'utiliser le "S/4 Play-ground" avec tous les processus de bonnes pratiques et ses propres données de base. Afin de tester sans risque les potentiels de S/4 avec des données réelles et de recueillir des informations importantes pour la planification ultérieure, cbs a créé un environnement de test proche de la réalité pour l'entreprise. Les services spécialisés ont ainsi pu explorer des processus continus avec leurs propres données de base et de mouvement et découvrir de nouvelles fonctionnalités dans des scénarios proches de la réalité. Les avantages sont évidents : On était en mesure de voir comment ses propres processus fonctionnaient dans l'environnement S/4. Ce test a fourni des informations importantes sur ce que pourraient être les futures bonnes pratiques. En outre, il a été possible d'impliquer très tôt les utilisateurs clés dans le projet.

"Le fait que notre équipe puisse se familiariser avec S/4 en amont et voir quels processus existeront à l'avenir et à quoi ils ressembleront nous fait déjà faire un grand pas en avant".se réjouit le chef de projet Baller.

Les avantages sont évidents. Bauer est désormais en mesure d'évaluer beaucoup mieux les potentiels et les efforts nécessaires pour passer à S/4 Hana. L'atelier stratégique et la phase de test dans le Playground ont fourni des informations précieuses pour la planification de l'implémentation de S/4. Bauer a obtenu des réponses aux questions suivantes : comment passer à S/4 dans toute l'entreprise le plus rapidement possible et en créant de la valeur ajoutée ? À quoi ressemblera mon projet dans la réalité ? 

Une feuille de route est maintenant établie pour faire passer les processus et systèmes existants à S/4 : Ces "must-do" existent et quelques "should-do" viendront s'y ajouter plus tard. Et voici à quoi ressemble le plan global ! Le chef de projet Baller mentionne encore un autre aspect qui lui tient à cœur : "Avec cbs, nous avons un partenaire expérimenté à nos côtés, car l'entreprise a déjà mis en œuvre avec succès une transformation S/4 aussi complexe pour d'autres entreprises industrielles de renom opérant à l'échelle internationale".