Processus purchase-to-pay avec contrôle automatique du budget

Groupe pharmaceutique Klosterfrau

Klosterfrau est une entreprise allemande traditionnelle du secteur pharmaceutique avec près de 200 ans d'histoire, près de 1700 employés et plus de 220 produits. Elle compte 15 sites en Europe, dont le siège social et le siège de la distribution se trouvent à Cologne, et des sites de production à Berlin et Lüchow. En 2021, l'entreprise a fait migrer avec succès son système SAP existant vers S/4HANA pour ces sites de distribution et de production. Les sites de l'entreprise travaillent ainsi avec un système unique et sur la base de processus harmonisés. Pour les autres sites, S/4HANA sera progressivement déployé. 

Klosterfrau optimise ses processus de traitement des commandes et des factures depuis 2014 déjà avec les solutions de workflow de xSuite. Martina Grund, utilisatrice clé SAP de la comptabilité financière chez Klosterfrau : "Cela nous a permis de réduire les temps de traitement, d'éliminer l'ancienne comptabilité parallèle et d'avoir à tout moment une vue d'ensemble de l'état de traitement pour les clôtures annuelles et mensuelles". Une archive électronique centrale des documents permet de documenter les processus et les validations de manière complète et conforme aux exigences de révision.

Sans papier, de la commande à la réservation 

Au fil des années, l'entreprise pharmaceutique a ajouté des fonctions supplémentaires à la solution. Au milieu de l'année 2021, elle était utilisée pour 14 sociétés, plus de 8 000 commandes et près de 26 000 factures sont créées ou saisies, validées et traitées dans les modules Purchasing et Accounts Payable chaque année. Les deux modules s'imbriquent l'un dans l'autre, créant ainsi un processus purchase-to-pay entièrement numérique : Dans le "feeder" de la solution Purchase, un employé saisit initialement ses besoins, ce qui est principalement utilisé pour l'achat d'équipements. Une fois validé, ce feeder est automatiquement transformé en demande d'achat (BANF). Le service des achats crée ensuite la commande à partir de cette demande. La réception de la marchandise (ou du service) est suivie du traitement de la facture : Les factures arrivent dans l'entreprise, sont numérisées, lues, préenregistrées dans SAP, vérifiées, validées (uniquement les factures de coûts), comptabilisées et payées - et tout cela sans que personne chez Klosterfrau ne prenne en main le moindre bout de papier. 

Alors qu'une facture nécessitait auparavant une dizaine de jours entre le jour de sa réception et sa comptabilisation, le service de comptabilité financière la reçoit aujourd'hui souvent en retour après seulement 24 heures, après l'avoir vérifiée et validée. Ce sont des valeurs record, mais même en moyenne, les temps de traitement ont été réduits de moitié. Les participants du groupe Klosterfrau apprécient particulièrement la flexibilité des solutions xSuite. Il est ainsi possible de configurer la détermination des agents de manière autonome ou de mettre en place des processus supplémentaires - sans devoir toujours faire appel immédiatement au support informatique. 

Budget marketing désormais toujours limité

En 2019, l'entreprise a mis en ligne un nouveau processus de commande pour le marketing. Chez Klosterfrau, les frais de marketing sont gérés par des commandes internes SAP-CO et étaient jusqu'à présent gérés manuellement.
a été planifiée. Le budget annuel a été enregistré dans SAP, sur la base duquel les mesures de marketing ont été demandées séparément et affectées plus tard manuellement à la facture - au lieu de faire correspondre les deux automatiquement. Il en résultait un travail de coordination important, car le service marketing ne pouvait pas savoir quelles mesures avaient déjà été facturées. De plus, il n'y avait pas d'aperçu automatique du budget restant. Le budget pouvait donc théoriquement être dépassé.

C'était la situation de départ pour optimiser le processus. Pour ce faire, les objectifs suivants ont été fixés : un flux de validation flexible et automatique avec une documentation conforme à la révision, plus de validation en double des interventions et des factures, des adaptations simples des changements organisationnels (sans support informatique) et des contrôles budgétaires intégrés, y compris la prise en compte des factures réelles. Les objectifs ont été atteints grâce à un processus SAP standard avec gestion des engagements (pour le suivi et le contrôle du budget) et à l'utilisation de la solution P2P de xSuite. L'entreprise est ainsi parvenue à une plus grande transparence et à un meilleur contrôle du budget dans le domaine du marketing. 

Aujourd'hui encore, le contrôle de gestion saisit le budget global en début d'année. Ensuite, le service marketing crée la commande dans SAP, qui est ensuite soumise à un contrôle budgétaire. Le système contrôle le montant du budget annuel enregistré, en déduit les factures réelles déjà reçues, regarde quels sont les engagements (commandes ouvertes) en suspens et vérifie si le budget restant disponible est suffisant. En cas de dépassement du budget, le workflow xSuite achemine la commande directement vers le contrôle de gestion. Une vue d'ensemble transparente des factures réelles, des engagements ainsi que du budget disponible peut être consultée à tout moment dans le système de reporting.

Après un contrôle budgétaire réussi, les différents responsables valident la commande. Les différents niveaux de validation peuvent être adaptés de manière flexible via la détermination du responsable. La partie facturation s'ensuit comme auparavant. Les factures relatives aux entrées de marchandises avec référence à la commande sont directement mises à jour ; pour les prestations de service, le marketing confirme en outre la fourniture de la prestation. Entre-temps, d'autres départements ont adapté ce processus. Ainsi, après l'introduction de S/4HANA, le secteur médico-scientifique s'y est mis.

Se connecter une fois, tout faire

Pour les employés du groupe Klosterfrau Healthcare, le travail avec la nouvelle génération de SAP est le plus tangible grâce à la nouvelle manipulation via les interfaces Fiori. "Nous appelons cela le guichet unique"raconte Martina Grund, "il suffit de se connecter une fois pour tout faire". Avant S/4HANA, le processus n'était pas convivial pour les utilisateurs finaux. Les commandes étaient certes créées dans le système ERP, mais les utilisateurs finaux utilisaient l'interface web de xSuite pour les valider. Avec SAP S/4HANA, toutes les étapes sont effectuées dans SAP Fiori.

Il n'y a pas plus clair

Les deux tuiles "Aperçu PO" (aperçu des commandes, y compris les validations) et "Boîte de réception" (tâches de vérification/validation d'un utilisateur final) sont les applications Fiori du xSuite Group qui sont pertinentes pour le processus. Dans celles-ci, les informations relatives à tous les documents du processus P2P sont rassemblées à un endroit central - on ne peut pas avoir plus de visibilité. L'introduction de S/4HANA, y compris SAP Fiori, en combinaison avec les xSuite-Apps, a permis d'optimiser encore davantage le processus P2P.

Pour le groupe Klosterfrau, les solutions xSuite ont fait leurs preuves, raison pour laquelle elles ont été adoptées à l'échelle du groupe. Martina Grund : "Avec xSuite, nous avons établi un processus d'achat uniforme pour les services et les marchandises et pouvons, grâce à la flexibilité, reproduire différentes opérations commerciales. Nous enregistrons les factures plus rapidement grâce à l'imputation déjà existante dans la commande et profitons globalement d'une gestion et d'un aperçu transparents du budget. Les processus avec les solutions xSuite ont fait leurs preuves, c'est pourquoi nous les déployons petit à petit sur d'autres secteurs d'activité".

À propos de Klosterfrau

Le groupe Klosterfrau Healthcare est une entreprise pharmaceutique allemande dont l'histoire remonte à près de 200 ans. Le groupe Klosterfrau comprend entre autres les entreprises Divapharma GmbH (Berlin) et Cassellamed GmbH & Co. KG (Cologne). La production et la distribution de plus de 220 produits sont gérées depuis le siège de l'entreprise à Cologne. La préparation la plus connue de l'assortiment est l'esprit de mélisse Klosterfrau.