La Poste, SAP et GTW

Une combinaison optimale entre le client existant, le partenaire et SAP lui-même fait décoller BRIM

SAP fournit l'architecture de la solution, GTW est partenaire de mise en œuvre avec une expertise de plus de 20 ans dans le domaine BRIM et le service informatique de La Poste Suisse apporte son expertise sur les processus métier, toujours en étroite collaboration avec les services spécialisés. Les travaux de mise en œuvre dans BRIM sont effectués par une équipe de 15 personnes composée de l'informatique de la Poste ainsi que de GTW et de ressources SAP.

Au début du projet, une petite équipe Core-BRIM composée des architectes de SAP et de GTW-Solution, Kirsten Hussung et Christoph Granig, ainsi que des experts techniques de La Poste Suisse, s'est occupée des travaux de planification et de préparation afin que le passage au nouveau système de facturation repose dès le départ sur une approche générique et solide. "Nous avons eu beaucoup de preuves de concept, beaucoup de travail d'analyse dans cette phase initiale", Kirsten Hussung, Chief Business Process Consultant SAP, revient sur cette période. "À l'époque, nous avions installé une société modèle BRIM sur S/4 Hana dans le cloud, qui a depuis été livrée en tant que contenu de service standard".

L'environnement cloud a permis de mettre rapidement en place des prototypes pour les domaines les plus divers, afin de discuter des résultats avec les personnes impliquées dans le projet de la Poste. Le projet BRIM a véritablement démarré à partir de 2019, après avoir été repoussé une nouvelle fois entre-temps. L'équipe de projet de la Poste a examiné le BRIM de plus près lorsque les premiers PoC de la BRIM Model Company ont été présentés. "Jusqu'en 2018, on pensait que tout pouvait continuer à être facturé en SD. En collaboration avec SAP, nous avons fait un gros travail de persuasion".C'est ce qu'explique Christoph Granig, Manager et Principal Solution Architect chez GTW Suisse.

"La décision de recourir à BRIM a été prise alors que le projet S/4 était déjà en cours. Le fait de passer en parallèle à un nouveau système de facturation a encore augmenté la complexité du projet S/4", décrit Philipp Muri. "Dans ce cas, je recommande de prendre la décision le plus tôt possible, afin que toute l'équipe informatique interne ainsi que les consultants externes soient bien préparés et ne soient pas éventuellement surchargés". À l'époque, plus d'une centaine de collaborateurs et de conseillers internes étaient impliqués dans la conversion S/4 : outre l'équipe de GTW et SAP, quatre autres grandes sociétés de conseil. Une quinzaine de petites entreprises de conseil sont venues s'y ajouter au cours des nombreux sous-projets. "Au plus fort du projet, il fallait coordonner plus de cent collaborateurs entre la direction du programme et les chefs de projet partiels pour que tout le monde tire vraiment dans le même sens".Nous sommes très fiers de notre travail", déclare Markus Hägele. "Dans un projet aussi colossal, personne n'a besoin d'un quelconque individu isolé". Et Christoph Granig de GTW d'ajouter : "Il régnait dans tout le programme une véritable mentalité "hands-on", on s'est toujours mis à l'œuvre immédiatement et on s'est soutenu mutuellement, quelle que soit la société de conseil à laquelle on appartenait".

Le standard sans les vieilles ficelles

L'IT a lancé un processus de sélection par le biais du service des achats afin de trouver des ressources BRIM sur le marché européen disposant de l'expertise et des références nécessaires dans le secteur du transport et de la logistique. Le partenaire de conseil pour ce vaste projet devait, dans la mesure du possible, couvrir tous les domaines. "À quoi servent les conseillers qui ne maîtrisent que FI-CA, mais qui n'ont pas de connaissances sur l'ensemble du processus Offer-to-Cash ? Nous avions besoin d'un partenaire de projet qui ne connaisse pas seulement les modules financiers voisins dans SAP, mais aussi tous les modules BRIM. C'est ainsi que nous avons rencontré GTW".Le projet a été un succès", se souvient Markus Hägele.

Le GTW a su convaincre l'équipe de la Poste grâce à son savoir-faire approfondi en matière de BRIM et à sa vaste expérience pratique acquise dans le cadre de grands projets similaires. De plus, le GTW était l'un des rares prestataires de services sur le marché à disposer de ressources suffisantes en matière de conseil pour pouvoir mener à bien un tel projet. La Poste suisse tenait également à avoir d'autres références en Suisse et GTW a pu présenter deux grandes entreprises de renom, Swisscom et les Chemins de fer fédéraux suisses. "Dans l'environnement SAP suisse, ce genre de choses se sait assez vite".Le fait d'avoir un système de gestion de la qualité est une bonne chose, comme le sait Christoph Granig, qui est manager chez GTW Suisse. "Nous avons ensuite rendu une visite de référence au chemin de fer, ce qui nous a définitivement convaincus de l'intérêt du GTW", ajoute Markus Hägele.

SAP BRIM est prédestiné au secteur des clients commerciaux, avec plus d'un million de factures par an. "Là-bas, nous avons le volume de données adéquat pour une solution de facturation aussi puissante, avec différentes structures de prix et de remises, avec des systèmes en amont qui collectent des quantités incroyables de données".Nous sommes très satisfaits de la qualité de nos produits", explique Markus Hägele. "Pour nous, le fait que SAP ait conçu le système pour le traitement de masse est un énorme avantage, car sinon, nous devrions à nouveau construire des systèmes et des modules complémentaires pour pouvoir gérer cette masse. L'ERP deviendrait alors une machine à imprimer les factures et les comptes". D'ailleurs, celui qui passe à S/4 a déjà BRIM préinstallé et pourrait commencer à l'utiliser immédiatement après l'acquisition de la licence, seul le savoir-faire BRIM fait actuellement défaut sur le marché.

Le projet d'harmonisation des flux de valeurs (HWF) est placé sous le signe de l'augmentation de l'efficacité et de la réduction des coûts. Mais cela ne fonctionne que si tous les anciens systèmes sont harmonisés, centralisés et ensuite arrêtés. Markus Hägele à ce sujet : "Nous avons à la Poste une architecture informatique historiquement grande et très complexe avec de nombreux systèmes anciens, il faut donc démanteler beaucoup de choses, les vieilles habitudes doivent disparaître pour arriver à un niveau standard moderne avec SAP S/4". Entre-temps, les anciennes solutions de facturation ont été largement remplacées par des BRIM qui n'étaient plus à la pointe de la technologie et étaient arrivées en fin de cycle de vie.

Commencer petit

Dans un premier temps, la Poste suisse a abordé le projet colossal SAP BRIM avec des processus de moindre envergure. La première petite implémentation BRIM a été réalisée par GTW pour le secteur Swiss Post Solutions, qui propose des services numériques tels que des solutions de numérisation et de bureautique, mais qui n'appartient plus à la Poste. Le prototype de la BRIM Model Company a alors pu être testé.

Ensuite, nous avons identifié les autres secteurs où la pression était la plus forte pour remplacer SAP SD. C'était le secteur des partenaires, c'est-à-dire les épiceries, les kiosques et les particuliers qui proposent, entre autres, des services postaux, par exemple la réception de colis, la vente de timbres et d'autres services postaux. La Poste compte plusieurs milliers de filiales partenaires - et le nombre de partenaires ne cesse d'augmenter.

C'est ainsi qu'a démarré le premier grand projet : BRIM pour FiLP pour la facturation des agences partenaires. "C'est là que la transition était la plus urgente : la facturation avec une solution Access avait atteint ses limites depuis longtemps. Il n'était possible de facturer qu'un certain nombre de partenaires de filiales et ensuite plus rien n'allait".explique Philipp Muri. Et Christoph Granig d'ajouter "Nous avons été contraints de passer à une nouvelle solution, mais le goulot d'étranglement est que dans le secteur des filiales, beaucoup de choses sont encore faites manuellement et que BRIM est en fait conçu pour la facturation automatisée de masse". En raison des activités manuelles, le secteur des filiales a encore besoin de trois heures pour la facturation, ce qui devrait être réduit progressivement. Au moins, les factures erronées ne sont plus émises comme auparavant dans Access et Excel, car des processus internes de validation et de contrôle sont en cours dans SAP. Cela permet de garantir une bonne intégrité des processus, même sur des volumes extrêmement importants. 

Amazon et Zalando à la douane

Depuis janvier de cette année, le dédouanement utilise également la nouvelle solution de facturation - il s'agit d'une partie des services logistiques et du premier changement BRIM vraiment important. Il faut savoir que la Poste suisse se charge du dédouanement et de la facturation des lettres et des colis à l'importation et à l'exportation transfrontalières. Tous les envois de colis qui arrivent en Suisse via Amazon ou Zalando sont également dédouanés dans les centres logistiques de la Poste. Cela représente des centaines de milliers d'envois par jour, qui sont dédouanés, facturés et comptabilisés dans BRIM. Les données de base sont créées, les factures sont établies, le montant des droits de douane requis doit parfois être payé immédiatement - tout cela doit être performant. "C'est un processus critique, si quelque chose ne va pas, nous ne pouvons pas percevoir correctement les droits de douane".Markus Hägele justifie l'importance de ce changement de BRIM. Et comme le projet s'est déroulé avec succès, la confiance dans BRIM en tant que système de facturation fiable s'est durablement accrue auprès des autres services.

BRIM peut faire encore plus

Parallèlement, l'ensemble de la facturation du trafic international a été mise en service réel avec SAP BRIM. Les envois postaux internationaux sont facturés mutuellement. Par exemple, si un sac de lettres est plein, ce que l'on appelle une fermeture de carte, il est compensé avec le pays destinataire par les sacs de lettres entrants. La Poste Suisse se charge du clearing avec toutes les sociétés postales du monde entier, qui a été mis en œuvre dans SAP BRIM. "Des centaines de millions sont ainsi compensés dans notre propre monnaie, le SFR. Avec la nouvelle solution de facturation, cela fonctionne de manière très performante", ajoute Markus Hägele. La programmation individuelle, la saisie manuelle des données et la charge administrative élevée n'étaient tout simplement plus justifiables. "Maintenant, c'est une solution transparente et propre avec la BRIM". 

Le projet BRIM de la Poste Suisse

• 2017 à 2018 Phase d'analyse : étude de faisabilité SAP BRIM basée sur la société modèle S/4 BRIM (aujourd'hui disponible en tant que SSC - S/4 Hana BRIM Standard Content)
• 2019 : Implémentation de BRIM pour SPS (Swiss Post Solutions) avec les modules SAP Convergent Invoicing et SAP Contract Accounting
• 2020 : Implémentation de SAP BRIM pour FilP (filiale avec partenaire) avec les modules SAP Subscription Order Management, SAP Convergent Invoicing et SAP Contract Accounting
• 2020 et 2021 : mise en œuvre de SAP BRIM pour les services logistiques avec les modules SAP Convergent Invoicing et SAP Contract Accounting
• Automne 2022 : passage de KUREPO à SAP BRIM avec les modules SAP Convergent Charging, SAP Convergent Invoicing et SAP Contract Accounting

Toutes les phases du projet ont été et seront réalisées avec la même équipe centrale composée de la Poste-IT suisse, de GTW et de SAP.