Numériser les services RH

Rester compétitif grâce à une gestion automatisée des documents RH

L'automatisation des processus documentaires RH constitue un bon point de départ. Ceux qui travaillent dans les services RH savent que les documents sont encore souvent créés manuellement, ce qui est fastidieux. Cela prend beaucoup de temps et peut conduire à des erreurs de transmission - qui peuvent à leur tour avoir des conséquences juridiques. De plus, la pénurie de personnel qualifié pèse sur les services du personnel - les experts en RH sont également rares. Les renforcements réguliers des obligations de documentation en matière de droit du travail, comme la nouvelle loi sur la preuve au 1er août 2022, signifient également un surcroît de travail pour les RH. 

Une solution efficace pour alléger la charge de travail s'appelle : la gestion numérique des documents RH. Cela permet d'automatiser les tâches de routine et de gérer les processus de manière simple et centralisée. Mis en œuvre de manière réfléchie, un flux de travail organisé de cette manière a le potentiel de décharger considérablement le service RH et de renforcer ainsi l'entreprise face à la concurrence intensive des chasseurs de têtes. Les candidats veulent en effet recevoir une réponse rapide et simple. Celui qui doit attendre trop longtemps son contrat de travail risque de signer chez la concurrence. Mais par où les entreprises doivent-elles commencer le processus de numérisation ?

Dossier personnel numérique

Le dossier personnel numérique constitue la base d'une numérisation réussie des processus documentaires RH. Les documents générés automatiquement doivent en effet être classés quelque part et, dans l'idéal, à un endroit auquel les collaborateurs autorisés peuvent accéder de manière centralisée, selon le type de document. Le dossier personnel numérique est bien plus complexe qu'un simple dossier de lecteur. Il s'agit d'une solution de plateforme centrale sur laquelle toutes les données et tous les documents RH importants d'un collaborateur peuvent être consultés conformément aux exigences de conformité. 

Presque tous les documents personnels générés au cours de l'Employee Journey peuvent être générés automatiquement. Avec un logiciel RH intelligent, il n'est pas difficile pour un cadre de générer le contrat de travail directement et confortablement lors de l'entretien d'embauche, même via un terminal mobile et depuis son bureau à domicile. Avec le candidat souhaité, le supérieur aborde tous les points importants du contrat, par exemple le début du travail ou le salaire. Les données personnelles et la description du poste sont automatiquement intégrées à partir du système HCM. Lors de la dernière étape, le contrat de travail est généré d'un clic de souris à partir de modules de texte prédéfinis et juridiquement sûrs, et le candidat peut immédiatement le signer numériquement. Des modifications ultérieures sont possibles à tout moment.

D'autres documents tout au long du parcours de l'employé, comme les certificats, les attestations de l'employeur ou les documents relatifs au congé parental, sont également largement standardisés et peuvent donc être automatisés sans trop d'efforts. Idéalement, à la fin du processus de numérisation, le service du personnel ne doit même plus intervenir pour de nombreux documents. Le collaborateur récupère simplement et confortablement en libre-service les attestations dont il a besoin. 

Mais avant de se lancer dans des processus de numérisation à la hâte sous la pression croissante de la concurrence, les entreprises devraient examiner attentivement quelle solution RH de quel fournisseur leur convient le mieux. La première priorité d'une solution de gestion documentaire est la simplicité d'utilisation, surtout dans un contexte de pénurie de personnel qualifié. Les utilisateurs ne sont généralement pas des informaticiens spécialisés. C'est pourquoi tout doit être aussi intuitif que ce que l'on connaît des interfaces traditionnelles, comme celles des achats en ligne. Le service informatique ne doit pas non plus avoir à supporter de charges supplémentaires en plus de l'implémentation. En effet, c'est dans ce domaine que le problème de la main-d'œuvre qualifiée est le plus flagrant dans la plupart des entreprises. 

Une solution cloud intuitive offre ici de nombreux avantages. Seul un cloud externalisé permet aux petites équipes informatiques de gérer le logiciel RH. En effet, le fournisseur est ici responsable de la maintenance, de l'exploitation et des mises à jour. Une telle solution est en outre rapide et facile à installer. De plus, le cloud est flexible et accessible de partout via des terminaux mobiles, ce qui facilite le travail hybride. Si les entreprises veulent être tout à fait sûres, elles devraient miser sur une solution cloud hébergée dans un pays conforme au RGPD. Ainsi, la transformation numérique se fait sans problème et les services RH peuvent jouer leur rôle pour que leur entreprise reste compétitive.