"...mais l'ordre vous apprend à gagner du temps".

Comme tout sujet qui prend du temps et qui n'est pas (encore) très urgent, le traitement des anciens stocks de données dans SAP Solution Manager est souvent négligé. Un jour ou l'autre, le sujet nous rattrape et il faut s'en occuper plus ou moins immédiatement.

Le moment venu, les responsables sont confrontés à de nombreuses questions sans réponse et ne savent pas par où commencer. Mais commençons par les bonnes questions : Quand l'archivage des données est-il nécessaire dans SAP Solution Manager ? Quels sont les scénarios possibles ? Que doit-on faire des données ?

La grande vague de mise à niveau vers SAP Solution Manager 7.2 est maintenant lentement passée. La plupart des gens ont migré au plus tard avant le redoutable shutdown OSS du début de l'année.

Pour de nombreuses entreprises, il s'agissait de la deuxième mise à niveau au cours des dix dernières années. Par conséquent, de nombreux systèmes SAP Solution Manager ont des stocks de données qui peuvent avoir bien plus de dix ans.

Il y a là d'anciennes notifications de support, des demandes de modification, des documents de modification et d'autres choses. A-t-on encore besoin de tout cela ? Où les mettre ? Comment les sortir du système ?

La réponse standard est ici : Archiver !

L'outil d'archivage standard (SARA) permet également d'effectuer des passages d'archivage pour tous les types de documents CRM dans SAP Solution Manager. Les objets d'archivage correspondants existent déjà dans le système.

L'outil supprime les documents de la base de données et les écrit dans une base de données d'archives. Il appartient aux personnes compétentes de décider si les archives doivent continuer à être conservées ou si elles doivent être complètement supprimées. La consultation des données archivées reste possible via l'outil d'archivage pour certaines personnes autorisées, tant que les archives de données sont encore conservées en externe.

Lors de l'archivage via SARA, certains ensembles de données liés aux documents CRM, comme les fichiers joints, restent toutefois dans le dépôt correspondant (KW). La gestion du cycle de vie de l'information (Information Lifecycle Management, ILM) est devenue, au plus tard dans le contexte du RGPD, une composante indispensable pour de nombreuses entreprises dans le contexte global de la gestion du cycle de vie des applications.

Cela permet de contrôler avec précision le moment où les données ne doivent plus être accessibles, mais sont toujours conservées dans le système jusqu'à l'expiration de la période de conservation.

Mais lors du passage à SAP Solution Manager 7.2, certains ont décidé de ne pas faire la mise à niveau et de procéder à une nouvelle installation. L'ancien système 7.1 était alors encore disponible et accessible pendant la phase de transition.

Mais il est maintenant temps d'arrêter l'ancien système SolMan, afin de supprimer les coûts de matériel et d'exploitation. Que faire maintenant des données ? Incidents, problèmes, articles de connaissance contiennent des informations précieuses sur les solutions proposées dans le cadre du support informatique opérationnel pour les environnements SAP et non-SAP.

Ils constituent une base de connaissances précieuse et restent souvent indispensables dans le cadre de l'exploitation opérationnelle. Les documents ChaRM contiennent la documentation sur les modifications apportées à l'environnement de projet et de maintenance et restent donc pertinents pour l'audit pendant dix ans.

Exploiter un système en lecture seule ou en tant que système d'archivage est compliqué, coûteux et limite souvent énormément l'accès aux données. Seul un petit cercle de personnes autorisées y aurait accès. L'utilisation en tant que source de connaissances ne serait donc pas garantie.

Le scénario suivant serait alors envisageable : avant la mise en veille du système, exporter les données précieuses et les rendre accessibles à l'équipe de support dans SAP Solution Manager et/ou l'audit. L'ancien système SolMan peut ensuite prendre une retraite bien méritée.

Bien entendu, ce projet nécessite ensuite une analyse approfondie des données à archiver et un concept précisant quelles données doivent être sauvegardées et comment.