Les solutions modernes de CLM augmentent la productivité des applications d'entreprise

On peut toutefois constater très clairement que toutes ces solutions sont liées par une base commune : les contrats - avec les fournisseurs, avec les clients, avec les entreprises partenaires, avec les collaborateurs et bien sûr aussi avec les propriétaires de l'entreprise. En fin de compte, toute l'entreprise est définie par des contrats. Mais toutes les organisations ne sont pas encore prêtes, loin s'en faut, à exploiter pleinement la valeur de leur base juridique d'existence. La gestion moderne du cycle de vie des contrats (CLM) apporte ici un soutien précieux, notamment grâce à l'intégration dans l'ERP et le CRM.

Il faut tout d'abord comprendre que le traitement, le classement et l'archivage électroniques des contrats ne sont rien d'autre que la reproduction numérique, plus ou moins inchangée et improductive, d'un processus commercial qui n'était pas intégré jusqu'à présent. Alors qu'auparavant, on fouillait dans l'épais classeur à la recherche d'un contrat précis, c'est exactement la même chose qui se produit aujourd'hui dans le répertoire électronique. Pour la multitude de documents, les entreprises ont investi dans des solutions de GED appropriées. Mais il n'y a pas ici d'utilisation intégrée du document en termes de contenu dans le cadre d'un processus commercial. 

CLM est nettement plus performant qu'un DMS dans le domaine des contrats. Les solutions modernes comme Icertis Contract Intelligence (ICI) considèrent le contrat, ou plus précisément le contenu du contrat, comme une partie élémentaire des processus commerciaux. Le contenu du contrat - prix, accords de qualité, remises, quantités et délais de livraison - est directement intégré dans les processus commerciaux. Il n'est donc plus nécessaire de transférer manuellement les accords contractuels.

En outre, les solutions CLM performantes servent de source centrale pour tous les contrats de l'entreprise. Il ne s'agit pas seulement de documents contractuels entièrement rédigés, mais aussi de clauses. Les nouveaux contrats peuvent ainsi toujours être rédigés sur la base de clauses individuelles actuelles et valables. Mais cela signifie également que si une (ou plusieurs) clause(s) doit (doivent) être modifiée(s) ou supprimée(s), il est possible de savoir immédiatement quels contrats sont concernés et avec quels partenaires, clients et/ou fournisseurs. Cela peut par exemple être nécessaire en raison d'une nouvelle législation, comme cette année avec la loi sur la chaîne d'approvisionnement. Cela signifie à nouveau que rien qu'à ce niveau, un système CLM moderne contribue de manière importante à la réduction des risques.

Cependant, la contribution de la gestion des contrats n'est pas seulement réactive. L'intégration automatisée dans les processus commerciaux, déjà mentionnée, facilite également le suivi des obligations et des droits découlant des contrats. Dans le cas d'un fournisseur, il est ainsi très facile de reproduire et de contrôler la prise en compte des remises et des actions spéciales dans le système via les applications de ligne de métier - par exemple SAP - et ce, sans grand effort. 

Une telle intégration entre CLM et SAP Ariba est proposée par la solution ICI mentionnée précédemment. Cette solution du fabricant américain Icertis est déjà largement utilisée par certaines entreprises en Allemagne, notamment Daimler, Datev, Porsche ou encore Rentschler. L'un des grands avantages de cette solution est qu'elle permet d'intégrer dans les systèmes des contrats déjà existants sous forme papier. La solution CLM peut lire automatiquement les contrats scannés par OCR. Grâce à l'utilisation de l'apprentissage automatique, le système peut ensuite identifier les attributs, analyser et attribuer les clauses. Il est ensuite possible d'y effectuer des recherches.

Les contenus ainsi numérisés sont ensuite comparés aux données enregistrées dans SAP Ariba pour les achats. Ainsi, en très peu de temps, même les anciens contrats deviennent partie intégrante des processus commerciaux. Cette intégration s'effectue en tenant compte d'une vérification des clauses afin de s'assurer qu'elles sont toujours valables. Si toutefois les clauses sont obsolètes ou dépassées, le CLM peut le signaler directement. 

Cela vaut d'ailleurs aussi pour le côté vente. Ici aussi, il est important de présenter les contrats aux clients de manière actuelle, précise et uniforme - aucun client ne veut renégocier des contrats parce que le vendeur a eu recours à d'anciennes clauses non valables. De plus, cela n'inspire pas forcément confiance au client. Et tout vendeur a tout intérêt à consacrer peu de temps au processus d'élaboration d'un contrat. En effet, le temps économisé peut être utilisé plus efficacement pour mieux conseiller les clients ou pour organiser un plus grand nombre d'entretiens de conseil.

De plus, l'intégration des contrats, et donc leur création plus rapide, signifie également que les formalités de la vente sont plus rapides et donc que le chiffre d'affaires avec ce client peut être réalisé plus rapidement.

Il semble donc judicieux qu'une solution CLM prenne en charge non seulement l'intégration dans SAP Ariba, mais aussi dans des solutions pour la vente comme SAP CX, afin que les collaborateurs de la vente aient moins à s'occuper des contrats et plus de temps à consacrer aux clients.