Les archives allégées

Les thèmes relatifs aux archives en rapport avec l'ERP de SAP sont actuellement très engagés, émotionnels et controversés.

KGS a pris une position de leader avec sa solution d'archivage efficace et légère, qui a été remarquablement bien accueillie sur le marché par les clients existants de SAP grâce à la consolidation et à l'harmonisation aussi bien avec les systèmes R/3 et ERP/ECC 6.0 existants qu'avec S/4 et Hana.

Les discussions telles que celles menées par les concurrents de KGS, qui revendiquent le rôle de leader pour leurs systèmes ECM, passent complètement à côté des besoins des clients SAP existants.

Une gestion de contenu d'entreprise d'OpenText semble actuellement moins répondre aux exigences du marché. Dans la phase de transformation numérique, un système d'archivage doit être léger, soutenir et utiliser l'architecture SAP et ne pas la contrecarrer.

D'une manière générale, on constate que les systèmes ECM traditionnels pour SAP deviennent de plus en plus complexes et de plus en plus grands, tout en prétendant parfois même être le système leader dans l'architecture ERP et Business Suite.

"Non, ça ne peut pas être le bon chemin"

argumente Winfried Althaus, l'un des trois directeurs de la PBC, dans un entretien avec le magazine E-3.

L'objectif des systèmes ECM est d'optimiser la gestion des objets d'information en fonction des besoins de l'entreprise. Et Althaus de préciser

"Dans le contexte ERP, ces objets sont toutefois utilisés uniquement en fonction des processus. L'ECM sert ici d'archive afin de pouvoir retracer les éventuelles erreurs de données - qui résultent généralement de la reprise des données.

Les promesses publicitaires telles que le référentiel unique, le stockage centralisé des informations pour l'ensemble du contenu - du papier aux messages vocaux en passant par les e-mails dans un seul système - ainsi que la mémoire centrale des connaissances de l'entreprise ne sont pas tenues".

Le directeur général Hermann Hülsmeier a confirmé

"Les entreprises n'investissent dans le stockage de contenu assisté par ordinateur que s'il en résulte un avantage immédiat pour l'entreprise ou si le contenu doit être conservé en raison de prescriptions légales - nous n'avons encore trouvé le réservoir central de connaissances dans aucune entreprise".

Numérisation et automatisation

L'objectif est de disposer d'un système SAP global, consolidé et allégé, qui soit le mieux préparé possible aux processus de transformation numérique et, à terme, à S/4 avec Hana - quel que soit le moment où cette étape décisive sera franchie.

KGS se voit donc aussi comme un constructeur de ponts et un accompagnateur dans le changement technologique actuel. Et les défis sont élevés, les tâches sont multiples, comme l'ont relevé les études de marché d'IDC :

Bien que les entreprises allemandes aient commencé à améliorer leurs processus intensifs en documents, elles n'ont pas encore fait de progrès décisifs en matière de numérisation et d'automatisation ; la compétitivité de nombreuses entreprises est ainsi influencée négativement, cette situation nécessite de toute urgence la mise en œuvre de nouvelles mesures, écrivent les analystes du marché.

IDC recommande aux entreprises et aux organisations de progresser progressivement vers la numérisation : Mais pour franchir une étape décisive dans la numérisation et l'automatisation, les entreprises devraient davantage faire appel à des experts externes.

Les solutions complètes spécifiques au secteur sont décisives dans le choix des fournisseurs de services et de logiciels pour les entreprises en Allemagne. Selon les observations d'IDC, cette évolution se reflète déjà sur le marché.

Les fournisseurs dans le domaine de la gestion de l'impression et des documents investissent dans des conseils et des solutions de processus spécifiques à la branche, les disciplines de la gestion de l'impression et de l'ECM se rejoignant de plus en plus.

Les logiciels ECM seront également dotés de solutions de partage de fichiers et de collaboration dans le cloud, ainsi que d'autres fonctions BPM.

Selon IDC, ce marché disruptif et donc peu clair est toutefois source d'incertitude pour les entreprises utilisatrices. Les fournisseurs sont désormais appelés à se positionner en tant que partenaires compétents des entreprises et organisations sur la voie de la numérisation.

KGS a développé une approche pragmatique et réussie pour les clients existants de SAP - on reste très proche du standard SAP, aussi bien dans le monde ECC-6.0 que S/4. "On peut le dire exactement comme ça !", souligne Bernhard Morell, directeur général de KGS.

"Nous utilisons SAP pour la gestion des documents et nous fusionnons le monde des documents avec celui des processus dans le système SAP. Pour ce faire, KGS utilise les fonctions de SAP et les avantages que nous offre cette plateforme.

Dans l'approche PBC, il n'y a pas de gestion redondante des métadonnées, il n'y a qu'une seule gestion des utilisateurs, à savoir celle du système SAP. Les autorisations sont contrôlées directement dans SAP et un seul frontal est également utilisé.

L'utilisateur reste ainsi toujours dans l'environnement d'application habituel et ne doit rien apprendre de nouveau pour gérer ses documents originaux".

Documents versus processus

Comment un client SAP existant peut-il décider pour lui-même s'il doit rester proche du standard SAP avec son ECM ou se construire un ECM indépendant et autonome ? La réponse est simple, estime Winfried Althaus :

"Si SAP est le système central de l'entreprise et que les processus sont essentiellement contrôlés par SAP, il faut alors rester aussi proche que possible du standard SAP et plutôt ne pas utiliser de système ECM autonome.

Mais s'il existe un environnement applicatif inhomogène composé de différents ERP et systèmes patrimoniaux, il faut plutôt envisager l'utilisation d'un système ECM classique".

Avec l'évolution de la GED vers l'ECM, les documents de toutes sortes semblent gagner en importance. L'argument est que les documents sont plus importants que les processus. Est-ce que cela peut être vrai dans un environnement SAP ?

"Non, ce n'est vrai dans aucun environnement, et encore moins dans l'environnement SAP. Du point de vue du traitement de l'information, les documents sont de simples supports de transport pour les données".

explique Hermann Hülsmeier. La seule exception est ici le certificat.

"Considérons le bon de livraison. Ici, ce n'est pas le document qui est important, mais uniquement son contenu. Ce qui a été livré, quand, en quelle quantité et où.

Tous les processus ultérieurs, du stockage à la consommation de la marchandise en passant par le paiement, se basent sur ces informations. Le document n'est "que" le support de l'information. Et à l'heure de l'EDI, le document physique est même remplacé par un format de transfert électronique défini.

Cet exemple montre que le document perd de plus en plus de son importance".

Les analystes de marché d'IDC avancent des arguments similaires : la manière dont les utilisateurs recherchent des informations, créent, distribuent, traitent et archivent des documents et des contenus est en train de changer fondamentalement.

À l'ère du numérique, les informations et les données sont la monnaie d'échange de demain. La gestion documentaire permet de numériser les processus basés sur le papier et d'améliorer certains domaines, avant de traiter le plus automatiquement possible le contenu dans des formats et des sources de données très différents, ce qui permet d'optimiser les processus commerciaux dans leur ensemble.

Neuf décideurs interrogés sur dix reconnaissent ce lien, mais à des degrés divers. Un tiers d'entre eux sont conscients que la gestion des impressions et des documents leur permet d'améliorer non seulement les processus opérationnels de back-office, mais aussi l'expérience client des opérations centrées sur le client.

Un décideur sur cinq a tout de même reconnu qu'avec des processus documentaires automatisés et numériques, on crée aussi la base de modèles commerciaux numériques innovants.

L'association numérique Bitkom parvient également à des conclusions similaires dans une étude de tendances réalisée l'année dernière : Le traitement intelligent des informations non structurées a toujours été un sujet de préoccupation pour l'industrie ECM.

La réception automatisée des factures ou le service postal intelligent sont des exemples classiques d'automatisation du travail de connaissance. Pour les fournisseurs ECM, c'est surtout le thème de l'intelligence qui constituera un défi futur.

Dans ce domaine, le besoin de produits auto-apprenants, la mise en réseau de solutions pour l'échange d'intelligences, etc. continueront à croître. Pour les utilisateurs, l'automatisation du travail du savoir devient de plus en plus importante, notamment en raison de la numérisation croissante de la société et du monde du travail.

Toutes les tendances analysées dans l'étude de Bitkom, sans exception, sont étroitement liées à la transformation numérique. Au cœur du monde numérique, il y a, outre les nouveaux modèles commerciaux, l'utilisation des informations disponibles, des processus efficaces ainsi que la communication et la collaboration mobiles.

L'ECM contribue de manière significative aux principales mégatendances mondiales étudiées. Les entreprises utilisatrices peuvent mettre en œuvre une grande partie de leur stratégie numérique en introduisant leur propre stratégie ECM.

Les archives, partie d'un tout

Avec son partenaire OpenText (anciennement Ixos), SAP peut se targuer d'être un compagnon de route de longue date en matière d'"archivage électronique". Toutefois, le système OpenText tente entre-temps de construire son propre domaine et se considère comme le système informatique leader. Cette voie OpenText est-elle encore compatible avec SAP du point de vue de la PBC ?

"La question de la compatibilité n'éclaire qu'une partie de la collaboration de systèmes 'compatibles'" "Tant qu'un système d'archivage ou ECM supporte SAP-ArchiveLink ou, mieux encore, l'interface SAP BC/ILM, il est en principe compatible avec SAP.

Mais la stratégie qui consiste à placer l'ECM au-dessus du système ERP conduit, à notre avis, à l'échec. On ne gagne pas d'argent avec le contenu, mais avec les processus commerciaux, et les processus, tout comme l'entreprise elle-même, sont gérés par un système ERP.

Le système ECM gère presque exclusivement des contenus non structurés ; or, pour les affaires, les contenus structurés sont essentiels".

explique Winfried Althaus

Son collègue de la direction, Hermann Hülsmeier, décrit en complément le parcours de la PBC :

"SAP gère les processus et les métadonnées et peut agréger presque n'importe quelle connaissance à partir de ces données. KGS est responsable de l'intégration des contenus non structurés dans ces processus. Seuls ceux qui ont accès aux données non structurées en plus des données structurées sont vraiment capables de fournir des renseignements.

L'ECM, mais il est préférable d'utiliser le terme original de "gestion de documents", augmente la disponibilité des informations et peut donner une longueur d'avance décisive dans le contact avec le client".

L'étude Bitkom de l'année dernière mentionnée plus haut parle d'ECM là où les archives sont pourtant tout à fait suffisantes, voir les références KGS à la page 69 : les systèmes d'archivage sont tout simplement indispensables dans les entreprises en raison de la nécessité d'avoir des documents et des données sûrs en termes de révision, d'accès et de traçabilité.

De la même manière qu'aucune entreprise ne peut aujourd'hui traiter de manière compétitive des commandes et des factures sans un système ERP, aucune entreprise ne pourra gérer électroniquement ses documents sans archives de manière à garantir la révision, l'accès et la traçabilité.

Les analystes d'IDC constatent également qu'il existe encore un grand potentiel d'optimisation : Selon les personnes interrogées par IDC, presque tous les processus opérationnels doivent encore être améliorés. Les flux de travail centrés sur le client gagnent nettement en importance dans le contexte du passage à l'ère numérique.

Les flux de travail visant à améliorer l'expérience client se caractérisent par des interactions non planifiables, de nombreux processus de vérification et de validation. En conséquence, le besoin de solutions intégrées et légères d'archivage, de partage de fichiers et de synchronisation est élevé.

Le chemin est le but

Au début, le client SAP existant avait deux possibilités : SAP Content Server ou un système ECM externe. Du point de vue de KGS : quels sont les avantages et les inconvénients de ces deux voies ?

Parler d'avantages ou d'inconvénients dans un tel contexte est tout à fait difficile, estime Winfried Althaus, qui explique :

"Les deux voies avaient leur raison d'être. Le serveur de contenu SAP a été créé en tant que 'simple' stockage de documents vivants ; c'est là que réside sa véritable mission".

Les systèmes ECM, en revanche, ont une longue histoire de développement ; ils représentent souvent des évolutions des systèmes d'archivage proposés à l'origine. Du point de vue actuel, les systèmes d'archivage ont été les premiers véritables systèmes de stockage capables de gérer efficacement de grandes quantités de données et de documents.

"Malheureusement, la concurrence entre les systèmes a conduit et conduit encore à ce que ceux-ci soient surchargés de fonctionnalités qui n'apportent pas de valeur ajoutée évidente, mais qui font augmenter les coûts de manière significative".

dit Althaus dans un entretien avec le magazine E-3

La nouvelle voie consiste à se concentrer sur l'essentiel et, par conséquent, à alléger fortement les systèmes. Si l'on observe les cas d'application dans l'environnement SAP, on constate que l'exigence principale d'un système d'archivage est de pouvoir gérer de grandes quantités de données de manière efficace et, si on le souhaite, en toute sécurité juridique.

"Se concentrer sur l'essentiel n'est possible que si les archives sont conçues de manière à utiliser au mieux les systèmes existants"

définit Bernhard Morell la situation actuelle. Il faut toutefois un composant d'interface qui relie le système ERP au système de stockage correspondant. Ce composant d'interface peut être très léger sous la forme d'une solution middleware.

Si ce middleware maîtrise également les fonctions exigées par le législateur, on n'a plus besoin de systèmes ECM coûteux.

"Les archives modernes sont légères et utilisent de manière optimale les ressources informatiques existantes, comme les systèmes de stockage".

Morell souligne encore une fois la voie de la PBC. SAP lui-même recommande depuis de nombreuses années de revenir au standard. Ce retour peut-il aider les clients existants lors de futurs changements de version ? Comment la PBC évalue-t-elle cette recommandation de Walldorf ?

"Retourner au standard, c'est aussi le credo de KGS"

"Nous menons des projets de rapatriement vers le standard SAP ArchiveLink chez beaucoup de nos clients. Cela permet aux clients de réutiliser efficacement leurs documents originaux dans les processus et de réduire le risque de dépendre d'un fournisseur ECM".

confirme Winfried Althaus.

L'enjeu est de taille pour le client SAP existant : il s'agit de trouver une feuille de route informatique personnelle pour 2025. Un Vendor-Lock-in serait une impasse désastreuse. OpenText tente de convaincre, grâce à ses nombreuses fonctions ECM et à son approche globale, que le contenu est le plus important à l'ère du Big Data. Comment la PBC évalue-t-elle cette concurrence entre ERP et ECM ?

"En réalité, l'ERP a déjà remporté la compétition il y a plus de dix ans".

révisé par Hermann Hülsmeier.

Aujourd'hui, toutes les décisions importantes de l'entreprise sont prises sur la base des données préparées par le système ERP. Le contenu non structuré n'y joue pratiquement aucun rôle. C'est ce que reflètent également les expériences des utilisateurs dans l'environnement SAP.

Et Hülsmeier explique le statut actuel :

"Si on leur demande à quoi sert le système ECM, ils répondent à 90% 'comme archive pour SAP'. Si l'on s'enquiert auprès des dix pour cent restants d'une stratégie ECM à l'échelle de l'entreprise, ils en sont encore très éloignés ou ont abandonné ce projet depuis longtemps.

Les nombreuses fonctions qu'offre un ECM moderne ne sont de fait pas du tout utilisées, mais doivent être payées au prix fort".

"La philosophie de la PBC est le retour à l'essentiel"

souligne Winfried Althaus.

"Nous nous concentrons sur l'archivage. Nous n'utilisons la gestion des documents que lorsqu'elle apporte une valeur ajoutée. Sinon, nous utilisons les fonctions existantes du système ERP et obtenons ainsi la meilleure intégration possible dans les processus existants.

Nous essayons également d'intégrer au mieux les ressources existantes, notamment les systèmes de stockage existants, dans l'environnement d'archivage".

Et comment le client SAP peut-il trouver sa propre voie ? Chez KGS, on recommande : "Le client SAP doit se demander si l'utilisation qu'il fait de son système ECM est encore adaptée à son temps et à ses objectifs.

Est-il judicieux de payer par utilisateur SAP pour le système ECM si ce système n'apporte aucun avantage à la plupart des utilisateurs et n'est souvent même pas visible ? S'agit-il davantage de l'aspect du respect des obligations légales de conservation (dans ce cas, une archive suffit) ou plutôt des processus de création en rapport avec des documents vivants (dans ce cas, un système ECM est judicieux). Dans quels processus les documents originaux sont-ils produits et sont-ils traités correctement ? A-t-on besoin de la multitude de fonctions offertes par un système ECM ou n'utilise-t-on que la partie archivage ?

"Répondre à ces questions de manière ouverte et sans préjugés aide énormément à trouver sa propre voie ECM correcte".

est fermement convaincu Hermann Hülsmeier.

Archives allégées, Hana & S/4

Dans quelle mesure Hana et S/4 vont-ils influencer et modifier le thème de l'ECM ? Hana lui-même n'influencera pas l'ECM dans un premier temps, estime Bernhard Morell.

"Nos clients qui utilisent déjà un ERP on Hana aujourd'hui n'ont pas eu besoin de faire de changement dans le domaine de l'ECM".

Toutefois, d'autres thèmes se profilent également à l'horizon. Selon l'étude IDC sur les données de gestion de l'impression et des documents et les documents originaux, le thème du "housekeeping" par l'archivage des données est de plus en plus discuté, même si les réalisations concrètes sont encore rares.

"Avec S/4, le monde est déjà très différent".

souligne Morell (voir aussi l'article suivant).

"Ici, il y aura d'abord toujours les intégrations connues via ArchiveLink et BC/ILM, c'est-à-dire WebDAV, mais de nouvelles interfaces et de nouveaux concepts sont également visibles. Ainsi, outre ArchiveLink, il y aura également une interface CMIS (Content Management Interoperability Services). Cette interface standardisée permet de classer et de récupérer les documents originaux.

Contrairement à ArchiveLink, CMIS peut également être utilisé pour gérer les métadonnées. Avec S/4, la gestion des documents se rapproche encore plus du système ERP".

"C'est exactement ce à quoi il faut s'attendre"

"Avec la mise à disposition de l'interface CMIS et d'une propre Document Storage Class, SAP propose une fonctionnalité de base. Il reste à voir dans quelle mesure celle-ci répond ensuite aux exigences d'un archivage juridiquement sûr et conforme à l'entreprise. Mais il faut aussi se demander si l'on souhaite également confier ses contenus non structurés à la base de données Hana".

ajoute son collègue Winfried Althaus.

Retour au standard, dit SAP. Avec Hana et S/4, de nouveaux modèles d'architecture s'imposent aux clients existants. Le moment est-il venu de désarmer les grands systèmes ECM externes et de choisir KGS ? Si oui, pourquoi ? Selon Althaus, le moment est idéal pour passer à la nouvelle solution. Et Bernhard Morell explique pourquoi :

"Avec l'allégement de l'environnement système et la concentration sur ce qui est vraiment nécessaire dans le domaine de l'archivage, un changement prend tout son sens maintenant.

En tant que préparation à une éventuelle introduction de Hana, la rationalisation des archives est extrêmement importante, d'autant plus que KGS offre toutes les interfaces nécessaires - ArchiveLink, BC-ILM et, à l'avenir, CMIS - pour un avenir sûr avec Hana".

Pour terminer, la question peut-être la plus importante : quel est l'effort à fournir par un client SAP existant pour remplacer son système ECM ? Est-ce encore possible ?

"Le remplacement d'un système ECM est possible à tout moment"

confirme Winfried Althaus.

"Nous pouvons l'affirmer en toute bonne conscience, car nous l'avons prouvé dans la pratique chez de nombreux clients. Pour des entreprises de taille moyenne avec des archives de l'ordre du gigaoctet supérieur ou pour des clients de grands groupes avec plusieurs téraoctets dans leurs archives, KGS a montré que la migration d'archives peut être réalisée aujourd'hui comme un processus standard.

Grâce à la solution de migration propre à la PBC, Migration4ArchiveLink, l'effort reste gérable et peut en outre être réalisé sans interruption de l'exploitation. Notre expérience acquise au cours de nombreux projets de migration montre que l'effort réel dépend en premier lieu de la vitesse d'accès et de la stabilité du système à remplacer".