Traitement des factures pour le monde SAP de demain

Au milieu de l'année 2023, elle était l'un des premiers éditeurs de logiciels au monde à proposer une telle solution dans son portefeuille : xSuite avec son flux de travail pour le traitement numérique des factures entrantes sur la SAP Business Technology Platform. La BTP, qui du point de vue de SAP est le futur fondement des processus commerciaux SAP, devient ainsi un facilitateur des processus Accounts-Payable standardisés. 

Aucune entreprise utilisatrice de SAP ne peut plus échapper à la migration vers S/4HANA. La configuration individuelle de l'environnement ERP s'avère être un obstacle. Par le passé, SAP offrait à ses clients, par le biais des User Exits, un instrument très utilisé pour adapter les solutions à leurs propres exigences. Ainsi, aucun système SAP n'est aujourd'hui identique, on retrouve le mélange typique d'un peu de standard, d'un peu de programmation individuelle et de quelques add-ons. Les structures historiques avec des programmations propres se rencontrent surtout dans les processus commerciaux interdépartementaux comme les processus P2P (de l'expression des besoins à l'archivage des factures avec protection contre les révisions). 

De tels scénarios ne peuvent pas être transférés en un clin d'œil dans le nouvel environnement S/4HANA - qui s'accompagne en outre fortement d'un transfert de processus sélectionnés vers le cloud. Des projets de mise à jour coûteux seraient nécessaires, ce qui explique pourquoi ils ne sont que rarement réalisés. C'est pourquoi la standardisation est nécessaire. Le plus grand nombre possible d'applications devrait être transféré dans un standard à l'épreuve du temps. Le groupe xSuite parle de "Forward to Standard" - et non de "Back to Standard". En d'autres termes, seule une standardisation des processus et des solutions logicielles utilisées peut garantir une innovation et une efficacité progressives. La standardisation signifie également "Clean Core", c'est-à-dire un système SAP dont le cœur est adapté le moins possible (voire pas du tout). 

Clean Core s'oppose à l'individualisme

De l'autre côté, il y a les exigences des départements spécialisés. Ils sont habitués à leurs processus (parfois très individualisés et automatisés). Ici, il n'est pas possible de tout réinitialiser aux réglages d'usine. Cela irait d'ailleurs à l'encontre de la raison d'être de l'informatique (et d'un système ERP en particulier), qui est de soutenir et de simplifier les processus commerciaux et le travail quotidien.

C'est dans ce contexte qu'il faut comprendre la dernière innovation produit de xSuite. Lorsque des add-ons comme un workflow de facturation fonctionnent sur la SAP Business Technology Platform, 100 pour cent sont dans le Clean Core et même la S/4HANA Cloud Public Edition peut être facilement connectée. xSuite est l'un des premiers fabricants au monde à pouvoir fournir une solution logicielle fonctionnelle pour la gestion des factures sur la BTP SAP. Les flux de travail numériques et intégrés à SAP pour le traitement des factures sont déjà utilisés par de nombreuses entreprises. Si le système ERP migre maintenant vers le cloud public, elles ne veulent pas y renoncer. Or, c'est précisément ce transfert qui motive actuellement les DSI. Ils voient dans l'externalisation des processus vers des solutions SaaS et le cloud public une possibilité idéale de faire face à la pénurie de personnel qualifié et d'atteindre la vitesse d'innovation nécessaire. La nouvelle solution de la xSuite joue ici en leur faveur.

Les DSI peuvent mettre en œuvre une stratégie cloud-first

Le workflow de facturation standardisé out-of-the-box basé sur SAP BTP permet d'automatiser entièrement le traitement des factures entrantes. Le fabricant xSuite a ainsi complété son produit phare "xSuite Invoice" par une toute nouvelle pile technologique cloudnative. La solution combine une vaste expertise des processus dans l'environnement Procure-to-Pay et Accounts-Payable de xSuite avec une technologie innovante, parfaitement adaptée aux besoins des entreprises utilisatrices de SAP. Les clients SAP peuvent ainsi automatiser intelligemment les processus d'e-invoicing et de P2P. Et ils comblent les lacunes qui existaient jusqu'à présent dans les processus. 

Ce logiciel automatisé aide les entreprises dans leur facturation électronique en récupérant les factures XML entrantes, en lisant leur contenu et en transférant automatiquement les informations pertinentes dans les champs correspondants du système ERP. xSuite prend en charge tous les formats de facture courants sur le marché et l'intégration de portails de facturation électronique, y compris Peppol. Il en résulte des processus de commande et de facturation continus (P2P).

Comment les clients SAP deviennent pérennes

Les DSI peuvent ainsi mettre en œuvre leur stratégie "cloud first", qui implique généralement un voyage depuis les systèmes sur site jusqu'au cloud public en passant par le cloud privé. Elle est d'autant plus facile que les processus et les systèmes sont "propres". En même temps, ils impliquent les départements spécialisés en leur offrant les outils qu'ils connaissent et dont ils ont besoin, en l'occurrence un workflow de facturation. Celui-ci est avant tout synonyme d'indépendance, car il couvre tout ce qui concerne le traitement des factures entrantes. Les clients SAP sont ainsi prêts pour l'avenir. 

Pour la majorité d'entre eux, la migration vers S/4HANA est encore à venir, et donc une décision sur le modèle de déploiement. Un coup d'œil à la base de clients de la xSuite confirme ce statu quo : jusqu'à présent, on travaille encore beaucoup avec SAP ECC on-premises ou dans le cloud privé. La nouvelle solution de traitement des factures sur le BTP convient à tous les modèles d'exploitation SAP S/4HANA : SAP S/4HANA Cloud Public Edition, Cloud Private Edition et pour les installations sur site. Cela donne aux entreprises utilisatrices de SAP une flexibilité totale et leur permet de passer facilement d'une solution à l'autre. 

"La standardisation et l'utilisation du cloud public contribuent à simplifier les processus commerciaux", explique Matthias Lemenkühler, CEO du groupe xSuite. "Nous avons cru très tôt à la voie du cloud public comme modèle d'avenir et avons axé notre développement sur l'offre de notre solution de traitement des factures par ce biais. C'est pourquoi nous sommes parmi les premiers à pouvoir fournir une solution logicielle de gestion des factures qui fonctionne sur SAP BTP".

Les processus de commande et de facturation se déroulent sur le portail

Avant même le workflow de facturation, xSuite avait développé son Business Partner Portal sur SAP BTP. Il sert de plate-forme centrale par laquelle les achats, la comptabilité et les fournisseurs peuvent échanger toutes les données et tous les documents liés à l'approvisionnement dans le cadre du processus P2P. Si les étapes de travail sont reliées numériquement de bout en bout, il en résulte un énorme potentiel d'augmentation de l'efficacité. Le service des achats continue à travailler dans son environnement SAP. Mais il peut gérer activement ses relations avec les fournisseurs, au lieu de se contenter de traiter les demandes d'achat. 

La commande est générée comme d'habitude dans SAP et mise automatiquement à la disposition du fournisseur sur le portail. Celui-ci peut générer lui-même tous les documents suivants directement dans le portail et les transmettre à nouveau au service des achats : Confirmations de commande, avis de livraison, factures et notes de crédit. La communication et la transmission des documents sont donc bidirectionnelles. L'ensemble du processus P2P se déroule plus rapidement et les sources d'erreurs telles que les ruptures de médias - par exemple la numérisation des documents papier - sont supprimées.