Un bureau sans papier au quotidien

Peut-on se passer complètement de papier au bureau ? Dans de nombreux secteurs, la communication entre partenaires commerciaux se fait aujourd'hui largement par e-mail, mais le "courrier jaune" et la communication par fax sont également loin d'être "morts".

Les pièces jointes PDF aux e-mails remplacent certes de plus en plus le courrier postal et le fax - mais à quoi ressemble alors le traitement ultérieur de ces documents ?

Des ruptures de médias inévitables

Il y a 25 ans déjà - au début de ma période informatique personnelle avec SAP R/2 - on prédisait une courte durée de vie au papier dans les bureaux. À l'époque, le business informatique fonctionnait aussi - sans e-mail, sans smartphones et sans iPads. Donc : les morts sont plus nombreux que les vivants.

Mais même en 2015, avec les "pièces jointes PDF aux e-mails" dans l'activité quotidienne, je vois assez souvent chez mes clients comment les documents sortants des systèmes ERP (généralement SAP) sont certes envoyés sous forme numérique, mais aussi réimprimés chez le destinataire, triés et conservés en parallèle sous forme d'e-mail, puis mis en circulation et ressaisis manuellement (et assez souvent rescannés).

"Quelle absurdité", penseront peut-être certains lecteurs - mais c'est pourtant assez souvent la réalité dans les bureaux allemands - tous secteurs confondus !

Qu'il s'agisse de confirmations de commande que l'on préfère ensuite confronter "sur papier", poste par poste, à la commande sortante SAP, afin de détecter les écarts de délai, de prix ou de quantité ; qu'il s'agisse de commandes sortantes que l'on a créées soi-même, auxquelles on ajoute encore en interne des drapeaux papier ou des tampons pour les valider et dont on obtient toutes les signatures dans le circuit papier avant que tout ne parte chez le fournisseur (scannées ou sous forme de "courrier jaune") ; si l'on imprime une commande client et que l'on saisit et vérifie manuellement article par article dans le système ERP Sales & Distribution ; si l'on copie des lettres de candidature pour les distribuer de l'équipe RH à l'équipe spécialisée concernée... Les exemples sont nombreux.

Pourquoi ces processus B2B sont-ils encore si "analogiques", alors que la communication privée est plus "numérique" ? Le législateur a déjà suivi le mouvement à de nombreux endroits et a déjà posé les bases de l'échange électronique de factures en 2011 avec la loi sur la simplification fiscale - la suppression de la signature électronique qualifiée en cas de preuve d'une procédure adaptée. Et l'agenda numérique est également porteur d'espoir.

Et les conditions technologiques n'ont-elles pas été créées ? Les postes de travail administratifs sont également souvent équipés d'écrans doubles ; les documents peuvent être affichés en taille réelle sur les écrans - les coûts sont modérés.

Même l'argument du "stockage coûteux pour conserver les formats à forte densité de stockage" s'est de plus en plus effondré en raison de l'effondrement des coûts au cours des dernières années.

Les arguments en faveur des processus numériques sont pourtant évidents : transparence maximale de l'ensemble du processus commercial, de la réception au classement, de la création à l'envoi - pour tous les participants, possibilité d'accès et d'information à tout moment.

Il est prouvé que les coûts sont réduits jusqu'à 80 % (selon une étude de la Deutsche Bank Research, cela a été déterminé par exemple pour l'échange de factures entièrement électronique). Les classeurs et les caves remplies de documents papier disparaissent. Le processus purchase-to-pay et order-to-cash est massivement accéléré.

Les opposants typiques à la transparence

Comme les processus administratifs des entreprises ne font pas partie de la création de valeur, ils ne sont souvent considérés qu'en aval. Il faut sans doute du temps pour que le "changement" s'opère ici - et il ne suffit pas d'installer un logiciel sur un ou plusieurs postes de travail.

Souvent, des processus de travail entiers sont fondamentalement remis en question et modifiés. Il arrive que des postes de travail soient complètement supprimés, que le comité d'entreprise soit consulté...

Ensuite, il faut aussi des ressources internes. Ainsi, le service informatique interne doit examiner, créer et ensuite exploiter le matériel, les logiciels et l'infrastructure.

Les équipes spécialisées doivent tester et approuver de nouveaux processus - et ce, en plus de leurs activités quotidiennes. Or, ces ressources internes sont souvent limitées. Les services de cloud computing peuvent certes soulager cette situation, mais ils soulèvent d'autres questions critiques.

La question de la "conformité" reste également posée - la manière dont nous travaillerons numériquement est-elle également "sûre et admissible" ? Qui conseille à ce sujet, qui certifie ces nouvelles procédures ? Où se situe la responsabilité ? Et cela va bien au-delà de la question de la "sécurité des données" et des attaques extérieures ("peurs de la CIA").

Une épée de Damoclès... Est-ce que ce sont les personnes dans les domaines spécialisés à qui l'on retire leur cher "papier" ? Probablement pas - car le soir, la vie privée se poursuit également sur le plan numérique... sur Amazon, sur YouTube, sur WhatsApp.

Ce sont plutôt les personnes qui craignent pour leur emploi ! "Le logiciel prendra-t-il alors le relais de mon travail, aurai-je encore besoin de moi dans le quotidien du bureau numérique ?" Comment s'effectue une participation et une acceptation raisonnables de toutes les personnes concernées ?

Maturité numérique ?

Notre législateur affiche l'"agenda numérique", mais continue de fournir une multitude de nouvelles lois et d'instructions peu réfléchies sur les procédures. On peut penser par exemple à l'attestation de réception, à la loi sur le salaire minimum, à la procédure d'autoliquidation...

Et puis le "manque d'uniformité". Certes, les associations industrielles et économiques ou les regroupements dus aux fabricants tentent régulièrement de créer des "normes numériques".

Mais y parvient-on ? Les puissants groupes imposent "leurs" normes, des portails individuels (et donc hétérogènes) sont créés pour saisir les données et les documents - chacun fait sa "soupe".

Éventuellement, la standardisation d'un secteur réussit une fois (VDA, Swift, etc.), rarement toute l'Allemagne (DIN, etc.), comme souvent dans l'UE ? La dernière tentative en date : ZUGFeRD - le forum allemand de la facture électronique. Ici, le "D" me dérange déjà personnellement - pour les autorités en Allemagne, d'accord. Mais pour les entreprises actives au niveau international ? Eh bien...

Et enfin, le logiciel n'est souvent pas encore aussi imbriqué, haptiquement excellent et intuitif qu'on le souhaiterait ! Ainsi, les e-mails sont souvent conservés dans des structures de dossiers clients et un système ERP est utilisé en parallèle, avec en plus un répertoire réseau.

Le bureau entièrement sans papier est-il en train de devenir une réalité ? Les avantages sont évidents et les conditions cadres sont en place. Il existe de nombreux fournisseurs de logiciels sur le marché qui proposent des solutions sophistiquées en la matière.

Le gouvernement fédéral a lui aussi reconnu les signes : L'agenda numérique est porteur d'espoir :

"La numérisation offre de grands potentiels et permet de créer des synergies. Il incombe donc à la politique d'accompagner activement le changement structurel et de fixer les conditions-cadres pour vivre, apprendre, travailler et faire des affaires dans le monde numérique, et de permettre à tous de participer au changement numérique".

Edward Gower-Isaac, VP Business Process Services chez Ricoh Europe, déclare : "La numérisation est sans aucun doute un facteur clé de l'adoption croissante de la facturation électronique en Europe. Les entreprises se rendent compte que la numérisation n'est plus seulement un facteur de différenciation, mais une condition préalable pour toute entreprise qui souhaite continuer à exister à l'avenir.

73% des directeurs ont déclaré que le fait d'atteindre la maturité numérique entraînait directement une croissance du chiffre d'affaires et 62% étaient d'accord avec l'affirmation selon laquelle la maturité numérique rendait leur entreprise plus intéressante pour les investisseurs potentiels et les nouveaux propriétaires".

Où est leur gain dans l'entreprise lorsque non seulement les factures entrantes et sortantes, par exemple, mais aussi les processus en amont et en aval, tels que les demandes de besoin, les confirmations de commande, les commandes des clients, les bons de livraison, les avis de paiement, les certificats de matériel, les certificats d'origine, les dossiers de candidature, etc. sont traités de manière électronique, numérique et surtout automatisée.

Vous obtenez une transparence et une efficacité maximales, ce qui vous permet d'économiser de l'argent chaque jour. Le retour sur investissement est généralement atteint à court ou moyen terme (12 à 48 mois).