Le P2P et le traitement des factures migrent vers le cloud public

Une seule plate-forme pour tous les processus Procure-to-Pay

Imprimer les commandes et les envoyer sous forme papier, scanner les confirmations de commande entrantes et les saisir manuellement dans le système - quiconque travaille dans le domaine des achats sait qu'il faut régulièrement quitter SAP au cours d'un approvisionnement. Les portails basés sur le cloud sont une solution. SAP aussi mise sur le cloud. Pour que davantage de clients l'utilisent, SAP a lancé son programme "GROW with SAP". Il doit inciter les entreprises de taille moyenne et les nouveaux clients à utiliser S/4HANA Cloud Public Edition. Des solutions telles que le portail xSuite Business Partner sont disponibles à cet effet.

Le portail est une plate-forme centrale par laquelle les achats, la comptabilité et les fournisseurs peuvent échanger toutes les données et tous les documents liés à l'approvisionnement dans le cadre du processus Procure-to-Pay (P2P). Elle a été développée sur la SAP Business Technology Platform (BTP). P2P signifie le lien entre les processus d'approvisionnement numériques et les processus de facturation numériques. Les besoins, les commandes, les confirmations de commande, les bons de livraison et les factures entrantes sont intégrés dans ce processus. Si les étapes de travail liées se déroulent de manière numérique de bout en bout, il en résulte un énorme potentiel d'augmentation de l'efficacité. 

Les processus de commande et de facturation se déroulent sur le portail

Même avec le portail fournisseurs xSuite, le service des achats continue à travailler dans son environnement SAP. Mais il peut gérer activement ses relations avec les fournisseurs, au lieu de se contenter de traiter les demandes d'achat. La commande est générée comme d'habitude dans SAP et mise automatiquement à la disposition du fournisseur sur le portail. Celui-ci peut créer tous les documents suivants directement dans le portail et les transmettre au service des achats : Confirmations de commande, avis de livraison, factures et notes de crédit. La communication et la transmission des documents sont donc bidirectionnelles.

Alternativement, le fournisseur peut télécharger des documents et des données sur le portail ; dans les deux cas, le système SAP de l'acheteur les reprend automatiquement. Toutes les informations et tous les documents sont directement disponibles dans SAP pour le traitement par les services des achats et de la comptabilité. Pour les personnes impliquées dans le processus d'achat, les impressions et les envois sont ainsi supprimés. L'ensemble du processus P2P se déroule plus rapidement et les sources d'erreurs telles que les ruptures de médias - par exemple la numérisation des documents papier - sont évitées. 

Non seulement le groupe xSuite met à disposition un portail fournisseurs dans le cloud, mais il propose en plus son logiciel de traitement des factures entrantes dans SAP via la BTP. Il s'agit là du véritable domaine du fabricant. Sa solution aide les entreprises à faire de la facturation électronique, récupère les factures XML entrantes, lit leur contenu et transfère automatiquement les informations pertinentes dans les champs correspondants du système ERP. Le traitement des factures prend en charge tous les formats de factures courants sur le marché et l'intégration de portails de facturation électronique, y compris PEPPOL. 

Pour les étapes en amont et en aval, comme la lecture des documents, l'archivage et l'automatisation des flux de travail avec S/4HANA Cloud, le xSuite Group développe d'autres offres. L'attention principale du fabricant de logiciels est de mettre encore plus en avant le cloud-first comme modèle d'exploitation du futur. Cette stratégie porte ses fruits : l'année dernière, 80% des nouveaux clients ont opté pour des solutions cloud ou un modèle d'abonnement plutôt que pour l'achat classique de licences.

La politique de produits de l'éditeur d'Ahrensburg va de pair avec la stratégie de SAP visant à amener les PME et les nouveaux clients vers S/4HANA dans le cloud public, conformément au programme "GROW with SAP". Dans ce contexte, la SAP Business Technology Platform gagne encore en pertinence. Elle est le moyen privilégié pour connecter des extensions et des add-ons à SAP S/4HANA Cloud, comme par exemple un workflow de factures entrantes ou un portail fournisseurs.  

Le cloud public gagne en popularité

Le cloud est la nouvelle norme, y compris pour les processus d'entreprise. C'est ce que montrent les chiffres de l'indice Bitkom Digital Office 2022, selon lequel 60 % des entreprises allemandes utilisent déjà une solution ECM basée sur le cloud, dont 38 % dans le cloud public. Ce dernier a entre-temps nettement gagné en image, et ce pour une raison tout à fait pragmatique : le cloud public est généralement synonyme de Software-as-a-Service. Les charges administratives sont ainsi transférées à l'extérieur, ce qui constitue une manœuvre d'évitement confortable compte tenu de la pénurie de personnel qualifié. 

SAP S/4HANA Cloud et SAP Business Technology Platform sont synonymes d'une standardisation maximale. Cela signifie aussi simplification et accélération. Avec "GROW with SAP", les clients doivent pouvoir être productifs en seulement quatre semaines, promet SAP. Un mois pour passer de l'état où l'on imprimait encore des commandes à un processus P2P automatisé avec le portail fournisseur de la xSuite - les services d'achat peuvent se réjouir.