Conseil en matière de contrats SAP : un processus continu

Une chose est sûre : la conclusion du contrat n’est qu’un point de départ. Bon nombre de questions, voire les plus importantes, ne se posent qu’après coup, lors de la mise en œuvre concrète. Certes, surtout après une transformation majeure, on peut comprendre la tentation de considérer dans un premier temps le projet commercial comme achevé. Les contrats sont signés, les conditions négociées et la feuille de route établie. Mais un contrat reflète avant tout les besoins et les attentes à un moment donné. Les entreprises continuent d’évoluer. Les effectifs changent, des sociétés sont rachetées ou vendues, les projets prennent un autre tournant et de nouvelles exigences apparaissent.

D'autre part, le portefeuille SAP évolue lui aussi en permanence. Avec ses nouveaux engagements en matière de maintenance et d'assistance, SAP ouvre de nouvelles perspectives aux entreprises qui souhaitent continuer à exploiter leurs systèmes SAP sur site à l'avenir. Cela offre ainsi des possibilités supplémentaires de réexaminer et d’optimiser les modèles de maintenance et d’assistance existants en termes de coûts, de conditions contractuelles et d’exigences futures. Comment évaluer de manière économique les futures innovations SAP ? Le contrat que nous avons conclu il y a deux ou trois ans correspond-il encore à l’entreprise que nous sommes aujourd’hui ?

Les questions qui surgissent pendant la durée actuelle du contrat sont légion. Prenons l'exemple de cette employée du service comptabilité fournisseurs qui ne comprend pas pourquoi la facture d'assistance actuelle est tellement plus élevée que celle du mois dernier. Comment savoir quand on dépasse le plafond de son abonnement cloud ?

Un abonnement supplémentaire ?

Comment gérer, de manière générale, les changements intervenant pendant la durée du contrat ? À quel moment les adaptations contractuelles ou les extensions de licence deviennent-elles cruciales ? Est-il possible d'optimiser un contrat en cours ? Quelles répercussions un changement intervenant aujourd’hui peut-il avoir sur la prochaine négociation ? Il est rare de pouvoir répondre à ces questions de manière générale. Un abonnement supplémentaire peut s’avérer judicieux, tandis qu’un ajustement des quantités peut s’imposer.

Parallèlement, toute modification doit être envisagée dans le contexte global du contrat, car chaque ajustement peut également modifier la donne pour les négociations futures. La gestion commerciale des contrats ne consiste donc pas à vouloir empêcher toute modification ou à éviter chaque euro supplémentaire. Il s'agit plutôt de prendre des décisions en toute connaissance de cause et d'en comprendre les répercussions sur toute la durée du contrat.

Expiration de la durée initiale du contrat

De plus, la plupart des entreprises ne savent pas à quoi elles doivent prêter attention lorsque la durée initiale de leur contrat de cloud actuel touche à sa fin, ni comment les choses se passeront par la suite. Cette question peut sembler banale à première vue. En réalité, elle figure parmi les enjeux stratégiques les plus importants d’un contrat de cloud. Avec des durées de contrat de trois, cinq ou sept ans, le renouvellement semble lointain au moment de la signature. Or, les conditions de ce renouvellement ne se définissent pas seulement quelques mois avant la fin du contrat. Elles évoluent tout au long de la durée du contrat. Quels volumes avaient été initialement convenus ? Comment les besoins réels ont-ils évolué ? Quels services ont été ajoutés ? Lesquels sont peu utilisés ? Quels mécanismes tarifaires et contractuels s’appliquent en cas de prolongation ? Quelles alternatives stratégiques existent ?

Quiconque ne se pose ces questions que peu avant l'expiration du contrat risque de devoir prendre, sous la pression du temps, des décisions dont les fondements remontent à plusieurs années. La renégociation du contrat ne doit donc pas être considérée comme une simple séance de négociation ponctuelle, mais comme le résultat de l'évolution commerciale observée au cours de la période contractuelle précédente.

Dans un environnement classique sur site, il était relativement facile de distinguer clairement le parc de licences, la maintenance et les besoins supplémentaires. Avec la généralisation des modèles cloud et d’abonnement, cette logique évolue. De nouvelles questions se posent alors : comment la gestion des coûts SAP va-t-elle évoluer après la migration ? Avons-nous pleinement compris les implications de notre nouvelle structure contractuelle et d’assistance ? Quels risques découlent d’un manque de transparence concernant les abonnements, les droits d’utilisation et l’utilisation effective ?

Les connaissances et l'expérience acquises lors des révisions de contrats avec SAP restent également importantes en amont pour le fonctionnement opérationnel. La collaboration avec les experts ne devrait donc pas prendre fin après la signature du contrat initial. Il est au contraire recommandé de faire évoluer les consultations vers un processus continu. Les conseillers en achats connaissent l'historique du projet et les contrats, et n'ont pas besoin de se familiariser à nouveau avec la stratégie élaborée conjointement.

Pour répondre aux questions quotidiennes, devoir parcourir le portail SAP et, après de longues recherches, trouver dans une rubrique cachée des informations générales qui ne correspondent pas à la configuration spécifique (voire aucune), demande beaucoup de travail et peut être décourageant. Le cabinet de conseil en achats informatiques Uwe Werner a identifié ce besoin et y répond avec deux nouveaux modèles d’assistance : CarePack on-premise et CarePack Rise. Le premier est destiné aux clients SAP qui continuent d’exploiter leur environnement système sur site et souhaitent définir activement leur stratégie de maintenance et d’assistance. Le CarePack Rise s’adresse aux entreprises qui ont déjà migré vers « Rise with SAP » ou SAP ERP Private Cloud et qui souhaitent continuer à bénéficier de l’expertise de consultants indépendants en achats SAP, même après la conclusion du contrat ou la fin du projet. L’entreprise de Walldorf souhaite ainsi offrir à ses clients un accès continu à son expertise en matière de licences SAP et de contrats. (Source : Uwe Werner IT)