Le cloud plutôt qu'un nouveau matériel

L'activité principale de l'entreprise de construction métallique Butzkies se situe dans le domaine de la construction métallique, de la construction en hauteur en acier ainsi que de la construction d'installations en acier et de la construction industrielle. Pour ses activités quotidiennes, Butzkies mise depuis des années déjà sur le logiciel sectoriel SteelOffice.

Elle reproduit tous les processus qui découlent des activités quotidiennes. Grâce au système GPAO, l'entreprise familiale gère tous les processus, de l'établissement des offres à l'expédition en passant par l'achat des matériaux et la gestion des chantiers.

"Les demandes sont saisies dans ce système et immédiatement déposées avant que nous ne calculions une commande avec le programme de calcul".

rapporte Arne Ruhe, responsable des ventes et de la gestion de projet.

Sur la base des valeurs déterminées, le programme établit et remet une offre individuelle. Si une commande est reçue, les détails déjà enregistrés peuvent être repris pour chaque commande et le projet peut être lancé directement avec SteelOffice.

Ces derniers temps, l'infrastructure obsolète du centre de données posait problème à l'entreprise de construction métallique. Il fallait une nouvelle solution avec plus de fonctions. Outre la comptabilité financière et salariale, Butzkies souhaitait également mettre en place une saisie des temps en ligne.

Très vite, il est apparu que Butzkies ne pouvait pas assumer le projet seul. Sur la base d'une recommandation et d'un appel d'offres subséquent, les responsables ont décidé de collaborer avec le groupe Vater.

Un pays système à deux niveaux basé sur SAP

"Nous avons réalisé pour Butzkies un paysage à deux niveaux sur la base de SAP ERP 6.0 avec EHP 8"

rapporte Frank Schröder.

"La fonction du système Q est assurée par un mandant Q dans le système de développement. En outre, nous exploitons un SolMan".

La connexion entre le centre informatique de Butzkies et le Business Cloud, où est exploité le système SAP, passe par deux routeurs SAP. Tous les systèmes fonctionnent sous Windows 2012R2. MaxDB est utilisé comme base de données.

"Le projet a également servi à standardiser l'environnement système chez Butzkies".

a déclaré Schröder.

"C'est pourquoi nous avons d'abord introduit SAP dans les domaines commerciaux (FI, FI-AA, CO et PS)".

Il aurait ainsi été possible de créer une sorte de parenthèse commerciale autour du logiciel métier SteelOffice, utilisé par une trentaine d'utilisateurs issus de l'administration et des directions de projet.

Pour la paie, le constructeur d'acier a décidé de ne pas utiliser SAP HCM en raison de la complexité du projet et pour des raisons de coûts. Une solution DATEV a été utilisée à la place. La production est l'épine dorsale des processus commerciaux et a été intégrée dans le système SAP par le biais d'interfaces, car c'est là que s'effectue le contrôle du projet.

Un calendrier serré

Le constructeur d'acier s'était fixé un délai de quatre mois seulement pour la phase de conversion. Pour pouvoir le respecter, Butzkies a opté pour une introduction progressive des différents modules SAP, en commençant par l'intégration de la nouvelle comptabilité financière et de la comptabilité analytique.

Le coup d'envoi de la conversion a été donné fin août 2016. Le programme a été installé fin décembre et est en production depuis janvier 2017. Dès que celui-ci sera stabilisé et que les petits problèmes seront entièrement résolus, la comptabilité analytique et le pilotage de projet seront introduits progressivement.

Comme son propre système informatique était obsolète et que l'implémentation d'une nouvelle infrastructure aurait dépassé les délais, Butzkies a décidé d'exploiter d'abord la nouvelle solution en externe dans le Vater Business Cloud.

Celle-ci est basée sur une infrastructure de HPE ainsi que sur des solutions de virtualisation de VMware, mais Hyper-V est également proposé. La redondance nécessaire est assurée par un deuxième centre de calcul situé à Hambourg, avec lequel il est également possible de réaliser une infrastructure en miroir si nécessaire.

Cependant, Butzkies rencontre régulièrement des problèmes en raison de la bande passante trop faible pour la connexion au centre de données en nuage. Afin de créer un accès plus stable, une deuxième ligne a été commandée.

Butzkies mise toutefois pour l'avenir sur le fait que Telekom tiendra sa promesse de continuer à développer le réseau à large bande dans les zones rurales. Au cours de la phase de test, les experts SAP du groupe Vater ont organisé de petits ateliers dans chaque département afin de familiariser les employés concernés avec la nouvelle solution et ses fonctions de manière pratique.

"Nous avons également réussi à clôturer l'année, qui nous pesait un peu sur l'estomac, parallèlement à l'introduction de SAP, grâce à l'engagement des collaborateurs ainsi qu'à l'équipe SAP de Vater".

a déclaré Arne Ruhe.

Le programme sectoriel SteelOffice continue à fonctionner en tant que programme leader, car il n'existe actuellement guère de solutions comparables sur le marché pour la construction métallique.

"Dans notre secteur, il s'agit toujours de pièces uniques, pas de production en série".

explique le calme.

Il estime également que le choix de SAP est judicieux dans la mesure où SteelOffice pourrait un jour ne plus être utilisé.

Moins de sources d'erreur, plus de transparence

Grâce à la nouvelle solution, la comptabilisation des factures entrantes a été considérablement simplifiée. Auparavant, celles-ci étaient saisies dans SteelOffice, puis à nouveau saisies manuellement dans le système financier désormais remplacé.

Cela demandait beaucoup de temps et de personnel, manquait de transparence et présentait en outre des risques d'erreur. Aujourd'hui, les factures entrantes sont uniquement saisies via SteelOffice, le transfert vers le système SAP se fait automatiquement.

Cela permet d'économiser du travail et de créer plus de transparence, car les centres de coûts peuvent aujourd'hui être évalués de manière uniforme. De plus, les sources d'erreurs dues à la double saisie ont été éliminées.

L'approche cloud a également permis à Butzkies de gagner du temps et de reconsidérer sa décision d'investissement dans l'infrastructure nécessaire.

"Nous pouvons nettoyer et réévaluer notre environnement actuel".

explique Arne Ruhe.

"Notre accord pour le Vater Business Cloud est d'abord de deux ans, ce qui nous donne la possibilité de tester cette option. Ensuite, nous pourrons toujours décider si nous investissons dans du nouveau matériel et réinstallons la solution dans notre centre de données ou si nous continuons à utiliser le Vater Business Cloud".

Plans d'avenir

Lorsque les travaux en cours seront terminés, d'autres projets seront déjà à l'ordre du jour. Ainsi, la gestion du temps SAP et la saisie des heures doivent être couplées à la comptabilité salariale DATEV.

Jusqu'à présent, les protocoles de chantier sont encore établis manuellement par les chefs de chantier sur place, ce qui peut parfois entraîner des retards considérables. Une saisie mobile des temps intègre alors tous les collaborateurs sur les divers chantiers, les temps continuant à être saisis de manière centralisée.

Cette procédure est nécessaire car, lors de cette saisie, les chefs de chantier vérifient en même temps s'il s'agit de travaux standard, de réparations, de garanties ou même de prestations supplémentaires.

Pour le projet SAP, Arne Ruhe tire un premier bilan intermédiaire positif :

"SAP n'est pas du tout le grand épouvantail qui entraîne des coûts énormes. Au contraire, une telle solution est également rentable pour les moyennes entreprises si l'on a le bon partenaire à ses côtés".