Le Center of Automation allume le booster

La solution organisationnelle est un centre d'automatisation

L'automatisation soulage les collaborateurs des tâches de routine fastidieuses. Sa mise en œuvre dépend toutefois souvent de la présence de pionniers de la pensée numérique dans certains départements, qui lancent et mènent à bien les projets correspondants. Le savoir reste ensuite dans ce département et ne se diffuse pas dans d'autres ayant une affinité numérique moindre. C'est ainsi que se forment des silos très différents, sans transfert de connaissances et d'expériences, qui, dans l'ensemble, donnent rapidement lieu à un chaos d'automatisation.

Un Center of Automation, responsable de la saisie, de l'introduction, de l'accompagnement et du développement des automatisations dans tous les départements, permet d'y remédier. Une telle équipe centrale dispose d'une voie directe vers les départements spécialisés. Au lieu d'une multitude d'initiatives individuelles, le Center of Automation poursuit l'idée de bout en bout.

L'automatisation est un projet continu, car le processus évolue constamment au fil du temps, ce qui nécessite des adaptations techniques. Elle nécessite également une maintenance permanente, qui ne peut fonctionner que si la responsabilité correspondante est établie. Si des interfaces insuffisantes sont créées dès le départ entre le service technique et le service informatique, le problème de la responsabilité individuelle se pose. Une autre difficulté de ces solutions isolées est la faible efficacité de l'automatisation. Une automatisation ponctuelle a pour conséquence que les projets d'automatisation à l'échelle de l'entreprise tombent à l'eau faute de responsabilités globales institutionnalisées ou que les différentes équipes mettent en œuvre leurs projets respectifs en y consacrant un temps excessif et en utilisant différents outils. Or, le succès des automatisations repose sur l'identification la plus efficace et la plus standardisée possible des potentiels et des optimisations.

Outre l'aspect technique et organisationnel des automatisations, les entreprises devraient tenir compte des convictions et des craintes de leurs collaborateurs liées à ce thème. Le fait que la pression croissante de la numérisation et la surcharge de travail des collaborateurs due à la pénurie de main-d'œuvre qualifiée exigent de nouvelles solutions est bien connu et peut être vécu quotidiennement. Malgré cela, la compréhension de l'allègement par l'automatisation et la peur de perdre son importance et finalement son emploi sont très proches. Sans l'acceptation du personnel, les projets d'automatisation échoueront. C'est pourquoi il est important d'impliquer dès le début les collaborateurs qui doivent être assistés d'un "collègue robot", mais aussi d'autres parties prenantes comme les comités d'entreprise, les services RH et les supérieurs hiérarchiques, et d'expliquer le projet de manière transparente.

Pour qu'une automatisation stratégique prenne le pas sur une automatisation ponctuelle dans l'entreprise, que les collaborateurs ressentent rapidement un soulagement, que la satisfaction des clients augmente grâce à de meilleurs processus et qu'une infrastructure évolutive soit créée, un Center of Automation devrait être dès le début le moteur central d'une stratégie d'automatisation. L'équipe réunit les connaissances des départements spécialisés, la gestion du changement, le savoir-faire en matière d'adoption par les utilisateurs ainsi que l'expertise informatique et est responsable de toutes les automatisations dans l'entreprise, de l'idée à l'évaluation en passant par la mise en œuvre. Cela comprend entre autres l'identification de possibilités de réalisation techniquement pertinentes ainsi que l'adaptation de projets réussis à d'autres secteurs de l'entreprise. En outre, le Center of Automation accompagne le processus sur le plan culturel afin de garantir une large acceptation.

Lors de la mise en œuvre d'un centre d'automatisation, les connaissances internes du projet rencontrent l'expertise informatique de l'entreprise et les connaissances en automatisation d'experts externes. Il s'agit en premier lieu de créer des structures efficaces qui sont prises au sérieux dans l'entreprise. Cela ne signifie toutefois pas qu'un centre d'automatisation doit être composé d'un grand nombre de collaborateurs. Dans les petites entreprises, il peut se composer de deux personnes plus des conseillers externes pour compléter ou développer le savoir-faire propre. Il est important d'organiser l'automatisation comme une fonction transversale, de sorte qu'il y ait suffisamment d'interfaces entre les services informatiques et les services spécialisés. Si l'on manque de connaissances informatiques et de la certitude de pouvoir mettre en œuvre une stratégie à long terme avec ses propres ressources, il peut être judicieux d'externaliser.

L'automatisation des processus est devenue entre-temps un véritable avantage concurrentiel, mais l'identification et la mise en œuvre des potentiels des processus par un centre d'automatisation responsable à l'échelle de l'entreprise ne le sont pas (encore).