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El Centro de Automatización enciende el propulsor

Muchas empresas ya han empezado a automatizar sus procesos de oficina utilizando nuevas técnicas como la automatización robótica de procesos, el código bajo en Microsoft Power Platform o en SAP. Han tenido experiencias positivas en departamentos concretos. Muchas empresas aún no han conseguido transferir sistemáticamente los conocimientos técnicos disponibles de forma selectiva a todas las áreas para explotar todos los potenciales.
Steffen Weiers, BTC
28 febrero 2023
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Este texto ha sido traducido automáticamente del alemán al español.

La solución organizativa es un Centro de Automatización

La automatización libera a los empleados de tareas rutinarias que requieren mucho tiempo. Sin embargo, su implantación depende a menudo de encontrar pioneros con mentalidad digital en departamentos individuales que inicien y también completen los proyectos correspondientes. Los conocimientos se quedan entonces en este departamento y no se difunden a otros con menos afinidad digital. Esto conduce a la formación de silos muy diferentes sin transferencia de conocimientos y experiencia, que rápidamente dan lugar a un caos de automatización en el conjunto.

Esto se contrarresta con un Centro de Automatización, que se encarga de registrar, introducir, apoyar y seguir desarrollando la automatización en todos los departamentos. Este equipo central tiene una vía directa con los departamentos especializados. En lugar de muchas iniciativas individuales, el Centro de Automatización persigue la idea de extremo a extremo.

La automatización es un proyecto continuo, ya que con el tiempo habrá cambios constantes en el proceso que requerirán ajustes técnicos. También requiere un mantenimiento permanente, que sólo puede funcionar si existe una responsabilidad adecuada. Por eso, si desde el principio se crean interfaces insuficientes entre los departamentos de negocio y de TI, surge el problema de la responsabilidad personal. Otra dificultad de estas soluciones aisladas es la escasa eficacia de la automatización. La consecuencia de la automatización selectiva es que los proyectos de automatización de toda la empresa se quedan en nada debido a la falta de responsabilidad general institucionalizada, o los equipos individuales ejecutan sus respectivos proyectos con una cantidad excesiva de tiempo y diferentes herramientas. Sin embargo, el éxito de la automatización se basa en identificar los potenciales y optimizarlos de la forma más eficiente y estandarizada posible.

Además de los aspectos técnicos y organizativos de la automatización, las empresas deben tener en cuenta las creencias y temores de sus empleados asociados al tema. El hecho de que la creciente presión de la digitalización y la sobrecarga de los empleados debido a la escasez de trabajadores cualificados exigen nuevas soluciones es bien conocido y puede experimentarse a diario. Sin embargo, la comprensión por el alivio que proporciona la automatización y el miedo a perder importancia y, en última instancia, puestos de trabajo van muy unidos. Sin aceptación en la mano de obra, los proyectos de automatización fracasarán. Por ello, es importante implicar desde el principio a los empleados que van a ser asistidos por un "colega robot", pero también a otras partes interesadas, como los comités de empresa, los departamentos de RRHH y los superiores, y explicar el proyecto con transparencia.

Para garantizar que en la empresa se produzca una automatización estratégica y no selectiva, que los empleados se sientan rápidamente aliviados, que aumente la satisfacción del cliente gracias a la mejora de los procesos y que se cree una infraestructura que crezca con la empresa, un centro de automatización debe ser el motor central de una estrategia de automatización desde el principio. Este equipo combina los conocimientos departamentales, la gestión del cambio, los conocimientos sobre adopción de usuarios y la experiencia en TI, y es responsable de todas las automatizaciones de la empresa, desde la idea hasta la implantación y la evaluación. Esto incluye, entre otras cosas, la identificación de opciones de implantación técnicamente sensatas, así como la adaptación de proyectos de éxito para otras divisiones de la empresa. Además, el Centro de Automatización acompaña culturalmente el proceso para garantizar una amplia aceptación.

Cuando se implanta un Centro de Automatización, los conocimientos internos sobre proyectos se combinan con la experiencia en TI de la empresa y los conocimientos sobre automatización de expertos externos. Ante todo, el objetivo es crear estructuras eficientes que se tomen en serio dentro de la empresa. Sin embargo, esto no significa que un Centro de Automatización tenga que estar formado por un gran número de empleados. En empresas más pequeñas, puede estar formado por dos personas más consultores externos que complementen o amplíen los conocimientos propios de la empresa. Es importante organizar la automatización como una función global para que haya suficientes interfaces entre los departamentos de TI y de negocio. Si faltan conocimientos de TI y la seguridad de poder aplicar una estrategia a largo plazo con recursos propios, la externalización puede tener sentido.

La automatización de los procesos se ha convertido en una auténtica ventaja competitiva, pero la identificación y aplicación de los potenciales de los procesos por parte de un Centro de Automatización responsable en toda la empresa (todavía) no.

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Steffen Weiers, BTC

Steffen Weiers es jefe de equipo en BTC


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