La transformation ERP n'est pas seulement une mise à niveau informatique

L'objectif est de parvenir à des processus optimisés ainsi qu'à plus de transparence et d'agilité. En raison de la complexité de ces systèmes, la transformation numérique, par exemple vers SAP S/4HANA, est toutefois rarement triviale. Et pourtant, la transformation numérique est trop souvent traitée comme un projet purement informatique, alors qu'il s'agit bien plus, outre le changement de plateforme technique, de l'optimisation des processus clés et de leur automatisation. C'est pourquoi les transformations réussies sont le plus souvent celles où le processus de transformation est déterminé en grande partie par les départements spécialisés, par exemple la finance et la comptabilité (F&A). En effet, seuls les experts financiers ont la capacité d'identifier les problèmes et les opportunités de leur département et de les améliorer de manière significative grâce à de meilleurs ou de tout nouveaux processus.

Les rôles du CFO et de la F&A dans la transformation numérique

Les entreprises, et donc principalement le directeur financier, sont confrontées à quatre défis pour faire de la transformation numérique un projet réussi. Il n'est pas rare que la déception soit grande et que la question du rapport coût/bénéfice reste en suspens. En premier lieu, il faut définir ce que l'on appelle la "North Star". Où doit aller le voyage ? Vient ensuite le temps disponible, qui doit être réaliste et, le cas échéant, doté d'une marge suffisante. Un autre aspect est la planification budgétaire, qui doit inclure non seulement les coûts des ressources internes et de la nouvelle plate-forme, mais aussi ceux des spécialistes externes et des logiciels supplémentaires pour l'automatisation. Le troisième défi est la planification, qui inclut l'optimisation proprement dite des processus existants. En quatrième lieu, il y a l'intégration des données, c'est-à-dire la vérification des données et leur transfert sans erreur dans les nouveaux processus. Et enfin, l'aspect le plus important, la gestion du changement, pour que toutes les personnes concernées soient à bord.

Pour le directeur financier et le service financier, l'aspect de l'automatisation maximale est d'une importance capitale lors d'une transformation. Les processus manuels, comme la comparaison de données de différents tableaux provenant de diverses sources, doivent être éliminés autant que possible. Car ce sont précisément ces processus traditionnels qui empêchent le directeur financier et son équipe d'accomplir des tâches importantes. L'automatisation permet d'éliminer une grande partie des sources d'erreur, d'augmenter la vitesse et d'améliorer considérablement la transparence et l'agilité. En conséquence, le directeur financier et son équipe financière ont le temps et la possibilité d'aider la direction en fournissant des analyses financières et des scénarios de meilleure qualité, plus rapides et valables, avec des données en temps réel.

Transformation : par étapes ou en une seule fois

Lors de la transformation d'un ERP, et en particulier de la fonction financière, il est particulièrement important d'automatiser au maximum les processus standard. La gestion des clôtures financières, l'automatisation de la comptabilité clients et la gestion financière interentreprises de BlackLine, par exemple, complètent et étendent les systèmes ERP avec un sous-ensemble virtuel au sein duquel elles éliminent les processus manuels qui sont normalement effectués en dehors du système ERP dans des feuilles de calcul.

Il existe différentes approches pour l'optimisation des processus et le déroulement de la transformation. Des solutions comme celles de BlackLine sont en mesure d'automatiser à un haut degré aussi bien les anciens systèmes que l'ERP transformé, par exemple dans les processus en amont et en aval de SAP S/4HANA. Une possibilité consiste à optimiser l'ancien système à un stade très précoce avec une automatisation maximale. Cela a l'avantage de décharger massivement les équipes de transformation. En effet, cela permet de s'assurer que la base existante est préparée au mieux pour la transformation, comme par exemple le clearing d'éléments ouverts. Une autre option est l'optimisation des processus et l'automatisation pendant la transformation elle-même. Mais c'est la combinaison de ces deux approches qui offre les meilleurs résultats.

Quelle que soit l'approche choisie, la transformation numérique de l'ERP et de la fonction financière assure une création de valeur étendue dans les domaines de la finance et de la comptabilité. L'intégration, l'orchestration et l'automatisation des processus comptables de bout en bout permettent d'obtenir plus rapidement des résultats complets et précis. Des solutions comme celles de BlackLine peuvent être mises en œuvre rapidement et avec un soutien informatique minimal à différents stades, permettant aux entreprises d'avoir un meilleur contrôle, de réduire les risques et d'obtenir les avantages d'une conversion ERP complète à un stade très précoce.