La numérisation ? Seulement une solution transitoire

Aujourd'hui, lorsque les documents papier sont scannés dans les bureaux allemands, de nombreux entrepreneurs sont déjà très fiers : "Chez nous, la numérisation bat son plein !" Bien sûr, les factures entrantes peuvent être mieux traitées sous forme numérique. Néanmoins, les collègues américains ne pourront que hausser les sourcils face à cette conception plutôt limitée de la numérisation. Car que s'est-il passé ? L'expéditeur crée son document dans un système numérique, l'imprime et l'envoie - uniquement pour que le destinataire le numérise à nouveau. Dans de nombreux pays du monde, on est déjà bien plus avancé dans ce domaine.

Les factures ne doivent plus être scannées du tout, car elles arrivent déjà sous forme numérique, par exemple sous forme d'e-mail, de PDF ou de XML. En Allemagne aussi, nous devons donc enfin anticiper. En fin de compte, il s'agit de travailler de manière numérique, c'est-à-dire électronique et automatisée.

La numérisation, en tant que moyen de transformer le papier en bits, devrait perdre de son importance à mesure que nous opérons de plus en plus avec des documents numériques dès le départ. La numérisation est une solution transitoire et devrait maintenant devenir un modèle obsolète.

Le travail numérique a le vent en poupe

La situation actuelle du bureau à domicile nous l'a justement clairement montré : les processus papier ne fonctionnent tout simplement pas à domicile. Le manque de personnel qualifié fait également avancer le thème du "travail numérique". Si les postes vacants dans les achats et la comptabilité ne peuvent pas être repourvus, la charge de travail se répartit sur moins d'épaules. Cela ne peut fonctionner que si les activités manuelles et routinières coûteuses sont automatisées. On ne peut automatiser que ce qui est numérique. Si le papier doit être numérisé pour cela, tant mieux. Si le papier n'est pas créé, c'est encore mieux !

Les jeunes professionnels d'aujourd'hui sont des natifs du numérique et ne veulent pas se tenir devant un scanner ou taper des factures à la main dans SAP. Ils n'ont aucune réserve à l'égard du travail numérique et l'attendent même de leur employeur. Celui-ci en profite sur toute la ligne : non seulement il économise du temps, de l'argent et des efforts, mais il est également en mesure d'évaluer les données numériques bien mieux que les données analogiques, ce qui fournit des informations importantes et permet de découvrir des potentiels d'optimisation. Les raisons de cette lenteur sont multiples. Aux Pays-Bas, en Italie et en Espagne, par exemple, les factures électroniques peuvent être envoyées aux autorités depuis plusieurs années déjà. L'important, c'est que les choses bougent.

Continuer à penser

Dans sa dernière enquête auprès des clients, le xSuite Group a découvert qu'ici aussi, les entreprises reçoivent de plus en plus de factures numériques. La tendance à l'abandon du papier par rapport aux enquêtes précédentes est donc indéniable. Ceux qui pensent que cela s'arrête là se trompent lourdement. Il s'agit maintenant de continuer à penser et à repenser, d'oser la nouveauté et d'expérimenter. La numérisation, c'est bien, mais les processus peuvent faire tellement plus. Pourquoi ne pas aller encore plus loin et représenter numériquement l'ensemble de la communication avec les fournisseurs, par exemple avec un portail fournisseur basé sur le cloud ? Ainsi, les étapes précédant la facture seraient également effectuées de manière numérique de bout en bout. Les commandes pourraient être envoyées par voie numérique, le fournisseur pourrait créer directement dans le même système la confirmation de commande et plus tard la facture et les envoyer également par voie numérique. L'ensemble de l'échange de documents dans le cadre des processus Procure-to-Pay se fait donc par voie numérique. Les ruptures de médias ne sont pas seulement surmontées, elles sont supprimées. Et nous n'avons plus besoin de la numérisation.