La numérisation depuis la base

Après le départ de nombreux collaborateurs pour le télétravail du jour au lendemain, les lacunes de l'entreprise en matière de numérisation deviennent évidentes. Le travail flexible à partir de n'importe quel endroit n'est possible que si des méthodes et des outils numériques sont disponibles. Partout où l'on travaille encore sur papier, les processus s'enlisent parce que l'accès aux informations fait défaut.

L'importance des processus électroniques pour la finance et la comptabilité, en particulier dans la situation actuelle, est également démontrée par la récente étude Deloitte "La comptabilité à l'heure de Covid-19". Elle illustre le fait que les entreprises ont compris l'importance des processus automatisés.

Plus le travail est numérique, plus on est indépendant du lieu où l'on exerce son activité, selon l'expérience. C'est pourquoi, parmi le top 5 des solutions permanentes en matière de comptabilité, les entreprises interrogées citent notamment la numérisation des documents de facturation, les workflows de validation électroniques et le classement électronique des documents.

La numérisation des factures n'est que le premier petit pas dans la direction du numérique. Des solutions intelligentes numérisent les processus de comptabilité dans leur ensemble en reconnaissant, vérifiant et enregistrant les documents commerciaux par voie électronique. Qu'il s'agisse d'un document papier envoyé par la poste, d'un PDF envoyé par e-mail ou d'un document EDI, les factures peuvent être numérisées et traitées.

Tous les documents reçus sont répertoriés dans un registre central de réception des factures, ce qui permet de les consulter et de les traiter depuis le bureau à domicile. Les flux de travail de validation se déroulent également par voie électronique et peuvent être consultés et traités via des terminaux mobiles, quel que soit l'endroit où ils se trouvent.

Un tel traitement numérisé des factures entrantes réduit le travail manuel de la comptabilité et accélère le traitement des paiements. L'entreprise a saisi l'opportunité de repenser et d'optimiser les anciens processus dans le cadre de la mise en œuvre de S/4-Hana selon une approche Greenfield.

Entre autres, le traitement électronique des factures fournisseurs. Le logiciel Tangro a non seulement permis d'accélérer les délais de traitement et de réduire les coûts, mais aussi d'améliorer la transparence de manière significative. Dans le livre d'entrée, l'équipe financière voit d'un coup d'œil le statut de chaque document et sait à tout moment chez qui une facture est en cours de traitement.

Directement dans le livre d'entrée, il est également possible de lancer le traitement de chaque document et, si nécessaire, un workflow. La plupart des approbateurs accèdent ensuite aux factures à approuver via un workflow web.

Dans l'idéal, ces étapes sont même supprimées. En pensant globalement et en procédant méthodiquement, on obtient des améliorations dans tous les services et dans toutes les chaînes de processus. Pour la comptabilité, qui est l'étape finale du processus d'achat, cela signifie que si les processus préliminaires sont bien organisés et que la gestion des commandes fonctionne déjà parfaitement, la comptabilité se déroule finalement sans problème.

Si les besoins sont déjà saisis dans le système et que l'imputation est clarifiée à ce stade précoce, la part de travail manuel dans le traitement des factures est fortement réduite. La comparaison avec la commande se fait automatiquement. Si le système ne constate aucune différence, la facture peut être enregistrée directement en arrière-plan, si cela est souhaité.

La globalité devrait également être comprise d'un point de vue technologique. Les solutions de numérisation dans le domaine financier s'intègrent judicieusement dans l'environnement système de l'entreprise. Si les systèmes sont harmonisés, les données peuvent être utilisées en commun au sein de l'entreprise.

C'est aussi l'avis de Ricola : lors de l'évaluation du nouvel outil de traitement des créanciers, il était donc primordial que la solution soit entièrement intégrée dans SAP et que l'outil soit compatible avec S/4. Des exigences auxquelles Tangro répond.