Prêt pour l'e-facture dans le B2B en six étapes  

Logiquement, cela s'applique également à l'envoi de factures électroniques ; l'obligation de le faire suivra ultérieurement en trois étapes. Avec la prochaine loi sur l'obligation de facturation électronique, il faudra donc faire appel à des prestataires de services de facturation électronique spécialisés qui se chargeront de la transmission et veilleront à ce que les destinataires des factures reçoivent toujours leurs documents dans le format souhaité. Les entreprises devraient donc préparer minutieusement le choix des technologies et des partenaires adéquats, idéalement en formant une équipe de projet "facturation électronique" interdépartementale.

Les solutions de traitement automatisé des factures entrantes sont déjà utilisées dans de nombreuses entreprises. La question de savoir si elles sont en mesure de répondre aux nouvelles exigences de la prochaine obligation de facturation électronique dans le secteur B2B est toutefois une toute autre affaire. Pour ce faire, la solution logicielle doit être en mesure d'accepter les factures dans les formats numériques structurés prescrits ; étant donné qu'à l'avenir, il y aura également l'obligation d'envoyer les factures B2B dans ces mêmes formats, l'idéal est de trouver une solution qui puisse servir les deux sens.

Dans ce domaine, de nombreuses entreprises sont encore en retard sur le plan technologique. Et comme les années à venir verront une forte ruée vers les prestataires de services spécialisés, les entreprises concernées devraient bien se préparer au projet de facturation électronique à venir. Un plan en six étapes les y aidera.

1. analyse et planification

Il convient tout d'abord de constituer une équipe de projet composée de tous les services concernés par le thème, du service informatique et, idéalement, de spécialistes du droit (fiscal). Au cours de cette phase, il convient d'examiner comment le processus d'entrée et de sortie des factures est actuellement structuré. Les systèmes en cours sont-ils encore state-of-the-art et l'utilisation de logiciels tiers est-elle possible ? Autre point important : qu'en est-il des propres fournisseurs et clients ? Sont-ils déjà en mesure d'envoyer ou de recevoir des e-factures (analyse créanciers-débiteurs) ?

2ème évaluation

Il s'agit ensuite d'évaluer la situation actuelle. Le processus d'entrée et de sortie peut-il encore être optimisé ? Dans quels domaines l'introduction de l'e-facture permet-elle de réaliser des économies supplémentaires, par exemple en transférant les applications de gestion des entrées/sorties vers le cloud ? Une stratégie débiteurs/créanciers est également nécessaire. Il faut convaincre les premiers de recevoir les e-factures et les seconds de les envoyer.

3. choix du fournisseur de logiciels

Pour trouver le bon fournisseur de facturation électronique qui couvre l'envoi, la réception et le traitement des factures, il faut lui poser les bonnes questions, idéalement rassemblées dans un catalogue d'exigences. Celui-ci indique entre autres les pays, les portails et les formats nécessaires, les systèmes (ERP) à utiliser, l'architecture du système et les fonctionnalités commerciales requises.
Il est également important de connaître le portefeuille de pays, de formats et de réseaux du prestataire et la manière dont il le connecte aux systèmes. Sa taille doit également correspondre à celle de l'entreprise qui l'engage et le prestataire doit disposer de temps libre pour un tel projet.

4. planification du projet

Pour un projet d'introduction de la facturation électronique, qui implique une gestion du changement à ne pas sous-estimer, un marketing de projet interne est nécessaire. L'équipe de projet déjà constituée est élargie à ce stade de manière cross-fonctionnelle, car le projet doit être communiqué en interne, d'autres exigences individuelles doivent être recueillies.

5. mise en œuvre du projet

En étroite collaboration avec les parties prenantes internes, le nouveau système pour les processus entrants et sortants est finalement mis en service. Chez xSuite, il s'appelle "xSuite electronic Document Network Adapter", en abrégé xSuite eDNA, et fonctionne entièrement dans le cloud. Les longues durées d'implémentation comme auparavant, où il fallait d'abord mettre en place un processus de capture pour la lecture et s'y entraîner, sont révolues. En principe, il suffit de brancher la solution cloud sur le système ERP (SAP) utilisé dans l'entreprise.

À l'avenir, les factures passeront par un réseau, actuellement principalement Peppol (en Europe), et atterriront dans xSuite eDNA. Celui-ci forme un format uniforme à partir des documents entrants hétérogènes, que le workflow de réception des factures suivant peut reprendre sans problème. D'un point de vue technique, une validation n'est pas nécessaire, l'adaptateur s'en charge également. Pour les opérations débiteurs, cette solution se chargera également de l'"impression" des factures sortantes, en créant une facture juridiquement valable à partir des données de facturation fournies, en l'envoyant via le réseau de son choix (portails, autorités financières, en perspective également par e-mail) et en la renvoyant simultanément au service financier pour l'archivage.

6. phase productive

Dans le cadre de l'exploitation concrète, il s'agit ensuite de vérifier si des fonctions logicielles supplémentaires sont nécessaires, par exemple pour le traitement de nouveaux formats, ou si des nouveautés produits sont disponibles.

Conclusion

L'e-facture va jouer un rôle beaucoup plus important en Allemagne qu'auparavant, car avec l'obligation d'e-facture dans le B2B, les entreprises doivent s'adapter - de manière planifiée et en tenant compte avant tout des opportunités de l'e-invoicing.

" xSuite : envoyer et accepter des e-factures.

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