La gestion des ressources humaines, un moyen flexible d'entrer dans la nouvelle normalité

À l'heure de Covid-19, l'importance de l'agilité et de la mobilité sur le lieu de travail est plus évidente que jamais. Les entreprises qui ont déjà numérisé la saisie des temps, la gestion des horaires et la planification du personnel ont actuellement la tâche un peu plus facile. Avec un tel logiciel de gestion de la main-d'œuvre, elles peuvent réagir plus rapidement aux fluctuations des besoins et faire saisir les heures de travail simplement via une application, lorsque le télétravail est nécessaire par exemple.

Les informations telles que les crédits d'heures, les congés restants, les heures supplémentaires et les suppléments sont documentées de manière centralisée et constituent la base d'une affectation du personnel orientée sur les besoins réels en personnel et optimisée en termes de qualité et de coûts. Grâce aux comptes de temps de travail à long terme et aux processus numériques, les organisations disposent désormais de la marge de manœuvre dont elles ont urgemment besoin pour compenser de manière rentable les hauts et les bas du volume de commandes, de clients ou de patients.

Allons encore un peu plus loin. Les entreprises qui sont déjà concernées par le chômage partiel profitent également de la gestion numérique des effectifs. Dès l'examen des droits, l'agence pour l'emploi consulte des documents pertinents pour les salaires. Les critères de contrôle exigés, tels que les plans d'équipes ou les comptes de temps de travail, sont disponibles de manière transparente en appuyant sur un bouton.

Si la réduction du temps de travail est autorisée, il s'agit de déterminer la différence avec le temps de travail théorique. Le temps de travail réduit et le temps de travail effectué peuvent être facilement consultés. Cela signifie une action rapide au lieu d'un fastidieux processus de demande. Un logiciel de gestion des effectifs aide les entreprises, même dans la situation actuelle, à maintenir le fonctionnement opérationnel de l'entreprise de la manière la plus fluide possible tout en protégeant la santé de leurs employés. Les outils modernes d'intégration des collaborateurs, par exemple les applications, les bourses d'échange, les plans de service souhaités et les self-services faciles à utiliser, sont d'une grande aide.

Les collaborateurs peuvent faire des demandes à tout moment et en tout lieu, par exemple pour le télétravail, les congés, les déplacements professionnels ou les heures supplémentaires. En se concentrant sur des cas d'utilisation individuels, comme par exemple faire une demande de congé, toutes les fonctions sont immédiatement reconnaissables et accessibles en un clic de souris. Les informations nécessaires à l'exécution de ce cas d'application sont à la disposition des collaborateurs en un coup d'œil. Dans un espace de communication personnel, qui est automatiquement mis à jour, le système informe par message push des tâches ouvertes et terminées. Les collaborateurs reçoivent par exemple un message lorsqu'ils ont oublié des réservations de temps et qu'ils doivent les demander ultérieurement. Bien entendu, cela est également possible 24 heures sur 24, que ce soit en voyage d'affaires, à l'hôtel ou confortablement installé dans son canapé.

La puissance de planification du cloud

Si les entreprises souhaitent utiliser des logiciels RH dans le cloud, tous les systèmes doivent pouvoir être intégrés facilement et selon les normes courantes. Dans le cas d'une solution de gestion des ressources humaines, la connexion aux systèmes HCM basés sur le cloud, par exemple SAP SuccessFactors Employee Central, ou aux systèmes ERP et de paie existants doit être assurée sans problème.

C'est en effet la seule façon de faire converger les plateformes de manière efficace et sans perte de productivité. Notre client Federal-Mogul planifie et gère 2 000 employés sur deux sites allemands de la division Powertrain avec une gestion des effectifs basée sur le cloud. Grâce au connecteur SAP, la planification des ressources humaines d'Atoss est reliée à la gestion des temps de la solution SAP ERP-HCM-PT de l'entreprise - sans aucun compromis technique sur le système.

En appuyant sur un bouton, il est possible de créer automatiquement des tableaux de service en tenant compte des lois, des tarifs, des qualifications et des données de temps ainsi que des règles spécifiques. Pour une planification axée sur les postes de travail, les planificateurs peuvent facilement affecter les employés directement aux machines par glisser-déposer. Une matrice de qualification leur permet de connaître à tout moment les qualifications requises et leur statut.

Les employés sont par exemple automatiquement planifiés sur différentes machines lorsque des qualifications multiples l'exigent à des intervalles de temps donnés. Si les qualifications menacent d'expirer, le système avertit de manière proactive. Federal-Mogul Powertrain s'appuie également sur cet outil innovant pour surveiller les délais prévus par la loi sur le travail temporaire et pour gérer les comptes de congés. Si les soldes de congés dépassent un seuil défini à une date de référence, une notification est automatiquement envoyée.

Alors que la numérisation progresse dans de nombreux processus d'entreprise, la planification du personnel se fait encore souvent avec des moyens de bord, comme le papier ou Excel. Or, la numérisation et la mise en réseau sont des critères qui doivent également s'appliquer à l'organisation du temps de travail.

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