Pas d'alternative aux schémas et aux règles

L'entreprise familiale internationale Iwis a modernisé de manière ciblée ses processus RH-IT dans l'environnement SAP HCM. L'objectif était de documenter de manière compréhensible les modifications apportées aux schémas et aux règles, de réduire considérablement les tests des Support Packages SAP et d'augmenter la sécurité de révision dans la Paie. L'introduction de FIS/HRD SRA, l'analyseur de schémas et de règles de FIS Informationssysteme und Consulting, a permis à Iwis de mettre en œuvre ces exigences de manière pratique grâce à l'extension standard de SAP, tout en améliorant sensiblement la transparence, la sécurité des processus et l'efficacité des opérations courantes. En Allemagne, Iwis gère la paie d'environ 2000 employés par mois via SAP HCM. La paie est organisée de manière centralisée et gérée de manière opérationnelle. Compte tenu de ce volume de paie et de l'évolution de l'environnement SAP RH, il est essentiel que les processus de paie soient stables, sûrs et surtout compréhensibles.

Des exigences croissantes

En tant qu'entreprise en pleine croissance, Iwis se trouvait au milieu d'une transformation de son environnement RH-IT. Pendant des années, les schémas et les règles du système SAP HCM ont été continuellement adaptés, par exemple en raison de modifications légales, de Support Packages SAP ou de personnalisations spécifiques aux clients. Ces interventions avaient des conséquences importantes sur l'ensemble du système, mais n'étaient que peu documentées. Les schémas et les règles ont été régulièrement modifiés - par exemple par des dispositions légales, des Support Packages SAP ou un Customizing spécifique à l'entreprise - mais n'ont souvent pas été documentés proprement. Or, ces modifications avaient souvent des répercussions importantes sur l'ensemble du système. Lorsque des erreurs se produisaient, il était souvent impossible de savoir ce qui s'était concrètement passé dans le système“, explique Andreas Eppeneder, responsable de la paie chez Iwis, pour décrire la situation initiale. Cela représentait un risque élevé, notamment lors de l'installation des Support Packages SAP, mais aussi lors de la facturation mensuelle, et entraînait une charge de travail importante. Pour vérifier les effets possibles, il a fallu créer de nombreux sujets de test et exécuter manuellement des scénarios de facturation complets. En même temps, il restait une incertitude quant à savoir si toutes les modifications importantes étaient effectivement reconnues.

Sécurité de révision

Dans ce contexte, Iwis a cherché une solution spécialisée qui rende les modifications apportées aux schémas et aux règles transparentes, qui permette de comparer les versions et qui soit documentée de manière à pouvoir être révisée. L'analyse ciblée des modifications, indépendamment des cas de test individuels, était particulièrement importante. Pour Iwis, il était clair qu'il fallait une solution qui rende les modifications transparentes, qui permette de comparer les versions et qui soit en même temps documentée de manière à pouvoir être révisée. L'objectif était de ne plus tester „à l'aveuglette“, mais de pouvoir comprendre de manière ciblée quelles adaptations ont été effectuées et comment elles se répercutent sur les schémas, les règles et le Customizing. Le choix s'est porté sur l'outil FIS/HRD SRA, l'analyseur de schémas et de règles de FIS.

 Ce qui a été déterminant, ce n'est pas seulement la fonctionnalité, mais aussi la position de l'outil sur le marché. „À mon avis, il n'existe actuellement aucune solution comparable sur le marché qui surveille, versionne et reproduit les schémas et les règles de manière aussi sûre en termes de révision. Je ne connais aucun autre outil dans ce domaine - il n'y a que FIS“, souligne Eppeneder.

Introduction après deux jours

L'introduction de FIS/HRD SRA a eu lieu dans le cadre d'un atelier de deux jours. En collaboration avec les collaborateurs compétents de HR-IT et de SAP HCM, l'outil n'a pas seulement été mis en place sur le plan technique, mais il a été spécialement adapté aux exigences d'Iwis et directement alimenté par des cas d'application concrets. „Beaucoup ne nous croient pas quand nous disons que l'introduction est possible en si peu de temps“, explique Ansgar Schleyer, responsable de la gestion des ressources humaines chez FIS. 

„Après deux jours, nous laissons un système opérationnel avec des objets d'étude concrets avec lesquels le client peut travailler directement“. Du point de vue du client, la familiarisation et la rapidité d'utilisation ont également été convaincantes : „Immédiatement après la formation, nous sommes passés au système de test et de production. Le lendemain, l'outil était prêt à l'emploi et nous avons pu travailler immédiatement avec“, explique Eppeneder. „L'outil est très structuré - une fois que l'on a compris la logique, on arrive rapidement au but“.“

Allègement des tâches quotidiennes

Depuis l'introduction de FIS/HRD SRA, la méthode de travail du service RH d'Iwis a considérablement changé. Au lieu de tests manuels fastidieux, il est aujourd'hui possible de comparer des versions ciblées. Les modifications peuvent être suivies de manière transparente, y compris la documentation et les commentaires.

“Le Lorsque des erreurs se produisent, ne se laissait souvent plus comprendre ce qui s'est concrètement passé dans le système”.”

Andreas Eppeneder,
Directeur de la paie au sein de HR Planning,
Iwis

„Le plus grand avantage est l'énorme gain de temps. Nous économisons au moins trois quarts du temps que nous passions auparavant à tester des personnes individuelles“, explique Eppeneder. „Aujourd'hui, nous voyons directement quelle modification est intervenue dans le système et quelles en sont les conséquences“. En outre, l'outil, respectivement le versionnement, assure une plus grande sécurité dans l'exploitation courante. Cette vue d'ensemble est particulièrement décisive dans l'environnement sensible de la paie. Les modifications sont documentées proprement sur l'ensemble du système - du système de développement à l'environnement de production en passant par les tests. Les erreurs peuvent être détectées à temps, corrigées de manière ciblée et même évitées. „Le système est devenu globalement plus sûr. Nous avons un bien meilleur sentiment avant chaque paie - dans toute l'équipe“, résume Eppen-eder.

Outre FIS/HRD SRA, Iwis utilise également d'autres outils de la famille de produits FIS/HRD, notamment FIS/HRD CCC (Copy, Compare, Convert). Alors que FIS/HRD SRA assure la transparence des modifications apportées aux schémas, aux règles et au Customizing, FIS/HRD CCC prend en charge la comparaison structurée des résultats de paie. Les cycles de paie peuvent ainsi être systématiquement comparés - par exemple entre différentes périodes, systèmes de test et de production ou après des modifications du Customizing. Dans le cadre de l'interaction, les adaptations apportées aux schémas et aux règles d'Iwis peuvent être liées de manière ciblée aux effets concrets sur la facturation. 

Les modifications apportées au système ne restent donc pas abstraites, mais peuvent être suivies directement à l'aide des résultats de paie. Cela facilite la classification des écarts et crée de la transparence sur les effets de chaque modification.

„En cas d'écarts dans le cycle de facturation, nous pouvons très rapidement comprendre pourquoi les résultats ont changé et ce qui s'est passé dans le système“, explique Eppeneder. „Cela facilite considérablement l'analyse des causes, même au quotidien“.“

Outre la solution technique, Iwis met particulièrement en avant la collaboration avec FIS. Des interlocuteurs fixes, une communication claire et des formations pratiques ont largement contribué à la réussite du projet. „La collaboration a été très professionnelle et en même temps familiale. Dès le début, nous avions un interlocuteur fixe, tous les processus - de la mise en place à la formation - se sont déroulés de manière ciblée et sans problème“, rapporte Eppeneder. „Cela nous a énormément aidés à mettre en place l'outil rapidement et efficacement“. Du point de vue de FIS, l'étroite coopération est également un facteur de réussite central. „L'échange avec les utilisateurs et le feed-back de la pratique sont pour nous essentiels pour continuer à développer nos produits et rester proches des clients“, déclare Schleyer.

Base pour les modifications

En utilisant FIS/HRD SRA, Iwis a créé une base fiable permettant de suivre de manière transparente les modifications apportées aux schémas et aux règles et d'améliorer la sécurité de la paie. La réduction de l'effort de contrôle, la meilleure vue d'ensemble des changements et la confiance renforcée dans les processus ont un impact direct sur la qualité de la paie mensuelle. En perspective, Iwis prévoit d'élargir encore les possibilités de versionnement et de les utiliser davantage à l'avenir dans l'environnement de production. L'entreprise est ainsi bien placée pour mettre en œuvre de manière contrôlée et compréhensible d'autres changements dans l'environnement SAP HCM. (Source : FIS)

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