Maintenance directement à partir de SAP

Dans le module de maintenance SAP PM, le gestionnaire de réseau de transport gère ses installations techniques et y reproduit leur structure. Les installations, de leur construction à leur mise au rebut, sont documentées dans près de 400.000 plans, dessins, manuels d'exploitation, etc.

Ceux-ci se trouvent sous forme papier à des postes de documentation dans onze zones de maîtrise réparties dans les Länder de l'Est. De plus, elles étaient auparavant stockées sous forme numérique dans un système de gestion des documents (DMS), mais celui-ci n'avait pas d'interface avec SAP.

"La plupart des fournisseurs de DMS ne peuvent pas proposer une intégration informatique directe dans les processus SAP en raison de la grande complexité logique des interfaces".

sait Jens Scheffczyk, chef de projet et responsable technique de la documentation technique et de SAP PM dans le domaine de la gestion de la maintenance.

Afin d'harmoniser le contenu de SAP ERP et de la documentation de l'installation grâce à des conventions conceptuelles, le service de maintenance a intégré dans le DMS externe des entités telles que les commandes, les projets, les équipements, les numéros de matériel et les lots.

Les postes techniques et les équipements étaient donc conservés dans deux systèmes parallèles. Cela signifiait que les deux systèmes devaient être comparés manuellement en permanence - un travail de maintenance important et, malgré le plus grand soin, il y avait toujours des différences de contenu entre les deux environnements système.

Solution SAP DMS intégrée

Avec le Document Control Center (DCC) de BDF, Ontras a donc introduit fin 2015 une solution qui complète le module DMS propre à SAP par des fonctions essentielles. En interaction avec SAP PM, Ontras peut ainsi gérer sa documentation dans SAP DMS, avec une intégration et une interconnexion complètes avec d'autres objets commerciaux SAP.

Ontras ne doit reproduire qu'une seule fois la structure des équipements dans SAP PM, le DMS peut y accéder automatiquement. Les documents dans le DMS sont directement liés aux postes techniques et aux équipements dans SAP PM.

Il y a environ 150 utilisateurs SAP dans le domaine de la maintenance, dont environ 70 qui utilisent régulièrement le DMS. Le service central de documentation à Leipzig alimente le système avec de nouveaux documents et met à jour les documents existants ; les responsables de la maintenance et les chefs de projet sur le terrain ont accès aux documents par ce biais.

Cela fonctionne soit d'un point de vue technique, soit d'un point de vue organisationnel. La vue technique est supérieure et articule le réseau de lignes à l'aide de la structure de postes techniques dans SAP.

Les postes techniques sont donc liés aux documents, chaque pièce d'équipement (engrenage, moteur, robinet à boisseau sphérique ...) d'une vanne est associée à son attestation correspondante (certificat du fabricant), document CAO, etc. dans le DMS.

Acquisition : origine de la documentation

L'équipement est créé dès l'achat et installé plus tard au poste technique. Jens Scheffczyk :

"Cette intégration de la gestion documentaire dans le processus d'approvisionnement de la logistique était un point essentiel du projet. L'approvisionnement est à l'origine d'une partie de la documentation, d'où l'importance d'une chaîne documentaire sans faille".

Le poste de commande constitue la base de ce processus. Grâce à un processus spécialement développé à cet effet, le service des achats peut relier les documents créés lors de l'approvisionnement aux équipements dans SAP PM et les intégrer directement dans les opérations logistiques de maintenance, de construction et de transformation.

La deuxième vue des documents techniques est axée sur leur structure organisationnelle. Elle est destinée à être utilisée sur place par le responsable de la maintenance et représente l'emplacement physique ou logique des documents. BDF a réalisé cette vue sur la base de la composante SAP pour l'ingénierie intégrée des produits et des processus (iPPE).

Ontras a également reçu avec la solution DCC un nouveau cockpit de recherche qui élargit de manière décisive la vue standard des documents SAP. L'utilisateur peut ainsi effectuer des recherches sur n'importe quel type d'objet dans les documents et combiner librement les requêtes.

Les majuscules et les minuscules ne sont pas prises en compte, il n'y a plus de limite de caractères et les performances sont également supérieures à celles des instructions Abap-Select traditionnelles. La logique pour cela a été réalisée sur la base du moteur de recherche SAP T-Rex.

La migration de l'ancien système vers le nouveau a été un défi pour Ontras dans la mesure où le fabricant de l'ancien système avait cessé son support technique. Il a fallu reprendre des documents et des équipements qui n'existaient pas dans SAP.

Celles-ci devaient être mises en relation avec celles qui existaient déjà dans l'ERP (postes techniques, projets, enregistrements d'entrées de marchandises). Grâce à un outil d'exportation spécial d'une entreprise partenaire, il a été possible de transférer les données de manière structurée dans un format de fichier défini et orienté vers SAP, de les charger dans une couche intermédiaire propre à SAP et, en même temps, de les convertir ou de les retravailler.

Sur la base de cette couche, environ un million de fiches info de documents ainsi que d'autres objets associés ont ensuite été créés et reliés aux données SAP existantes.