Quatre étapes pour passer au niveau supérieur du traitement automatisé des factures

1. standardiser et automatiser les processus en amont

Le traitement des factures avec référence à une commande est plus rapide et plus simple que celui des factures sans commande correspondante. Si toutes les autorisations nécessaires ont déjà été données au cours de la saisie des besoins, cette étape de travail peut être supprimée lors du traitement des factures. L'automatisation jusqu'à la comptabilisation est ainsi possible en arrière-plan (ce que l'on appelle le "traitement en arrière-plan"). Ecritures en noir) est possible. En outre, il est possible d'effectuer une concordance à trois voies pour les factures. Ce mécanisme de comparaison renforce la sécurité du processus : contre les erreurs comme contre les Tentatives d'escroquerie .

Pour simplifier les processus dans la comptabilité fournisseurs, il est donc recommandé d'augmenter la part des factures avec référence à une commande (SAP MM). Le meilleur moyen d'y parvenir est de rendre le processus de saisie des besoins particulièrement simple et intuitif pour l'utilisateur, tout en étant synonyme de standardisation pour le service des achats. Un workflow numérique pour la saisie des besoins et le contrôle et la validation des commandes peut être utilisé à cette fin.

2. augmenter l'automatisation grâce à l'IA

Un flux de travail numérique pour le traitement des factures entrantes (en particulier sans référence à une commande, SAP FI) peut déjà alléger considérablement la charge de travail des employés chargés de la comptabilité fournisseurs. L'utilisation de l'intelligence artificielle ouvre de tout nouveaux champs d'application pour l'automatisation. Des scénarios concrets sont par exemple l'extraction de données par auto-apprentissage, des propositions d'imputation intelligentes (parmi lesquelles les employés n'ont plus qu'à choisir) ou des fonctions de suggestion permettant de trouver la bonne personne pour le traitement déjà pendant la validation. Un potentiel d'automatisation supplémentaire s'ouvre avec l'analyse prédictive, la prévision et la détection d'anomalies.

3. adieu le papier

Quiconque a déjà automatisé en grande partie le processus de traitement des factures entrantes dans son entreprise connaît le point crucial : la plus grande source d'erreurs, le plus grand frein au traitement automatisé est toujours la lecture des données des documents scannés. En respectant certains points, il est possible d'améliorer encore de manière significative les résultats de la lecture des documents. Comme nous l'avons déjà mentionné, l'intelligence artificielle peut également apporter sa contribution. Il ne faut toutefois pas se leurrer : le taux d'erreur lors de la lecture des justificatifs ne sera jamais réduit à zéro, il s'agit plutôt de le minimiser au maximum. Une chose est sûre : moins il y a de factures papier, plus le degré d'automatisation du traitement des factures est élevé et moins il y a d'erreurs de saisie.

4. externalisation vers le cloud

L'optimisation des processus est généralement la première priorité lorsqu'il s'agit du traitement numérique des factures. Toutefois, le backend offre également un potentiel d'optimisation. L'externalisation de certains processus (partiels) vers le cloud en est un exemple. Les processus standardisés avec un volume élevé sont particulièrement adaptés à cet effet. Au lieu de mettre à disposition du matériel et des logiciels pour des processus tels que la lecture des documents ou l'archivage sur site et d'assurer la maintenance des systèmes, ces services peuvent également être obtenus à partir du cloud. Il s'agit là d'un élément supplémentaire pour faire avancer l'automatisation et de nombreuses entreprises misent donc sur  scénarios hybrides  du cloud et sur site.

Conclusion : d'abord la numérisation, ensuite l'optimisation

Les processus de la comptabilité fournisseurs sont déjà nettement simplifiés par le passage du traitement manuel et papier des factures au traitement numérique. Mais même après la numérisation des étapes de travail, il existe d'autres options pour augmenter encore le degré d'automatisation afin de se rapprocher de l'objectif : un taux maximal de comptabilisation en arrière-plan des factures entrantes. 

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