Huit défis pour la gestion des licences SAP

Au cours des dernières années, la transparence et donc la vue d'ensemble de la licence SAP utilisée et nécessaire ont été complètement perdues en raison de nouveaux produits ainsi que de "nouvelles" métriques de licence (licence Hana, moteurs SAP, utilisation indirecte ou cloud).

Cela n'a pas dérangé de nombreux clients SAP : ils avaient en effet le "meilleur contrat SAP" et les "meilleures conditions". Alors pourquoi devraient-ils regarder de plus près l'utilisation des licences ?

Aujourd'hui, il s'avère qu'ils auraient mieux fait de le faire. En effet, ils sont désormais confrontés à de nombreux défis en matière de gestion des licences SAP. Et ces défis sont loin d'être résolus par les outils d'audit SAP ou les solutions manuelles basées sur Excel.

Les besoins en licences SAP (droits d'utilisation) sont basés 1:1 sur l'utilisation des systèmes SAP, qui - comme on le sait depuis longtemps pour la gestion des utilisateurs SAP et des rôles SAP - change constamment.

1. les achats de licences SAP sont basés sur des estimations d'utilisation future

Lors du lancement de nouveaux produits SAP, il n'est généralement jamais tenu compte du stock de licences existant du client. Cela s'explique par le fait que le service commercial de SAP soumet son offre aux clients SAP sur la base d'informations qu'ils ont eux-mêmes fournies au préalable.

Avant le début du projet (lancement du produit), les clients ne peuvent généralement pas savoir exactement combien de collaborateurs ont besoin d'une licence ou qui seront ces collaborateurs à l'avenir. Par conséquent, le nombre de droits d'utilisation nécessaires doit être estimé.

Et cela conduit inévitablement les clients SAP à acheter de nouvelles licences SAP pour des collaborateurs qui possèdent déjà le droit d'utilisation nécessaire. Ainsi, un surplus de licences est généralement inévitable.

2. interprétation des différents types de licences :

Depuis un certain temps, SAP propose dans ses listes de prix de nouveaux types de licences SAP User. Les prix de ces types de licences sont extrêmement attractifs par rapport à la coûteuse licence "SAP Professional User". Malheureusement, les descriptions ne le sont pas.

En effet, comme c'était déjà le cas auparavant, les descriptions laissent place à l'interprétation. Par exemple, une liste précise des transactions qu'un utilisateur peut effectuer avec la licence correspondante n'est pas fournie. Or, sans cette liste, comment décider du type de licence dont l'entreprise a besoin ?

Le réveil survient généralement lors de la mesure ultérieure du système SAP, lorsque SAP "affirme" que le type de licence n'est pas suffisant pour l'utilisation. En général, on a alors acheté le mauvais type de licence et on paie en plus la maintenance coûteuse, alors qu'on ne peut pas l'utiliser.

3. attribution des types de licence d'utilisateur nommé :

Selon les conditions générales de SAP, les clients SAP doivent attribuer les licences en fonction de l'utilisation. Toutefois, avant qu'un utilisateur puisse utiliser SAP, il a besoin des autorisations SAP correspondantes. Ces deux notions sont souvent confondues.

Ainsi, l'attribution de licences d'utilisateurs nommés sur la base des rôles SAP attribués peut s'avérer être un plaisir coûteux. En effet, toute personne qui s'y connaît en matière d'autorisations SAP sait que chaque utilisateur SAP dispose de plus d'autorisations qu'il n'en a réellement besoin.

Cela ne peut pas non plus être évité efficacement, car les droits dans les rôles SAP augmentent constamment avec le temps en raison des exigences du business. Mais l'attribution manuelle du type de licence dans SU01 ne facilite pas non plus l'attribution en raison de l'évolution constante des utilisations.

Par exemple, un collaborateur qui avait besoin d'une licence "SAP Worker User" le mois dernier peut déjà avoir besoin d'une licence "SAP Project User" ce mois-ci parce qu'il a changé de service et donc de domaine d'activité. Mais le département de la base SAP n'est généralement pas au courant de ces changements.

Résultat : les droits d'utilisation sont mal attribués et le stock de licences ne correspond pas à l'utilisation réelle.

4. évolution constante des besoins en matière de licences :

Comme décrit ci-dessus, les utilisations des systèmes SAP changent constamment. Les collaborateurs quittent l'entreprise, de nouveaux collaborateurs sont engagés ou leurs activités changent. Le stock de licences dont on dispose aujourd'hui peut ne pas être le bon l'année suivante. Mais comment surveiller ces changements ? Parmi les licences qui ne sont plus nécessaires, lesquelles peuvent être déclassées ?

La tenue de listes Excel manuelles ne peut pas répondre à ces questions. Il en va de même pour les moteurs SAP. Le stock ou les besoins augmentent - du point de vue de SAP - en permanence. Les nouveaux produits SAP remplacent les anciens qui ne sont plus développés. Le cas échéant, les licences peuvent être converties. Mais comment garder une vue d'ensemble ? Qu'est-ce qui a été installé ? Qu'est-ce qui est encore utilisé et qu'est-ce qui ne l'est pas ?

Dans le contexte où de nombreux moteurs SAP ne sont toujours pas ou mal mesurés par SAP, l'audit SAP n'aide pas à ce stade.

5. défis commerciaux :

par des modifications constantes de la liste des prix et conditions (PKL) : chaque trimestre, SAP publie une nouvelle PKL. La DSAG s'efforce de documenter les changements.

Mais qui peut lire tous les trois mois la longue liste des modifications ? Le cas échéant, par quel changement est-on concerné ? Les modifications sont-elles pertinentes ? Eh bien, en fait, la seule chose qui doit nous intéresser, c'est la LCP à laquelle nous achetons des licences SAP.

Toutefois, si l'on souhaite optimiser de manière proactive son stock de licences, il faut savoir quand telle ou telle métrique de licence a été modifiée.

Le produit que j'ai acheté il y a un an est-il encore disponible aux mêmes conditions dans la liste de prix actuelle ? Ou dois-je passer à une autre métrique à court ou moyen terme ? La nouvelle métrique est-elle plus avantageuse ou plus chère pour moi ?

6. contrats non spécifiques et PKL :

Même si l'on connaît son contrat SAP (contrats SAP) et la PKL correspondante - les descriptions ne permettent pas une interprétation claire. En fait, on ne sait jamais si, lors de la prochaine négociation de contrat, le service commercial SAP (SAP Compliance Department) ne va pas nous contacter de manière inattendue avec de nouvelles exigences.

Comme le montre le cas actuel de l'"utilisation indirecte", cela place tous les clients SAP devant un risque financier incalculable. En outre, tout dépend du moment où SAP NetWeaver a été introduit.

Madame Renate Thomas-Marcinkowski de Continental Automotive GmbH m'a fait remarquer lors de notre dernière table ronde d'experts à Cologne que, selon le choix de la licence NetWeaver 2007, le thème "utilisation indirecte" était entièrement couvert.

Un fait que très peu de commerciaux SAP ou de clients SAP connaissent certainement. Il en va de même pour le produit SAP "Open Hub". Les systèmes externes connectés via Open Hub ne doivent pas non plus être fournis en plus avec des licences dites d'"utilisation indirecte".

Outre l'analyse des contrats SAP et l'analyse de l'utilisation du système SAP, une analyse de l'architecture du système SAP doit être effectuée ici pour la première fois afin de déterminer les besoins réels en licences SAP.

7. mesure du système SAP :

Il devrait désormais être clair pour tous les clients SAP qu'il est impossible de déterminer ses besoins réels en matière de licences avec les outils d'audit de SAP. En effet, du point de vue de SAP, les audits SAP n'ont qu'un seul but : générer plus de chiffre d'affaires avec les clients existants.

Ce n'est un secret pour personne que ces outils d'audit sont défectueux et qu'ils surfacturent dans certaines circonstances, parce que le regroupement des utilisateurs ne fonctionne pas de manière optimale ou que la consolidation des licences ne tient pas correctement compte des types de licences spécifiques aux clients. Le "nettoyage du système" manuel effectué par de nombreuses entreprises prend beaucoup de temps et est sujet à des erreurs.

J'ai déjà mentionné plus haut le thème de la mesure du moteur. L'"utilisation indirecte" ne peut pas être mesurée du tout. Des systèmes Java ? Hana ? BusinessObjects ? Bien entendu, SAP ne cesse de développer ses outils d'audit. Il convient d'être particulièrement prudent avec LAW 2.0.

Après que SAP a mis un an à la mettre en place, elle fonctionne encore mal dans de nombreux domaines. Je ne peux que déconseiller à chacun de l'utiliser actuellement. Mais que pourra mesurer SAP à l'avenir ? Pourra-t-elle constater qu'un utilisateur SAP disposant d'une licence "SAP Worker User" a exécuté une transaction qui ne fait pas partie des fonctionnalités ?

Si j'étais responsable de cela chez SAP, je le vérifierais à l'avenir lors de la mesure du système SAP.

8. obligation légale de conformité :

Dans le contexte des licences SAP, la "conformité" est un sujet difficile. En principe, on ne peut jamais être conforme vis-à-vis de SAP. Les contrats SAP, les PKL et les descriptions sont bien trop flous pour cela.

D'autre part, les CEO sont personnellement responsables s'ils commettent des violations de droits d'auteur. C'est notamment le cas lorsqu'ils utilisent des systèmes SAP sans avoir acquis le droit d'utilisation correspondant. En d'autres termes, si l'on est titulaire d'une sous-licence.

C'est pourquoi je pense que les descriptions floues de SAP sont une astuce qu'elle conservera à l'avenir. Par crainte de sous-licences, les clients SAP préfèrent acheter plus de licences qu'ils n'en ont réellement besoin.

Ils se sentent ainsi du côté de la sécurité. Et tant que le service commercial de SAP est satisfait, le CEO l'est aussi. Mais pour les licences inutiles achetées en trop, on obtient alors une généreuse remise de la part de SAP. D

e client SAP a donc de nouveau obtenu le "meilleur contrat". Mais ne serait-il pas préférable de n'acheter que ce dont on a vraiment besoin ? C'est aussi ainsi que l'on peut établir la conformité.

Conclusion

L'octroi de licences SAP est un sujet de plus en plus complexe pour lequel SAP ne soutient pas ses clients. Au lieu d'aider leurs clients dans ce domaine, ils sont encore plus déstabilisés par des demandes de remboursement douteuses et des outils d'audit insuffisants.

Il en résulte - notamment par peur d'être sous-licencié - des achats de licences inutiles qui se chiffrent en millions. Le "nettoyage" manuel du système avant la mesure du système SAP ou le suivi de l'utilisation sur la base d'Excel ne résolvent pas les défis.

Les clients SAP qui ont pris conscience de ces défis recherchent l'aide d'experts externes en licences SAP qui disposent de l'expérience et des outils nécessaires pour rétablir la transparence dans la jungle des licences SAP.

Seul celui qui a une vue d'ensemble permanente de l'utilisation de ses systèmes SAP sait ce qu'il doit racheter et quand ou de quels droits d'utilisation il peut à nouveau se séparer.