Un groupe industriel mondial avec des processus P2P d'un seul tenant

Le KS Large Bore Pistons Group est l'un des principaux fabricants mondiaux de pistons de grande taille. L'entreprise développe des pistons d'un diamètre de 130 à 640 mm en acier et en aluminium pour tous les domaines d'application avec des carburants conventionnels, ainsi que des solutions pour des carburants alternatifs comme l'hydrogène, l'ammoniac ou le méthanol. Avec sa nouvelle solution xSuite, elle dispose d'une application P2P pour une utilisation internationale, dont tous les modules proviennent d'une seule source.

Jusqu'à fin 2022, la société KS Large Bore Pistons GmbH opérait sous l'égide de Rheinmetall sous le nom de KS Kolbenschmidt GmbH, au sein de laquelle elle couvrait le secteur des gros pistons. Elle y utilisait déjà une solution semi-automatique dans SAP, qui saisissait numériquement 30 pour cent des factures (uniquement certains types de factures et de fournisseurs). Ce système a d'abord été repris 1:1 après la séparation du groupe Rheinmetall - comme l'ensemble de l'environnement informatique.

Depuis, Large Bore Pistons travaille avec son propre système SAP ECC avec tous les modules importants : FI, CO, MM, WM, SD et autres. Lorsqu'une cyberattaque a entraîné la perte de nombreuses interfaces SAP en 2023, le fabricant a profité de l'incident pour mettre en place un système entièrement nouveau et holistique pour ses processus d'approvisionnement et de facturation.

Fournisseurs de logiciels pour l'internationalisation

"Lors de notre recherche, nous sommes tombés sur la solution xSuite, qui nous a convaincus avant tout par ses fonctionnalités complètes : elle nous permet non seulement de saisir et de traiter des factures, mais aussi de couvrir le thème des demandes d'achat, en bref de mettre en place un scénario P2P de bout en bout", explique Matthias Baumann, directeur financier de KS Large Bore Pistons Germany GmbH. "Avec la xSuite, nous obtenons tous les modules d'une seule source et nous avons en outre l'option de pouvoir déployer plus tard la solution pour nos usines à l'étranger en Chine et aux États-Unis, afin d'obtenir à nouveau sur place un support direct par la xSuite. Un fournisseur de logiciels avec lequel nous pouvons nous internationaliser - ce concept nous promettait une sécurité de planification et en même temps une efficacité maximale".

Le système a été mis en place en juillet 2023. Il comprend les composants pour le traitement des factures et des commandes ; la saisie OCR et les archives numériques de xSuite sont entièrement fournies à Large Bore Pistons par le cloud xSuite, tandis que le système SAP est hébergé dans le centre informatique de son prestataire de services informatiques. Matthias Baumann n'aurait pas pu mieux s'imaginer la collaboration avec xSuite : "Des Jour Fixes réguliers et ponctuels et une communication ouverte ont déterminé le projet logiciel".

Sensibilisation par le biais d'ateliers et de formations

Le service comptable et le service des achats ont été étroitement impliqués dans la mise en œuvre, avec des ateliers et des formations initiales. Cela a permis de s'assurer que toutes les personnes impliquées travaillent activement avec le système et l'adoptent dès le début. C'est justement dans le domaine des achats qu'il est important de faire prendre conscience de l'importance d'une imputation correcte, afin que l'affectation à la commande fonctionne à la réception de la facture.

L'opération de commande se situe au début de la chaîne de processus : dans le feeder du module d'approvisionnement, on décrit sa demande d'achat et, si le fournisseur a déjà été créé, on peut déjà reprendre les données de base essentielles. S'il existe déjà une offre, elle est jointe à la demande. La demande d'achat est automatiquement créée dans SAP à partir du feeder et l'approbateur correspondant est ensuite sélectionné via le centre de coûts. Le contrôle de gestion et la finance vérifient encore une fois si l'imputation est correcte et la commande quitte ensuite l'entreprise - directement déclenchée par SAP.

Commande, validation et offre regroupées en un seul endroit

Certes, il existait déjà auparavant un processus de validation des commandes dans SAP, mais il était très compliqué à gérer et ne pouvait plus être adapté de manière flexible par la suite. "Avec xSuite, la validation des commandes est aujourd'hui nettement plus rapide qu'auparavant, directement dans le système SAP", observe Matthias Baumann. Un autre avantage est la connexion de n'importe quel catalogue via l'Open Catalog Interface (OCI), l'interface de données de catalogue standardisée pour l'échange d'enregistrements de données de catalogue entre les systèmes d'e-procurement de SAP et les catalogues de produits des fournisseurs.

Auparavant, la connexion au catalogue se faisait via un outil séparé, mais la solution xSuite a désormais l'interface OCI déjà à bord. "C'est un grand avantage de xSuite que tout soit parfaitement documenté", explique le directeur financier Baumann. "Nous voyons la commande, la validation et l'offre regroupées au même endroit. C'est un grand avantage, surtout en cas d'audit ou de contrôle fiscal".

Après réception de la marchandise ou du service, la facture suit la commande passée. L'entreprise reçoit 8000 factures par an, dont la plupart arrivent sous forme de PDF. Environ 70% d'entre elles sont basées sur une commande. À l'aide du numéro de commande figurant sur la facture, le logiciel xSuite compare les différents postes de la commande avec ceux de la facture et signale les éventuelles différences. "Notre efficacité est maximale car nous détectons immédiatement les écarts et n'avons plus besoin d'examiner les factures ligne par ligne. De telles divergences sont alors immédiatement transmises au service des achats, qui doit les vérifier".

Malgré une part élevée de factures liées à des commandes, Large Bore Pistons ne comptabilise pas de manière sombre, mais fait valider chaque facture pour paiement - tout comme les 30 pour cent de factures qui ne sont pas liées à des commandes. Cela se fait via le workflow de facturation xSuite, auquel tous les responsables de centres de coûts et la direction sont connectés. On veut d'abord apprendre avec le système et constater combien d'écarts il y a réellement. Ce n'est que plus tard que l'on passera à une automatisation complète. Cela signifie que si la facture correspond à la commande et que l'entrée des marchandises est enregistrée, la comptabilisation se fait en noir.

Nette augmentation de la vitesse

Matthias Baumann : "Outre la transparence accrue sur l'ensemble du processus, c'est surtout le gain de vitesse que nous réalisons avec la solution xSuite sur l'ensemble du processus, de la commande au paiement. Si je compare la saisie et le traitement actuels des factures avec le travail manuel d'autrefois, nous sommes certainement passés d'un jour à deux ou trois heures aujourd'hui en termes de temps de traitement".

Avec la nouvelle obligation de facturation électronique à partir de 2025, Large Bore Pistons doit également s'adapter à l'envoi de factures électroniques. Il est quasiment certain que l'entreprise misera sur le composant correspondant de la xSuite. Tout d'une seule source, tel est le credo du directeur financier Matthias Baumann, qui s'en est très bien sorti jusqu'à présent.

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