Goodbye Excel - hello SAP Analytics Cloud : la planification financière intégrée en toute simplicité

En ces temps d'incertitudes économiques et de complexité croissante des marchés, c'est également indispensable. Il est donc d'autant plus important que la planification financière soit fiable et offre des possibilités de calculer de nouveaux scénarios. Mais c'est là que les feuilles de calcul Excel, encore utilisées dans de nombreuses entreprises, atteignent de plus en plus leurs limites. Les solutions logicielles les plus modernes, telles que SAP Analytics Cloud, permettent en revanche d'automatiser la planification financière et de l'intégrer à l'échelle de l'entreprise.

La planification financière comprend entre autres la planification du chiffre d'affaires et des coûts, la planification des investissements, des liquidités et des besoins en capitaux. Le compte de résultat prévisionnel et le bilan prévisionnel peuvent également faire partie des plans partiels. La planification financière est donc un élément important du business plan, qui permet de montrer où l'entreprise se développe financièrement, où les investissements et les budgets doivent être répartis et quelles stratégies sont rentables. Il est indispensable de garantir une base de données propre et de générer des prévisions valables afin que les mesures qui en découlent soient prises en toute connaissance de cause.

La planification financière est donc l'instrument central de la gestion d'entreprise et un outil précieux pour pouvoir réagir de manière ad hoc à des événements imprévus, tels qu'une pandémie ou des difficultés de livraison, en prenant les mesures adéquates ou en comparant différents scénarios et activités. Les planifications basées sur Excel atteignent ici rapidement leurs limites : En effet, remplir des fichiers Excel, les transmettre, les suivre et les vérifier est une tâche administrative qui bloque inutilement des ressources dans le département de contrôle de gestion - du moins si elle n'est pas encore automatisée. De même, l'utilisation de prévisions basées sur l'IA est difficile à reproduire dans Excel.

Planification financière basée sur Excel

Souvent, le processus de planification financière est tel que le contrôle de gestion transmet par e-mail des tableaux Excel aux responsables respectifs de la production, de la vente, du personnel, des achats et d'autres départements et demande la saisie manuelle de leurs données. Cela s'accompagne de nombreux rapprochements et demandes de précisions ainsi que de longs temps d'exécution et de révision. Travailler dans des feuilles de calcul individuelles pour les différents plans partiels, relier les cellules de données, les transmettre et les fusionner est à la fois chronophage et source d'erreurs. Non seulement les problèmes techniques peuvent entraîner des interruptions lors de la synchronisation des données ou l'écrasement de champs sans que l'on s'en aperçoive, mais en plus, les données ne sont pas toujours disponibles.

De même, chaque erreur doit d'abord être détectée, puis reproduite laborieusement le cas échéant et enfin corrigée manuellement. Cela nécessite souvent une nouvelle boucle de saisie des données, ce qui est source de frustration pour toutes les personnes concernées. De plus, il existe peu d'aide pour remplir les champs de données ou pour calculer les scénarios possibles, comme par exemple l'investissement dans une machine de production supplémentaire ou la disparition de personnel en raison d'un départ à la retraite ou d'un congé parental. Tous ces défis entraînent non seulement un gaspillage de ressources, mais aussi, dans certaines circonstances, des temps de réaction trop longs pour la direction et, dans le pire des cas, des décisions commerciales erronées.

Planification financière avec SAP Analytics Cloud

Dans une planification financière intégrée, le flux de valeurs est représenté de manière cohérente. Cela signifie que tous les plans partiels - qu'il s'agisse de la planification de la production, du personnel, des centres de coûts, du bilan ou de la planification des liquidités - sont représentés dans une solution logicielle comme SAP Analytics Cloud. Cela présente l'avantage que si des modifications interviennent dans l'un des plans partiels, leurs effets sur les autres plans partiels sont repris de manière automatisée. Par exemple, si une entreprise prévoit de doubler son chiffre d'affaires, la production doit également augmenter. Cela peut nécessiter de nouveaux collaborateurs (planification du personnel) ou de nouvelles installations de production (planification des investissements), ce qui se répercute sur les recettes de l'entreprise.

Outre l'aspect commercial d'une planification financière intégrée, l'importance de la coordination et du déroulement dans le temps apparaît également du côté des processus. D'un point de vue fonctionnel, cela se traduit généralement par l'existence de masques de saisie spécifiques pour les différentes données, qui offrent une aide aux responsables. Les données saisies peuvent être synchronisées en temps réel dans la vue d'ensemble ou être représentées dans des plans partiels liés, de sorte qu'une seule base de données correcte et complète est toujours disponible partout et à tout moment. Les responsables sont automatiquement informés par le système si des données doivent être saisies ou contrôlées. Le contrôle de gestion, quant à lui, a une vue d'ensemble optimale sur les personnes qui ont déjà saisi des données et celles qui ne l'ont pas fait. Un concept intégré de rôles et de droits garantit en outre que seules les personnes autorisées peuvent consulter, saisir et traiter les données. Il est en outre possible de commenter certains points de données, de sorte que les explications sont directement enregistrées dans la base de données et peuvent être consultées en cas de besoin.

Processus intégrés et automatisés

Au lieu de solutions réparties et de silos de données, les entreprises bénéficient d'une gestion uniforme et centralisée des données ainsi que d'une rétraction automatisée des données dans la planification financière. Les différentes fonctions de support pour les masques de saisie simplifient considérablement le processus de saisie des données. Cela permet de réduire les erreurs, de gagner du temps et de ménager ses nerfs - et donc de diminuer les coûts. Le service de contrôle de gestion dispose de plus de ressources pour ses tâches principales, car l'environnement de planification agile et efficace automatise et accélère le processus de planification financière. Grâce à l'intégration en direct, les données arrivent automatiquement et en temps réel dans tous les sous-plans liés.

Prendre de meilleures décisions grâce à l'IA

Avec la planification financière intégrée, les informations sont disponibles à tout moment et de manière transparente pour la planification ultérieure, la saisie des données ou les calculs de scénarios ou les prévisions basées sur l'IA. Il est également possible d'établir automatiquement des prévisions pour les mois ou les années à venir sur la base des dernières années, en tenant compte par exemple des effets saisonniers, de l'inflation et d'autres aspects. Par exemple, avec une solution logicielle moderne comme SAP Analytics Cloud, le contrôle de gestion peut simuler les effets d'une hausse de l'inflation sur les différents sous-plans. Cette prévision peut servir de "proposition" et accélère la planification ultérieure. En effet, si la "proposition" est acceptée, l'adaptation se fait de manière très ciblée et automatisée là où elle est nécessaire ou là où il y a des répercussions. Il n'est pas nécessaire de recommencer la planification depuis le début.

Des tableaux de bord pour une vue d'ensemble maximale

Outre l'intégration transparente des plans partiels et des systèmes sources, qu'il s'agisse de SAP ou de systèmes tiers, la communication intégrée au système permet de réduire considérablement la complexité de la planification financière. Cela va jusqu'à la création de rapports par le contrôle de gestion, qui peuvent être très personnalisés - par exemple en présentant différents points de vue - et qui sont également possibles de manière ad hoc. Contrairement aux présentations PowerPoint condensées et aux réunions de coordination avec la direction ou le conseil d'administration, les tableaux de bord clairs permettent une présentation plus rapide, plus fiable et plus intuitive des données et des conclusions. Les commentaires susmentionnés sur les points de données constituent un avantage particulier, car ils permettent d'accéder à l'explication de certains résultats en cas de besoin. Cela allège le contrôle de gestion dans la préparation des rapports, car le contexte ne doit pas être présenté séparément. Il est plutôt possible d'afficher des évaluations et des visualisations avec des tableaux, des graphiques ou des cartes dans une salle de conseil virtuelle avec un tableau de bord. Les décideurs voient ainsi d'un coup d'œil ce qui ressort des données.

Planification financière intégrée - les écueils à éviter

Pour s'engager sur la voie d'une planification financière intégrée et automatisée, les entreprises ont besoin d'une gestion professionnelle du changement. En effet, tout changement est susceptible de susciter des résistances au sein de l'équipe. Les collaborateurs qui ont toujours travaillé avec Excel peuvent être réticents à s'en séparer. C'est pourtant essentiel pour que la planification financière intégrée puisse déployer sa valeur ajoutée.

C'est pourquoi il faut impliquer très tôt les départements concernés. Les "Friendly Customers" ou les "Corporate Influencers" - c'est-à-dire les membres de l'équipe bienveillants - peuvent également aider à tester la solution dans le cadre d'un "Dry Run" et convaincre d'autres collaborateurs grâce à leur feedback et leurs expériences. En outre, il est recommandé d'adopter une approche agile plutôt qu'une conception fixe suivie d'une phase de mise en œuvre. Car dans ce cas, la solution de planification financière aurait très probablement déjà un an et demi d'existence au moment de son lancement. Il est préférable d'esquisser et de mettre en œuvre les différents thèmes, étape par étape, de l'analyse de la situation actuelle à la mise en service, en passant par le concept de pilotage. Dans ce contexte, il peut être judicieux d'attendre, par exemple parce que la solution logicielle SAP Analytics Cloud est mise à jour tous les trois mois. Avant de faire programmer certaines fonctionnalités à grands frais, il pourrait être intéressant d'attendre la prochaine mise à jour, qui apportera peut-être déjà la solution.

Conclusion : une planification financière viable

Il ne fait aucun doute que la planification financière est un processus important dans l'entreprise. Pourtant, de nombreuses entreprises n'ont toujours pas pris le chemin de la numérisation et de l'automatisation à grande échelle pour optimiser la planification financière dans l'entreprise. Le credo "Never touch a running system" est largement répandu. Aujourd'hui plus que jamais, il convient de vérifier à quelle vitesse les efforts initiaux pour mettre en œuvre une planification financière intégrée seront amortis. Surtout si des systèmes du même fournisseur - comme SAP Analytics Cloud - sont déjà utilisés.

D'une manière générale, la planification financière intégrée est rapidement amortie, car de nombreuses tâches administratives manuelles sont supprimées. D'autre part, il est également indispensable pour les entreprises de générer des prévisions propres et rapides afin de positionner l'entreprise de manière résiliente. Un expert en informatique expérimenté aide à peser les avantages et les inconvénients et à préparer soigneusement le passage à la planification financière intégrée ainsi qu'à la mettre en œuvre de manière fiable. Car plus le plan financier est valable, mieux l'entreprise est préparée pour l'avenir.

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