Norme mondiale en matière de gouvernance des matériaux

Le groupe Scherdel est un groupe technologique d'envergure internationale dont le siège social est situé à Marktredwitz. Cette entreprise familiale développe et fabrique des ressorts techniques, des pièces découpées et pliées, des sous-ensembles, des systèmes en plastique ainsi que des machines spéciales destinées à l'industrie automobile, au secteur médical et à d'autres secteurs industriels. Avec 34 sites répartis dans onze pays, environ 6 800 collaborateurs et plus de 135 ans d'histoire, Scherdel compte parmi les leaders mondiaux dans ses technologies clés.

Dans le cadre de la mise en place de SAP S/4 et du déploiement international de SAP au sein du groupe Scherdel, le groupe technologique établit une nouvelle norme en matière de gouvernance des articles.

Apicon Data Master garantit la transparence, le bon déroulement des processus et une qualité accrue dans la création et la gestion des articles. La création manuelle des articles à l'aide de modèles dans SAP a été remplacée par une procédure pilotée par des workflows. Cette solution standard est en cours de déploiement dans les usines du groupe Scherdel à travers le monde.

Création de matériaux assistée par le système

Le groupe Scherdel a commencé en 2023 à mettre en place SAP S/4 et remplace progressivement les anciens systèmes existants. La création et la gestion des articles constituent des processus métier critiques auxquels participent de nombreux services. Chez Scherdel, il s’agit des ventes, de la production (en particulier la préparation du travail), des achats, de la planification des besoins, du contrôle de gestion et de l’environnement. Les achats inter-sociétés jouent un rôle important au sein de cette entreprise active à l’échelle mondiale.

Fiabilité et efficacité des processus

Dans le but de garantir, à l'échelle mondiale, la fiabilité des processus et l'efficacité de la saisie des articles et de la gestion des données sous SAP S/4, le groupe Scherdel a opté pour Apicon Data Master. Une solution éprouvée, modulaire et entièrement intégrée à SAP.

Une base solide avait déjà été posée : dans l'ancien système, Scherdel disposait d'un processus bien structuré pour la création des articles. Les responsabilités à chaque étape du processus étaient également clairement définies et ont été précisées dans le cadre de la mise en place de SAP.

Jusqu’à présent, le processus de création des articles n’était toutefois pas entièrement automatisé. Cela entraînait un manque de transparence sur l’ensemble du processus, des tâches manuelles et des données de base incomplètes. En l’absence de champs obligatoires, certains champs indispensables étaient parfois oubliés ou mal renseignés. De même, le respect de l’ordre correct des étapes du processus ne pouvait pas toujours être garanti. „ Ce qui nous manquait, c’étaient des champs obligatoires, afin que plus personne ne puisse oublier, dans le processus de création des articles, ce qui est réellement nécessaire “, explique Kathleen Neumann, responsable Lean et Informatique chez Scherdel Marienberg. À l’avenir, la création d’articles et les modifications devraient s’effectuer selon une approche basée sur les processus. Au début de la mise en œuvre de S/4, Scherdel utilisait des articles modèles SAP. Afin de rationaliser les processus et de réduire les délais d’exécution, il a été décidé de remplacer la création d’articles par des modèles.

Présentation d'Apicon Data Master

Fin 2024, Scherdel a opté pour Apicon Data Master. Cette solution certifiée SAP pour la gestion des données de référence a su convaincre grâce à ses fonctionnalités adaptées, à son intégration SAP complète et à ses possibilités d'extension modulaires. „ Nous avons pu découvrir cet outil chez des clients de référence. La décision a alors été prise très rapidement “, rapporte M. Neumann.

L'intégration d'Apicon Data Master dans l'approche de coaching a également constitué un critère important. Cela offre une grande flexibilité au groupe Scherdel, notamment dans la perspective d’un déploiement mondial. Dès le début du projet, un consultant interne a été intégré à l’équipe et formé. Cela a permis de mettre en œuvre rapidement et de manière autonome de petites adaptations dans Data Master. En très peu de temps, Scherdel a pu non seulement mettre en place de nouvelles logiques de règles, mais aussi développer des masques de saisie complets. Grâce à Apicon Data Master, l’équipe met désormais en œuvre de nouveaux processus de manière autonome, flexible et sécurisée. Si nécessaire, les experts d’Apicon apportent leur soutien. La conformité SAP est toujours garantie.

Efficacité avec de grands volumes de données

Avec la mise en place de SAP, le volume de données a augmenté par rapport à l'ancien système. Grâce à Apicon Data Master, la création et la gestion des données s'effectuent néanmoins de manière efficace, sécurisée et traçable. Près d'un an après le déploiement de Data Master, 6 800 articles ont déjà été créés. Cela correspond à environ 550 articles par mois, avec une tendance à la hausse.

Le processus de gestion des matériaux est divisé en plusieurs sous-processus comprenant des lots de travail distincts, qui sont délibérément accessibles à tous les intervenants. Cela rend les opérations traçables et accélère le processus. „ Les retours à ce sujet sont unanimement positifs “, confirme M. Neumann. „ Chacun sait quand c’est son tour. On sait où en est un lot de travail à un moment donné. “ Tous les services peuvent ainsi voir plus loin que le bout de leur nez et savoir quelles étapes sont globalement franchies. Grâce à la recherche de tâches par numéro d’article, les utilisateurs peuvent en outre localiser rapidement où une pièce est en cours de traitement. Dans la première usine, Scherdel a lancé la mise en œuvre de SAP S/4 sans outil basé sur un workflow et a utilisé les modèles SAP par défaut. En cas de modifications notamment, les fonctionnalités de la version standard de SAP n’étaient pas évolutives compte tenu du grand nombre d’articles. Scherdel a par ailleurs travaillé avec une logique de numérotation interne pour les types d’articles.

Règles intelligentes

Les modèles SAP rigides et la logique spécifique d'attribution des numéros ont été remplacés par la combinaison d'un ensemble de règles et d'un éditeur intelligent dans Apicon Data Master. Les modèles ont désormais cédé la place à des règles intelligentes. Il est ainsi impossible de sélectionner un mauvais modèle. Dans l’éditeur convivial, seuls les champs nécessaires à chaque étape du processus s’affichent pour les utilisateurs. Il n’est plus nécessaire de rechercher des champs dans différentes vues ; les autres valeurs de champ sont déduites automatiquement à partir des saisies de l’utilisateur. Les numéros d’article sont également déterminés automatiquement.

Cela réduit les risques d'erreurs et les délais d'exécution des processus. Des contrôles de plausibilité étendus dans les formulaires de saisie permettent d'obtenir la qualité de données souhaitée, en complément des champs obligatoires déjà existants. Les réactions des utilisateurs des services opérationnels sont unanimement positives. Notamment parce que le système offre désormais le guidage souhaité, que la transparence sur l'ensemble du processus a été considérablement améliorée et qu'il est garanti que les données sont gérées de manière exhaustive. „ L'adhésion de tous les collaborateurs impliqués confirme l'excellent travail de l'ensemble de l'équipe de projet “, souligne M. Neumann.

Déploiement international

Le groupe Scherdel déploie SAP S/4 à l'échelle mondiale au sein de son réseau d'entreprises. C'est pourquoi, dès la définition initiale des processus, il a fallu élargir la perspective à l'ensemble du groupe afin de regrouper les processus hétérogènes des différentes usines au sein d'un concept centralisé. L'approvisionnement inter-sociétés a également été anticipé pour les usines internationales, en collaboration avec les consultants d'Apicon.

Apicon Data Master est actuellement utilisé dans quatre usines du groupe Scherdel. D'autres déploiements sont en cours de réalisation et devraient également se dérouler en parallèle à l'avenir. Chaque fois que SAP est mis en place sur un site, les processus standardisés sont également mis en place avec Apicon Data Master. Une approche qui a fait ses preuves : „ Cela fonctionne très bien. Je ne vois pas comment cela pourrait fonctionner sans ce système “, confirme Kathleen Neumann.

Facteurs de réussite de la transformation

Une bonne gestion du changement revêt une grande importance pour le groupe Scherdel. L'équipe centrale de gestion des données de référence (MDM) est toujours impliquée dans les changements et les projets de transformation.

C’est essentiel pour intégrer dès le départ les processus liés aux données de référence. Scherdel en tire également profit dans le cadre du projet SAP S/4 HANA et lors de la mise en place d’Apicon Data Master : les utilisateurs clés sont accompagnés, les utilisateurs bénéficient d’une formation approfondie et, même après la mise en service, l’équipe reste à disposition pour répondre à toutes les questions. Les sessions de retour d’expérience organisées après la mise en service dans les grandes usines se sont avérées très utiles. La constitution d’une équipe composée de représentants des métiers, de l’informatique et de l’organisation, qui connaît et évalue les processus, revêt en outre une importance capitale. Des tests approfondis sont essentiels à la réussite du projet.

Non seulement avant la mise en service, mais aussi pendant l'exploitation – lors de la mise en œuvre de nouveaux processus ou dans le cadre de l'assurance qualité. L'équipe MDM de Scherdel s'appuie ici sur une vaste expérience.

Autres déploiements

La collaboration avec Apicon s'est avérée très positive et simple à tous les égards. L'Apicon Data Master a permis de mettre en place un processus efficace, fiable et transparent pour la création et la gestion des articles. Toutes les personnes concernées savent à quel stade du processus se trouvent les pièces, quels lots de travail sont en cours de traitement et quels champs doivent être mis à jour.

Nous avons réussi à garantir l'exhaustivité des données de base des articles, ce qui constituait auparavant un véritable défi, car il arrivait souvent, par exemple, que des numéros d'articles statistiques ou des indications de poids fassent défaut.

Avec Apicon Data Master, le groupe Scherdel a établi une nouvelle norme en matière de gouvernance des matériaux et mis en place une base de données fiable. Les utilisateurs et les services spécialisés bénéficient ainsi de processus automatisés, guidés et transparents.

Grâce à cette approche de coaching, les développements futurs pourront être mis en œuvre de manière autonome avec Apicon Data Master. La prochaine étape est déjà prévue : un processus centralisé pour le blocage et la validation coordonnée des modifications des données de base concernant les pièces utilisées dans plusieurs usines du groupe. À l'avenir également, le groupe Scherdel continuera de s'appuyer sur l'expertise d'Apicon et étudiera la possibilité d'utiliser le Data Master pour d'autres objets SAP et domaines fonctionnels. (Source : Apicon)