Gestion des certificats : gestion complète des compétences en médecine humaine dans SAP

Dans la pratique, on constate que les preuves exigées sont organisées et documentées de manières très diverses. La palette s'étend de la copie papier classique aux listes dans des fichiers Excel ou Word, en passant par des solutions plus ou moins sophistiquées de gestion des documents scannés. Dans ces conditions, il est illusoire d'envisager une consultation centralisée de toutes les personnes qui ont été formées à l'utilisation d'un appareil donné, y compris la validité de leurs certificats.

L'exécution correcte des instructions et leur documentation juridiquement sûre sont pourtant essentielles pour la sécurité des patients. Les instructions qui doivent être renouvelées selon des calendriers définis ou les formations complémentaires, par exemple en raison de mises à jour de logiciels, apportent une complexité supplémentaire à ce sujet. La direction des Tirol Kliniken a également été confrontée à ce problème. L'organisme responsable des hôpitaux autrichiens emploie environ 8500 personnes. La clinique universitaire d'Innsbruck - le plus grand des quatre établissements de santé qui en font partie - dispose à elle seule de 10 000 appareils médicaux individuels avec 950 types d'appareils différents, dont l'utilisation n'est autorisée qu'après une formation correspondante.

"Nous n'avions pas de vue d'ensemble, à l'échelle de l'établissement, de l'état des admissions. En conséquence, nous devions faire des recherches lors des contrôles ou des audits", explique Andreas Hlavac pour décrire le statu quo avant l'implémentation du nouvel outil de gestion des compétences. Il est responsable du service informatique des systèmes de gestion d'entreprise des Tirol Kliniken et a joué un rôle déterminant dans le développement et l'introduction de l'outil de documentation central pour les admissions aux appareils.

Documentation centrale

Après une évaluation approfondie des exigences, la direction a opté pour le cas d'entreprise Gestion des compétences du catalogue d'applications mobiles pour la maintenance et l'ingénierie, en bref Maint, de Snap Consulting. Spécialement développée pour saisir et organiser efficacement les compétences dans les organisations, l'application se distingue par sa capacité d'exécution inconditionnelle dans tous les environnements de systèmes SAP, qu'il s'agisse d'anciens environnements ERP ou du nouveau monde S/4.

On disposait ainsi d'un outil de documentation central pour des admissions conformes à la loi, avec un workflow de confirmation électronique. Mais les cliniques du Tyrol voulaient aller plus loin. Afin de réduire la charge administrative, il fallait créer des catalogues sur différents thèmes de formation. Ceux-ci devaient pouvoir être administrés de manière centralisée et être consultables par les stagiaires. Sur la base d'un développement commun, les coûts ont été partagés et les workflows souhaités seront également disponibles pour d'autres clients lors de la prochaine mise à jour du produit Snap Maint.

L'implémentation de six mois et une phase pilote de quatre mois ont été suivies par le déploiement dans tous les établissements. Et les Tirol Kliniken ont continué à développer les fonctionnalités de l'application pour elles-mêmes. "Entre-temps, nous l'utilisons également pour la formation des systèmes logiciels et les formations obligatoires telles que la protection des données, l'hygiène, les cytostatiques, c'est-à-dire celles qui ne sont pas soumises à la loi sur les dispositifs médicaux. Et nous avons également intégré notre propre plateforme d'apprentissage en ligne", explique le responsable informatique Hlavac. Après 18 mois de fonctionnement, 160 000 messages d'orientation sont documentés de manière juridiquement sûre dans le nouveau système de gestion des compétences et peuvent être consultés à tout moment de manière centralisée.