Gestion des actifs informatiques

La définition pour commencer : quel terme convient le mieux au défi - gestion des licences ou gestion des actifs logiciels ?

Carsten Lang :

"Dans les pays germanophones, nous avons depuis longtemps dépassé le terme de gestion des licences, qui est loin de décrire les responsabilités des partenaires chargés de cette tâche".

Les logiciels sont depuis longtemps devenus l'un des plus grands facteurs de coûts dans les organisations actuelles, et pas seulement au sein de la communauté SAP, et ont pris toute leur importance en tant qu'actifs.

Mais au lieu de gestionnaire d'actifs logiciels, j'opterais plutôt pour le terme "gestionnaire d'actifs informatiques", car le profil d'activité d'un gestionnaire d'actifs informatiques ne se limite pas aux logiciels, mais inclut également les services, le matériel et d'autres facteurs".

Lang sait de par sa pratique professionnelle et il ajoute

"Pour l'avenir, je verrais même ici la notion de responsable des actifs informatiques et de la sécurité, car toutes les formes de menaces possibles par l'utilisation des logiciels et technologies actuels trouvent leur intersection dans ce poste.

Si une organisation ne connaît pas les logiciels qu'elle utilise, leur version et leur niveau de patch, et si elle n'est pas en mesure d'identifier qui a installé des logiciels non autorisés sur des appareils appartenant à l'entreprise ou hébergés, il est quasiment impossible d'identifier les failles correspondantes, et encore moins de les contrôler".

De R/2 à ERP/ECC 6.0 jusqu'à S/4, le client SAP existant ne voit pas seulement une fantastique augmentation des fonctions et des processus d'entreprise, mais aussi, parallèlement, une croissance de la complexité et de la mise en réseau.

La transparence des actifs informatiques et l'optimisation des ressources utilisées sont donc une préoccupation de l'ensemble du niveau C de l'entreprise.

"C'est dans le domaine de la transparence que je vois le plus grand défi à l'heure actuelle".

souligne ainsi Florian Ascherl dans l'entretien d'E-3.

"Aujourd'hui encore, dans une grande partie des organisations que je connais, la responsabilité de la gestion des licences est scindée. Le gestionnaire de licences et d'actifs logiciels n'assume généralement pas - ou alors depuis peu - la responsabilité de la mesure de l'environnement système SAP.

De plus, l'expérience montre qu'il ou elle n'a qu'une compréhension superficielle, dans le meilleur des cas, des processus y afférents. La plupart du temps, nous trouvons la responsabilité des licences SAP et de l'arpentage dans le domaine de l'unité organisationnelle SAP ou dans les achats informatiques des entreprises.

La gestion des licences SAP est donc un défi relativement nouveau, même pour des managers aguerris qui doivent désormais se pencher sur l'historique des listes de prix et de conditions, des conditions générales, des droits d'utilisation des logiciels et, le cas échéant, des licences spéciales et des accords annexes".

L'une des différences avec les autres fournisseurs de logiciels est que SAP fournit en standard des outils de mesure. Et le senior manager de KPMG, Ascherl, explique

"Mais - et ce n'est pas une erreur de la part de SAP - le meilleur outil qui établit un standard ne peut évidemment pas, sans adaptations, identifier des constructions de contrats et des droits d'utilisation convenus individuellement sans la possibilité d'apprendre à le faire de manière fonctionnelle".

La pratique montre que l'entreprise utilise parfois des métriques de licence et des modèles hétérogènes pour un seul et même produit, ce dont ne sont généralement informées que les personnes qui se trouvent depuis des années dans l'unité organisationnelle SAP.

"La transparence est toutefois la condition sine qua non de la conformité".

définit Florian Ascherl.

"Celle-ci relève de la responsabilité du preneur de licence. La conformité est pour sa part la condition de base irremplaçable pour une optimisation réussie et durable.

En y regardant de plus près, on se rend vite compte que la mise en place des fonctions correspondantes ou d'une gouvernance de la gestion des licences aurait été plus judicieuse dès l'introduction du logiciel SAP, afin de pouvoir réagir efficacement aux exigences résultant de la stratégie informatique".

Sites contaminés

Rétrospectivement, on peut se demander si la gouvernance et la conformité sont des éléments déclencheurs d'une réévaluation du thème de la gestion des licences.

Carsten Lang, partenaire de KPMG, s'exprime à ce sujet :

"Avec la saturation du marché mondial, les éditeurs de logiciels ont développé les premiers programmes de conformité. La gouvernance n'y jouait qu'un rôle mineur.

De facto, la gouvernance pour les clients finaux et les outsourceurs a été la conséquence logique du nombre croissant de fabricants qui ont confronté les entreprises à une plausibilisation de leur stock de licences et à une comparaison entre l'utilisation et les droits d'utilisation acquis".

Et Lang ajoute que le sujet a pris de l'importance avec l'évolution de l'infrastructure informatique. On est passé d'un système de création d'entreprise à un système d'entraînement d'entreprise sous la forme d'environnements de systèmes hétérogènes avec une multitude de logiciels utilisés.

Les technologies de virtualisation, de cloud et de stockage, associées aux exigences légales en matière de conservation, de protection des données et de sécurité actuelle, ont encore accru la complexité.

"Il y a 20 ans, je ne savais que vaguement, comme beaucoup de nos clients actuels, quelles étaient les possibilités commerciales offertes par l'utilisation d'un logiciel SAP".

résume Carsten Lang.

"La gestion des licences ou la conformité n'était effectivement à l'époque un objectif poursuivi de manière durable pour aucun client ou fabricant que je connaisse. Cela résulte toutefois, à mon avis, des structures organisationnelles de l'époque et de la focalisation des utilisateurs sur l'objectif commercial stratégique et sur leurs propres compétences clés. La technologie n'était ici, au mieux, qu'un moyen pour atteindre une fin".

L'utilisation ciblée de logiciels pour soutenir les propres activités commerciales et augmenter l'efficacité interne de l'entreprise était en train de devenir un thème de croissance. Les deals étaient tout aussi prestigieux pour les commerciaux que pour celui qui réussissait à mener à bien un projet de mise en œuvre important dans une organisation.

"Les possibilités techniques de l'époque, qui étaient utilisées dans le cadre d'environnements système principalement homogènes, peuvent presque être considérées comme préhistoriques par rapport à l'époque actuelle".

explique Carsten Lang.

"Les systèmes SAP, avec leur portefeuille complet d'opportunités commerciales, ont été le front-end idéal pour que les clients fassent le pas vers l'automatisation et le contrôle des processus commerciaux.

Ce n'était pour ainsi dire tout simplement pas le moment de réfléchir en profondeur aux licences, et encore moins de mettre en place une organisation et des structures adéquates".

Le parcours de KPMG

Que recommande KPMG : quelle est la meilleure stratégie de licence possible pour la conformité, la transparence et l'optimisation ?

"Je constate régulièrement dans les situations clients que la cause des risques liés à l'utilisation des licences, qu'il s'agisse de SAP ou d'autres licences, se trouve dans l'absence de structures de gouvernance".

Florian Ascherl le sait grâce à de nombreux entretiens avec des clients.

Le modèle graduel montre ce qui suit : sans gouvernance, pas de transparence, sans transparence, pas de conformité et sans conformité, pas d'optimisation.

"L'origine de tous les désaccords potentiels réside dans la thématique de l'établissement de processus et de structures appropriés, déjà abordée au début et souvent négligée par le passé.

Cela s'explique par l'évolution de l'infrastructure technique telle que nous la connaissons aujourd'hui et par le passage du logiciel en tant que support facilitant le travail à un actif important de l'entreprise".

Quelle est la suite des événements ?

"Si l'on ne connaît pas, au sein de son entreprise, les structures de contrats de licence existantes ou les interlocuteurs qui gèrent le cycle de vie d'un logiciel, on devrait en principe envisager la mise en place d'un modèle de gouvernance".

recommande Ascherl, senior manager chez KPMG.

"C'est aussi la seule façon pour le DSI d'obtenir les informations dont il a besoin pour suivre efficacement sa stratégie informatique et assurer la conformité et la rentabilité.

En principe, nous conseillons à chaque client de s'évaluer objectivement et de se comparer à ses concurrents afin d'identifier si une gestion complète des licences est nécessaire.

Pour les petites entreprises, il serait déjà recommandé d'élaborer des règles "Pin to your Desk" auxquelles les collaborateurs doivent obligatoirement se conformer ou, à défaut, de chercher un partenaire qui peut se charger de certaines activités et apporter son soutien avec des connaissances spécialisées.

Ces règles de haut niveau peuvent déjà aider à endiguer les risques massifs liés aux licences. Pour le reste, nous sommes à votre disposition pour toute question et pour aider les clients à se situer dans un modèle de maturité et à concevoir une stratégie appropriée et rentable".

Le thème de la sous-licence, de la surlicence et de la post-licence est omniprésent dans la communauté SAP. Que faut-il faire ?

"Notre recommandation est de toujours commencer par regarder les contrats signés avec SAP".

explique Florian Ascherl pour la première étape pragmatique.

Si l'on a convenu de droits spéciaux, par exemple de configurations ou de droits de mise hors service (partielle), il incombe bien entendu au client concerné de faire usage de ce droit.

Il est recommandé de garder à l'esprit la future stratégie informatique et d'entreprise :

"Y a-t-il une possibilité de réutiliser les licences inutilisées ailleurs ? Y a-t-il des déploiements à venir pour lesquels les licences pourraient être utilisées afin d'économiser des achats futurs ? S'il n'y a pas de possibilité d'utilisation, j'ai tendance à conseiller aux clients de discuter avec SAP de la possibilité d'utiliser les droits de licence existants et potentiellement inutilisés à l'avenir pour la mise en œuvre de projets informatiques stratégiques planifiés".

conseille Ascherl, senior manager chez KPMG.

En fin de compte, c'est toujours le donneur de licence qui décide de la possibilité et de l'étendue de la prise en compte.

"Contrairement à de nombreux autres fournisseurs, SAP s'est montré extrêmement orienté client dans les cas que je connais".

sait Florian Ascherl grâce à ses contacts avec SAP.