Flux de travail des factures

Kirchhoff Automotive est un partenaire de développement de l'industrie automobile présent dans le monde entier et un fournisseur complet de structures métalliques et hybrides complexes pour les carrosseries brutes et les châssis. Afin de parvenir à une uniformisation des processus, l'entreprise a introduit la solution de traitement des factures entrantes de xSuite. Elle est déployée petit à petit dans les différentes sociétés nationales et de nouvelles fonctions sont ajoutées. L'entreprise familiale, qui existe depuis 1785, fait partie de l'actuel groupe Kirchhoff. Avec 9000 employés et 26 usines de production dans onze pays, Kirchhoff Automotive est le plus grand secteur du groupe.

Jusqu'à il y a quelques années, les différentes usines dans les différents pays géraient leur comptabilité fournisseurs de manière autonome, les départements financiers agissant plus ou moins en autarcie. Le groupe d'entreprises ne cesse de s'agrandir et d'acquérir de nouvelles usines. Il n'est donc pas exclu que chaque site gère son traitement des factures un peu différemment et établisse ses propres processus et logiques.

Par exemple, dans le domaine des factures de transport, la chaîne de processus "génération de la demande d'achat dans SAP - approbation - commande et livraison - facture ultérieure" a parfois été exécutée différemment. Cela peut entraîner un surcroît de travail, notamment lorsqu'il n'y a pas de commandes SAP. En effet, la question se pose souvent de savoir qui est responsable de l'approbation de la facture. Il arrive souvent que quelqu'un passe des commandes par téléphone qui ne se retrouvent pas dans SAP. Il en résultait que des marchandises étaient livrées sans référence à la commande et qu'il fallait alors chercher à qui appartenait la facture.

Nouveau centre de services partagés financiers

Dans le cadre de la mise en œuvre, Kirchhoff a également créé un centre de services partagés financiers au Portugal. "L'usine là-bas était la meilleure pratique en termes de processus. Nous pouvions bien l'utiliser comme modèle d'uniformisation afin d'exploiter les effets de synergie", explique Martin Jonczyk, qui a coordonné l'implémentation de la solution de traitement des factures dès le début. Martin Jonczyk, Global Consultant pour la solution xSuite chez Kirchhoff : "Les temps de traitement pour l'enregistrement et la validation d'une facture étaient très différents. Un système d'indicateurs a donc été mis en place avec l'implémentation du logiciel de réception des factures. Celui-ci permet désormais de comparer ces processus dans les différentes usines, dans le but de détecter les gaspillages".

75 pour cent des factures au format PDF : Fin 2020, le workflow de facturation était activé dans 13 sociétés. 250 000 factures sont traitées chaque année dans le monde entier, dont 80 pour cent sont liées aux commandes de SAP MM, dont 80 pour cent sont à leur tour directement comptabilisées, pour autant qu'il n'y ait pas de différences de prix ou de quantités. Aujourd'hui, 75 pour cent des factures arrivent par e-mail au format PDF et sont envoyées à une boîte aux lettres centrale dans le centre de services partagés. Dans un premier temps, le logiciel y lit les données d'en-tête et lance ensuite le workflow de validation pour les factures de coûts issues de SAP FI. Entre-temps, 2000 personnes dans le monde entier sont connectées à ce processus. Elles contrôlent les factures via leur compte SAP et les valident ensuite. Le logiciel se charge de la comptabilisation après la dernière validation.

Une vue d'ensemble transparente pour les comptables

Les 25% de factures papier restantes sont envoyées par les fournisseurs à leur usine nationale, où elles sont scannées et envoyées au centre de services partagés pour traitement. Des utilisateurs clés SAP-FI locaux assistent les utilisateurs finaux dans les usines et font avancer les améliorations importantes.

En un clic de souris, les spécialistes de la comptabilité peuvent obtenir une vue d'ensemble transparente : Combien de factures sont actuellement en circulation et où se trouvent-elles ? De telles informations sont aujourd'hui disponibles de manière standardisée au sein du système SAP. Un système central externe d'indicateurs a été développé à partir de ces données existantes, permettant de comparer et d'analyser les processus, parfois au jour le jour.

C'est pourquoi l'information sur la quantité de travail à consacrer au traitement d'une facture est encore plus précieuse. En effet, plus le processus est simple, plus une personne peut traiter de factures par heure/jour. Ceci est important dans le contexte d'une augmentation constante du volume de factures que Kirchhoff Automotive enregistre depuis des années, parallèlement à l'augmentation du volume d'affaires.

À partir de début 2021, l'équipementier automobile veut également connecter ses usines mexicaines au workflow, puis les usines américaines et chinoises. Et sur le plan technique, Kirchhoff veut passer encore davantage aux formats XML ou EDI. Cela permet d'augmenter le degré d'automatisation et d'améliorer la validation.