Finance et contrôle de gestion modernes dans la communauté SAP en tant qu'option S/4 : construire l'avenir avec Composable Enterprise

Les frontières éclatent : les clients existants de SAP recherchent des solutions ERP même au-delà de la liste des prix et conditions SAP (PKL). Une compétence clé de longue date de SAP est la finance avec les modules R/3 traditionnels FI, AM et CO - en tant que comptabilité, comptabilité des immobilisations et contrôle de gestion. Mais la planification moderne de la chaîne d'approvisionnement, la gestion du capital humain et la gestion de la relation client ainsi que d'autres fonctions ERP nécessitent une nouvelle approche de la planification financière. Actuellement, le Chief Financial Officer est plus un timonier qu'un comptable. Le CFO est également gestionnaire de fortune et contrôleur suprême, il a donc besoin de nouveaux instruments. Le fournisseur cloud native Workday a trouvé une réponse à de nombreux défis de la finance moderne.

Le magazine E3 a organisé une table ronde pour discuter des possibilités et des opportunités de la Finance Suite de Workday pour les clients existants de SAP. La table ronde virtuelle a eu lieu le 3 juillet et a été diffusée en direct sur YouTube et LinkedIn. Les participants étaient Frank Mens, Partner Executive Workday, Alexander Rauchstädt, Senior Manager dans le domaine du Digital Performance Management chez Deloitte, Jörg Waschkowitz, Management Consulting Finance chez PWC, et en tant qu'utilisateur et donc preuve de concept dans la table ronde E3, Johannes Hiemer, CEO Germany d'Evoila. L'enregistrement est gratuit sur disponible sur la chaîne YouTube de l'E3.

Pourquoi Workday ? "Nous sommes devenus une véritable alternative sur le marché germanophone et nous sommes activement demandés par de nombreuses entreprises", explique Frank Mens, manager de Workday, au début de la conversation E3. "Les clients sont souvent confrontés à une décision : Continuer comme avant ou chercher des alternatives ? Et entre-temps, plus personne ne peut passer à côté de Workday".

Bien sûr, tout système financier doit offrir les fonctions de base telles que la comptabilité et la clôture. Mais au début, cela représentait un défi en Allemagne pour Workday, qui est un fournisseur américain. "Nous avons toutefois réussi à surmonter cet obstacle et disposons de certificats en Allemagne, en Autriche et en Suisse", explique Frank Mens. "Le point décisif est toutefois la manière dont nous positionnons la finance à un niveau plus stratégique. Nous permettons aux départements financiers de se faire une place à la table des décisions importantes, de façonner l'avenir et d'impulser le changement. C'est la principale raison pour laquelle les entreprises choisissent Workday. Il ne s'agit pas seulement de comptabilité - tout le monde peut le faire".

Planifier et penser de manière stratégique

Un logiciel financier de nouvelle génération doit aider à planifier de manière plus stratégique et à se projeter dans l'avenir. "Notre objectif est d'offrir plus de transparence et d'agilité afin que les entreprises puissent réagir plus rapidement aux changements et adapter leurs processus", confirme Frank Mens, responsable de Workday. Les départements financiers, et pas seulement chez les clients SAP existants, poussent à cette agilité. Ils fournissent ainsi au niveau C des informations précieuses.

Pour les innovations ERP telles qu'une suite financière stratégique, la question qui se pose naturellement à un client SAP existant établi est la suivante : comment réussir le changement, la transformation numérique ? "La gestion du changement est un aspect décisif et je pense qu'il s'agit essentiellement non seulement d'informer les personnes au sein de l'entreprise, mais aussi de les faire réellement participer", souligne Alexander Rauchstädt, manager chez Deloitte, lors de la discussion en direct de l'E3. "Il s'agit de créer la confiance et de guider les collaborateurs pas à pas dans le processus de changement".

Jörg Waschkowitz, Management Consulting Finance chez PWC, confirme les propos de son collègue de Deloitte : "Il s'agit d'établir une communication claire, de s'assurer que chacun comprend pourquoi ces changements sont nécessaires. Un élément central est d'impliquer activement les collaborateurs dans le processus et de tenir compte de leurs perspectives. Cela permet de réduire les résistances et de favoriser une attitude positive face aux changements". Et encore une fois, Alexander Rauchstädt : "En tant que conseillers, notre rôle n'est pas seulement de soutenir l'implémentation technique, mais aussi de nous assurer que les personnes dans l'entreprise comprennent les changements et se sentent à l'aise avec eux. Souvent, nous travaillons en étroite collaboration avec les cadres pour nous assurer qu'ils transmettent les changements dans l'entreprise de manière crédible et qu'ils en donnent l'exemple".

Il semble important d'adopter une approche structurée. Les ateliers sont un élément très important, car ils permettent aux conseillers de Deloitte et de PWC de travailler directement avec les collaborateurs et de répondre à leurs questions et préoccupations spécifiques. "Nous apportons également des modèles et des approches éprouvées que nous avons déjà appliqués avec succès dans de nombreux projets", explique Jörg Waschkowitz, qui ajoute : "Mais il ne s'agit pas seulement d'ateliers. Nous avons aussi différents outils et méthodes que nous utilisons pour accompagner l'ensemble du processus.

Z. Par exemple, nous travaillons avec des approches de gestion du changement et de la transformation spécialement adaptées aux exigences de la plateforme Workday. Nous nous assurons ainsi que l'ensemble du processus se déroule sans accroc et que les changements apportés à l'entreprise sont durables".

Frank Mens, manager de Workday, précise lors de la table ronde de l'E3 les propos des consultants de Deloitte et de PWC : "Notre plateforme est très douée pour s'orienter vers les besoins des gens, les thèmes comme le New Work, c'est-à-dire les modèles de travail hybrides et à distance, et la collaboration d'équipes dans le monde entier via le Cloud. Mais aussi des thèmes comme l'intelligence artificielle, que nous mettons largement à disposition afin de créer de la valeur ajoutée, sans pour autant perdre de vue les personnes. Cela concerne aussi bien la sécurité des données que l'utilisation et la qualité des données pour la prise de décision. Il s'agit également de la représentation et de l'automatisation des processus dans l'entreprise. C'est quelque chose que notre logiciel apporte".

Il ressort clairement de la discussion sur YouTube de l'E3 qu'une compétence en matière de solutions basée sur les processus permet d'atteindre l'objectif. La suite Workday Finance est ici le plus souvent intégrée dans un système ERP supérieur, de sorte qu'une analyse globale est exigée par les partenaires de Workday, Deloitte et PWC, comme le précise Jörg Waschkowitz, consultant chez PWC : "Lorsque nous parlons d'une implémentation ERP, nous supposons que nous avons choisi la bonne solution ERP. Nous accompagnons nos clients dans cette démarche. C'est ainsi que je suis entré dans l'écosystème Workday en 2017. De nombreuses entreprises nous ont contactés parce qu'elles cherchaient des alternatives à leur fournisseur ERP existant. Nous avons alors identifié Workday comme la solution adéquate pour le marché allemand".

Tous les participants à la table ronde de l'E3 s'accordent à dire que le lancement d'un nouveau projet ERP est une décision importante. Il ne s'agit pas seulement de coûts de licence ou de déploiement, mais aussi d'un effort interne important. Il faut mettre à disposition des personnes et des ressources, et ce généralement en plus de leur travail habituel. "La transparence est ici essentielle pour choisir la bonne solution et planifier proprement le projet. Il est important d'avoir un calendrier ambitieux, mais aussi de bien impliquer les collaborateurs dans le projet", souligne Jörg Waschkowitz.

Alexander Rauchstädt de Deloitte sait, grâce à de nombreux projets clients, que le rôle des consultants est d'apporter les meilleures pratiques, de savoir comment elles sont mises en œuvre dans Workday et d'aider les clients à laisser derrière eux les anciens processus inefficaces. "Bien sûr, il y a des résistances", dit Rauchstädt, "mais en tant que conseillers, nous animons le processus et veillons à ce que le système ne soit pas trop personnalisé. Il reste ainsi apte à être mis à niveau et à évoluer". Jörg Waschkowitz de PWC ajoute : "Un projet ERP concerne de nombreuses personnes dans l'entreprise. La gestion du changement commence dès le choix de la solution. Nous devons emmener les équipes avec nous dès le début, leur ôter leurs craintes et les impliquer progressivement dans le processus".

Finance Suite avec IA

L'intelligence artificielle est une caractéristique essentielle de tous les produits cloud de Workday. Pour les départements financiers, cela signifie concrètement pouvoir préparer les décisions plus rapidement et mieux. Par exemple, dans le processus classique de clôture financière. "Souvent, on comptabilise jusqu'au dernier jour, puis on ferme les livres et on commence à vérifier si tout était correct", définit Frank Mens, manager de Workday, le défi. "On recherche les anomalies et les erreurs de comptabilisation pour garantir une clôture propre. Cela peut parfois prendre trois ou quatre jours. Ce que nous faisons, c'est que nous vérifions continuellement le système pour les anomalies de réservation, à l'aide d'un algorithme d'intelligence artificielle. Cet algorithme analyse plus de 10.000 transactions et identifie ce qui constitue une anomalie ou une erreur comptable. Les services comptables peuvent ainsi identifier et corriger les erreurs en temps réel, ce qui réduit considérablement le temps nécessaire à la clôture mensuelle".

Les modèles d'IA ne fonctionnent toutefois que s'il y a suffisamment de données pour entraîner les algorithmes. Une entreprise moyenne en Allemagne n'a souvent pas la base de données nécessaire pour utiliser l'IA de manière efficace. "Chez Workday, nous avons des millions de transactions par jour et beaucoup de nos clients nous permettent d'utiliser des données anonymes et protégées pour l'entraînement des algorithmes. C'est la force de Workday dans le domaine de l'IA", souligne Frank Mens.

Il y a des rumeurs selon lesquelles le code de commerce (HGB) serait moins connu chez Workday. Est-ce un sujet de préoccupation ou peut-on confirmer que Workday répond aux exigences légales locales de chaque pays ? Frank Mens : "Ce n'est absolument pas un sujet. Sinon, nous n'aurions pas la multitude de clients dans différents pays, comme par exemple Johannes avec Evoila. Si nous ne pouvions pas le faire, il n'y aurait pas de clients et le partenariat avec des consultants comme Deloitte ou PWC serait également difficile. Nous soutenons la jurisprudence locale dans chaque pays et le nombre de nos clients ainsi que notre réseau de partenaires prouvent clairement que ces rumeurs sont infondées".

Johannes Hiemer, CEO Germany chez Evoila, fournit une preuve de concept : "Nous avons démarré l'année dernière en novembre et nous nous occupons actuellement du déploiement dans différents pays. Pour le moment, nous utilisons les fonctions d'IA principalement pour la validation des réservations. Les collègues de la comptabilité l'utilisent déjà très activement. Cette année, nous observons l'évolution du support de l'IA et prévoyons de déployer ces fonctions à plus grande échelle l'année prochaine, lorsque tous les pays seront sur la plateforme".

Les déploiements ERP sont depuis le début un défi quotidien dans la communauté SAP, Johannes Hiemer précise à ce sujet : "Nous avons choisi au départ une approche intelligente en ne nous limitant pas à l'Allemagne, mais aussi à l'Autriche. Cela nous permet d'avoir une configuration internationale. Nous avons tenu compte des différences entre les pays, par exemple en matière de droit du travail. Actuellement, nous sommes en train de déployer la Pologne et la Bosnie. Les temps de mise en œuvre sont plus courts que lors des déploiements initiaux en Allemagne et en Autriche, car nous avons déjà développé des processus uniformes et une bonne base". Et Johannes Hiemer est particulièrement fier des courts délais de mise en œuvre : "C'est un mélange de tout. Nous avons essayé d'alléger les processus et de les standardiser au niveau international. Avec PWC, nous avons analysé de manière critique, dans la phase initiale, quels processus pouvaient être améliorés. Une plate-forme uniforme, basée sur des configurations de base et centrée sur les deltas, facilite considérablement les déploiements".

Même sans modification

Dans quelle mesure l'organisation structurelle et fonctionnelle d'une entreprise est-elle adaptée lorsque Workday Finance arrive dans l'entreprise ? C'est une bonne question, estime Alexander Rauchstädt, qui explique : "Nous suivons aujourd'hui une autre approche. En règle générale, nous ne partons plus de zéro, en documentant les processus existants du client pendant des années, puis en développant à grands frais de nouveaux processus théoriques. Au lieu de cela, nous apportons nos processus éprouvés, que nous considérons comme efficaces, fortement automatisés et conformes. Notre objectif est de rester le plus proche possible de la norme, car cela présente de nombreux avantages, comme les futures mises à jour et une efficacité accrue. Lors de l'implémentation de Workday Finance, nous examinons les processus du client et la manière dont nos processus standard peuvent y être appliqués. Nous nous demandons ensuite pourquoi ces processus standard pourraient ne pas fonctionner pour ce client particulier et nous les adaptons si nécessaire".
C'est généralement l'équipe de projet de déploiement qui décide dans quelle mesure Workday Finance doit être adapté aux processus existants ou inversement.

Frank Mens ajoute : "L'équipe travaille en étroite collaboration avec le client pour s'assurer que nous trouvons la meilleure solution. Le coût des adaptations est un point important et il est essentiel que toutes les parties concernées aient une compréhension claire de ce qui est nécessaire et des coûts qui y sont associés".

PWC recommande aux clients de rester le plus proche possible de la norme afin de profiter pleinement des avantages du système et de rendre la mise en œuvre efficace. "Bien entendu, nous tenons également compte des besoins spécifiques du client et travaillons en partenariat pour trouver le bon équilibre", décrit Jörg Waschkowitz en guise de conclusion. "En résumé, cela signifie que l'adaptation des processus et des systèmes est un processus commun dans lequel nous apportons notre expertise tout en tenant compte des exigences du client. Il s'agit de trouver la meilleure solution possible, qui intègre à la fois le processus standard et répond aux besoins spécifiques du client".

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