Une transformation réussie

En raison de ses activités mondiales et de son souhait de pouvoir gérer de manière plus ciblée certains segments et groupes de produits, l'entreprise internationale souhaitait modifier les méthodes existantes de détermination des coûts et des recettes, affiner les possibilités de comptabilisation et les aligner sur des règles comptables parallèles.

La comptabilité utilisait la méthode des coûts totaux, il n'y avait pas de rapport continu par centre de profit. L'examen détaillé de l'évolution mensuelle du chiffre d'affaires des différents groupes de produits et secteurs de l'entreprise prenait donc beaucoup de temps.

Schwabe ne pouvait pas le faire en appuyant sur un bouton et de manière automatisée. Le reporting existant manquait également de transparence pour des comparaisons rapides avec les chiffres clés de la société américaine.

D'un point de vue fiscal et commercial, il n'était pas possible de générer un bilan SAP commun. Cela devait changer au début de l'année 2012. De plus, en raison de ses activités internationales croissantes, Schwabe souhaitait également aligner et standardiser son bilan sur les normes comptables correspondantes IFRS (International Financial Reporting Standards) et US-GAAP (United States Generally Accepted Accounting Principles).

L'entreprise a donc décidé de faire migrer son système SAP allemand vers le Nouveau Grand Livre SAP ERP afin de l'établir comme solution globale et d'utiliser les fonctionnalités spécifiques que le Nouveau Grand Livre offre pour la gestion par segment et la comptabilité parallèle dans un environnement commercial international.

Concrètement, la méthode des coûts totaux existante devait être étendue à la méthode des coûts des ventes. De plus, des bilans complets au niveau des centres de profit devaient être rendus possibles. Pour cela, il fallait d'abord introduire la comptabilité des centres de profit. Une tâche exigeante sur le plan professionnel et technique.

7,5 millions de pièces justificatives

La condition centrale pour l'introduction réussie du nouveau grand livre était la conversion des pièces justificatives de l'exercice en cours, y compris tous les postes ouverts, dans les nouvelles structures.

Au total, 42 sociétés du groupe représentées dans des sociétés, telles que Schwabe GmbH, Deutsche Homöopathie Union ou encore W. Spitzner Arzneimittelfabrik, ont été concernées.

Le projet - de l'analyse au Go Live du Nouveau Grand Livre - a commencé par une phase de conception de deux mois et a été réalisé selon la méthodologie M-cbs développée par cbs. Celle-ci garantit une approche adaptée à la situation spécifique du client et au type de projet.

Les quantités de données et de documents qui ont dû être converties de l'ancienne à la nouvelle logique dans le cadre du projet étaient tout à fait respectables : sept millions de documents devaient être analysés et transformés par la suite.

Pour commencer, l'équipe Schwabe a dû procéder à une analyse et une documentation approfondies de toutes les pièces justificatives non encore archivées de l'année précédente et de l'année en cours dans 42 sociétés.

Concrètement, il s'agissait d'examiner toutes les opérations commerciales et les types de documents correspondants afin de pouvoir définir les types de fractionnement des documents. Tous les documents des deux derniers exercices étaient concernés et ont été examinés en détail en l'espace de six semaines, regroupés en clusters de processus et répartis en "SAP standard" et "cas spéciaux".

Dans le cadre d'ateliers communs, les utilisateurs clés des départements Finance et Controlling ont par exemple vérifié quelles opérations commerciales étaient comptabilisées et comment, afin de s'assurer que tous les processus étaient couverts par le nouveau grand livre.

Les questions relatives à d'éventuelles écritures incohérentes et à la manière de les mettre en conformité avec les prescriptions du manuel d'imputation à l'avenir ont également été résolues lors des ateliers. Le logiciel standard cbs ET Enterprise Transformer a été utilisé pour la mise en œuvre technique du système dans les nouvelles logiques.

Enterprise Transformer présente de grands avantages, en particulier pour le passage au nouveau grand livre SAP ERP : la date de transformation peut être choisie librement, c'est-à-dire, contrairement aux autres procédures, indépendamment de la fin de l'exercice.

L'étendue de la transformation, comme la reprise des soldes, la reprise partielle ou complète de l'historique, peut être définie de manière flexible. Ainsi, même les documents historiques apparaissent comme s'ils avaient déjà été comptabilisés dans le Nouveau Grand Livre.

Grâce à un processus de réconciliation automatisé des soldes et des bilans, l'identité des données de l'ancien monde au nouveau est garantie ; des outils d'analyse spécifiques identifient en outre les logiques comptables erronées, les données de base manquantes ou incorrectes.

Mise en œuvre technique du système

L'année précédente a été définie comme date de mise en œuvre de la conversion des données, car les anciens documents étaient déjà partiellement archivés et n'étaient plus disponibles dans le système de production. Pendant la transformation, tous les documents et tableaux de totaux pertinents de Finance et Controlling ont été transférés automatiquement dans les tableaux du nouveau grand livre avec des caractéristiques d'imputation telles que le centre de coûts et le centre de profit.

Quelle que soit la perfection du Customizing, seul un test permettra de savoir si la conversion dans les tables du nouveau grand livre et le fractionnement des documents fonctionnent réellement sans problème.

La nouvelle solution a été vérifiée en détail pendant deux semaines lors de trois tests d'intégration. Sur la base des résultats des tests, le feu vert a ensuite été donné pour le test final d'acceptation par les utilisateurs, au cours duquel la migration technique et la fonctionnalité de tous les processus commerciaux ont été vérifiées et acceptées.

Après l'approbation, cbs a effectué la migration technique dans l'environnement de production de manière analogue à la mise en œuvre effectuée auparavant pour le test d'acceptation. Toutes les modifications importantes du système ont été automatiquement consignées afin de garantir une mise en œuvre conforme aux exigences de révision. La reprise et la conversion du système ont été effectuées en l'espace de douze heures pendant un week-end non travaillé. L'exploitation productive n'a pas été perturbée.

Plus de visibilité

Les avantages de l'utilisation du nouveau grand livre SAP ERP pour le groupe Schwabe sur le marché pharmaceutique sont évidents : dès maintenant, l'entreprise peut établir pour la première fois des bilans au niveau des centres de profit et un compte de résultat selon la méthode des coûts des ventes.

Grâce à la nouvelle intégration en temps réel entre CO et FI, la transparence est assurée à tout moment sur tous les secteurs de l'entreprise et le reporting est possible selon n'importe quelle dimension. L'évolution économique des différents secteurs de l'entreprise peut être mieux comparée.

Pour Schwabe, le principal avantage de l'utilisation de cbs ET Enterprise Transformer était l'approche spécifique et le scénario de conversion flexible et sur mesure du grand livre classique au nouveau grand livre SAP ERP.

Grâce à l'expérience acquise dans des centaines de projets de transformation SAP d'orientations diverses, l'équipe de conseillers cbs a pu soutenir Schwabe dans toutes les étapes de la transformation, tant sur le plan professionnel que technique.

Enfin, Schwabe a atteint l'objectif important du transfert de savoir-faire : pendant le projet, les utilisateurs clés des départements spécialisés Finance et Contrôle de gestion ont appris, learning by doing, toutes les étapes importantes du customizing dans les parties du Nouveau Grand Livre qui étaient décisives pour eux, dans le domaine du fractionnement des documents et dans les domaines liés, comme par exemple l'intégration en temps réel FI-CO, afin de pouvoir effectuer ultérieurement de manière autonome des adaptations spécifiques aux clients.

"Grâce à la compétence et au soutien des conseillers cbs et à l'aide du logiciel standard ET, la transformation vers le nouveau grand livre s'est déroulée sans problème. cbs a été à nos côtés à 100 % avec son assistance technique, son savoir-faire professionnel et son approche des meilleures pratiques.

Cela a permis une mise en œuvre rapide et sans problème. Grâce à leur vision globale des exigences professionnelles et de la mise en œuvre technique, les conseillers ont contribué de manière décisive à l'introduction d'une structure de reporting plus efficace et donc à une plus grande disponibilité des informations".

confirme Roswitha Weiser, chef de projet à la comptabilité financière et responsable du projet de migration NewGL.

Actuellement, l'internationalisation de la solution SAP est au programme du groupe Schwabe. En 2013, le déploiement aux États-Unis devrait être achevé, également avec le soutien de cbs Corporate Business Solutions.