Contrairement au manque de personnel

Des logiciels et l'externalisation pour lutter contre les départements de ressources humaines vides

Le domaine de la paie, en particulier, connaît un problème de relève. De nouvelles solutions sont nécessaires. Presque personne n'aime encore l'entendre : Pénurie de personnel qualifié et guerre des talents. Et pourtant, personne ne peut l'ignorer, car il décrit assez bien la réalité dans les entreprises. La créativité est de mise pour attirer l'attention des candidats potentiels : Cela va des offres d'emploi originales aux plans de succession ciblés et à long terme, en passant par une plus grande flexibilité dans les exigences des postes et la préparation des personnes qui changent d'orientation professionnelle. Autant de leviers importants et tout à fait efficaces pour déjouer le marché vide des candidats.

Une catégorie professionnelle semble toutefois "immunisée" contre tout effort : celle des agents de paie. Comment cela se fait-il ? Avez-vous déjà vu, par exemple, un calculateur de 24 ans ? Il semble que ce métier n'attire pas les générations Y et Z qui affluent sur le marché du travail. Pourtant, les ressources humaines, ou "people and culture", comme elles se nomment de plus en plus souvent pour souligner leur orientation vers les collaborateurs, ne sont pas "out" en soi. Mais si c'est le cas, on cherche plutôt à débuter dans des domaines "branchés", comme l'Employer Branding, où le thème des médias sociaux joue un rôle de plus en plus important. Ou encore en tant que recruteur ou conseiller en ressources humaines junior.

Les thèmes doux, comme le développement du personnel, sont également très appréciés, car ils permettent d'être vraiment proche des gens. Mais la paie ? Ni branché, ni doux. De plus, la gestion de la paie exige de bonnes connaissances sur des sujets qui ne sont pas à la portée de tout le monde, comme le droit du travail, le droit fiscal et le droit de la sécurité sociale. Une formation adéquate est nécessaire. Mais dans un environnement approprié, cela peut aussi être le job de rêve pour les personnes aimant les chiffres.

Mais il n'y a pas que chez les jeunes que la fiche de paie est regardée avec méfiance. Même les recruteurs confirmés ne se tournent que rarement vers la paie par la suite. Les recruteurs deviennent des HR Business Partners. Les HR Business Partners deviennent des développeurs de personnel. Les développeurs de personnel deviennent des gestionnaires de culture. Mais la paie ? Il n'y en a pas. Peut-être est-ce dû au fait que les calculateurs dans les entreprises représentent souvent un one-man ou un one-woman-show et que beaucoup préfèrent travailler en équipe. Car cela offre non seulement des possibilités d'échange professionnel, mais aussi un remplacement régulier en cas de maladie ou de vacances. Les entreprises qui offrent un environnement de travail attractif et où les gestionnaires de paie ne font pas cavalier seul trouvent en tout cas de nouvelles recrues, comme nous le confirme Christian Pfeifer, co-directeur du fournisseur d'externalisation Empleox. 

Que faire alors si les jeunes et les moins jeunes ne s'enthousiasment pas vraiment pour la gestion de la paie ? Il faut soit donner un coup de pouce à l'attractivité, soit trouver un plan B. Les ressources humaines et la paie ne sont que des êtres humains. Cela signifie qu'ils souhaitent eux aussi pouvoir effectuer une partie de leur travail à partir de leur bureau à domicile. Et bien sûr, ils souhaitent utiliser pour cela un logiciel aussi intuitif que possible. Alors que de nombreux comptables des moyennes entreprises utilisent le système de paie SAP HCM, leurs collègues des autres fonctions RH s'orientent de plus en plus vers le cloud et souvent vers SAP SuccessFactors. 

Rendre les ressources humaines plus attrayantes

C'est ici que se trouvent tous les éléments stratégiques de la gestion des ressources humaines, à savoir le recrutement, l'onboarding, le tour de salaire numérique et la rémunération variable, la fixation d'objectifs, la performance et le feedback, la succession, le développement ou la formation continue. 

Tôt ou tard, les processus "clés" tels que la facturation ou la gestion des temps seront également transférés nativement dans la suite SAP SuccessFactors. En ce qui concerne la gestion des temps, SAP est déjà relativement avancé : le module SAP SuccessFactors Time Management, encore assez récent, peut déjà faire beaucoup de choses. L'époque où l'on ne pouvait "que représenter les absences" est en tout cas révolue depuis longtemps. Pour la facturation, il existe tout de même une bonne solution intermédiaire. Le module "Employee Central Payroll" combine la gestion des données de base d'"Employee Central" avec un calcul de rémunération dans le cloud, basé sur la technique éprouvée de SAP HCM.

Les choses ont donc déjà bien évolué. Le fait que les gestionnaires de paie doivent s'asseoir dans des bureaux moisis remplis de classeurs pour faire leur travail et travailler avec des systèmes hautement techniques dont l'utilisation est à peine intuitive n'est en tout cas qu'un cliché. 

Mais ce qui permet vraiment d'emballer les responsables des ressources humaines et de la paie, c'est un logiciel qui couvre tout le spectre de la gestion moderne des ressources humaines avec une seule interface. L'année dernière, le prestataire de services informatiques RH Empleox a montré à quoi cela pouvait ressembler avec son package One HXM.

Un paquet complet pour les RH

Derrière One HXM se cache une solution basée sur SAP qui rend même les ruptures de système techniquement inévitables en grande partie invisibles pour l'utilisateur final. En d'autres termes, elle propose dès aujourd'hui des modules Cloud modernes avec une facturation sous forme de paquet intégré et relie élégamment les deux mondes. Cela évite les interfaces individuelles, sujettes aux erreurs, et les retouches manuelles. En bref, cela met fin au patchwork de systèmes RH différents. 

One HXM repose sur le concept d'une standardisation élevée. Les systèmes qu'il contient ne sont pas "nus", comme le sont normalement les logiciels, mais sont entièrement préconfigurés et parfaitement adaptés les uns aux autres. Les experts d'Empleox ont déjà anticipé les questions tarifaires complexes et la solution est toujours à la pointe de la technologie et de la législation. Elle est prête à l'emploi pour les PME de 300 à 3000 employés. 

One HXM est modulaire et peut être étendue individuellement. Il n'est donc pas OBLIGATOIRE de tout prendre d'emblée, et les entreprises peuvent commencer par une version allégée et l'étendre ensuite à volonté. Selon la devise "tout est possible, rien n'est obligatoire", la base peut ensuite être complétée selon les besoins et au rythme approprié : des processus RH de base tels que l'administration du personnel, la gestion du temps et la paie, aux processus de gestion des talents et aux self-services pour les managers ou les employés. 

"Les entreprises qui utilisent une suite complète en profitent à bien des égards : elles n'ont qu'une seule interface, toutes les données RH issues des différents processus RH sont imbriquées les unes dans les autres et les ruptures de système gênantes appartiennent au passé", sait André Schulte, Senior Director Consulting chez Empleox. 

Le plan B est encore plus simple : confier certains processus, comme justement le calcul de la rémunération, y compris toutes les activités consécutives, à des prestataires d'externalisation spécialisés. Dans ce cas, un service du personnel externe décharge les collaborateurs des tâches administratives liées aux RH et leur donne de l'espace. Au lieu de s'occuper de la gestion des données de base, des rapports et des évaluations, les propres ressources humaines se concentrent alors entièrement sur les sujets qu'ils préfèrent de toute façon. Cela signifie également que les entreprises n'ont plus besoin de conserver certaines compétences en interne. Par exemple, comment fonctionne la paie ou quelles sont les nouveautés en matière de droit fiscal, de sécurité sociale et de droit du travail. C'est le prestataire de services qui s'occupe de tout cela.

"L'externalisation des RH est à mon avis intéressante lorsque les entreprises sont confrontées à des pénuries de personnel ou à des départs et lorsqu'elles souhaitent organiser plus efficacement les tâches de routine", explique Nikolai Hartmann, co-directeur d'Empleox BPO, une filiale d'Empleox, fournisseur de One HXM. Les changements de systèmes et de prestataires de services ainsi que les carve-outs sont également des constellations dans lesquelles l'externalisation des RH est particulièrement judicieuse. 

Si les entreprises travaillent déjà avec SAP dans le domaine de la paie, il est même possible, dans certaines circonstances, qu'en cas de défaillance de leur propre calculateur, des prestataires de services expérimentés puissent prendre le relais à court terme. "Les entreprises ont donc un risque de défaillance minimisé grâce à l'externalisation. Même en cas de fortes vagues de maladie, comme par exemple pendant la pandémie, on est sûr que tous les employés reçoivent la rémunération appropriée", explique Nikolai Hartmann. 

Dans d'autres scénarios, où des secteurs entiers de l'entreprise ou d'autres thèmes RH sont externalisés, le processus peut durer jusqu'à un an. Ce qui, en cas de doute, est toutefois toujours plus court et plus prometteur que l'alternative : la recherche d'un spécialiste en interne.