Le fournisseur d'énergie de Halle (EVH) étend le standard SAP aux procédures GAEB

Le tournant énergétique fait grimper les exigences en matière de réseaux de transport. L'EVH (Energieversorger Halle) le ressent également. En tant qu'entreprise du groupe Stadtwerke-Halle, elle compte environ 600 collaborateurs avec ses entreprises associées et est responsable de l'approvisionnement régional en électricité, gaz naturel et chauffage urbain. Elle travaille ainsi en permanence avec de nombreuses entreprises spécialisées dans le génie civil et la construction de lignes afin d'assurer l'extension et l'entretien de ses réseaux. 

Mais l'achat de ces services s'est avéré très chronophage, car les systèmes S/4 existants ne prennent pas en charge la norme GAEB pour l'échange numérique d'informations de construction. L'interface correspondante fait défaut. Au lieu de cela, l'EVH a dû convertir à grands frais les cahiers des charges générés par SAP en formats GAEB afin de pouvoir communiquer avec les prestataires de services de construction. Il n'était pas non plus possible de reprendre directement leurs cahiers des charges GAEB dans des formats de données conformes à SAP.

A la recherche d'un outil AVA

"Afin d'éliminer ces ruptures de média, nous étions à la recherche d'un outil AVA pour le traitement numérique et collaboratif de nos processus d'appel d'offres, d'adjudication et de facturation - y compris une solution de plateforme pour les fournisseurs", explique Elisa Graichen, chargée de mission SAP ERP dans le domaine de la gestion d'entreprise à l'EVH. Le choix de la Supplier Collaboration Suite et d'eRfx pour les appels d'offres de 2bits avec logiciel GAEB intégré s'explique par les bonnes expériences des acheteurs de l'EVH avec les produits de la maison 2bits. Ainsi, avec la Procurement Suite, une solution d'approvisionnement entièrement intégrée dans SAP était déjà en service. Les demandeurs peuvent ainsi intégrer leurs besoins dans les processus d'achat par le biais de commandes sur catalogue ou par texte libre. De cette manière, les paniers d'achat créés dans la Procurement Suite deviennent des demandes d'achat SAP classiques (BANFen) dans S/4. Pour la planification et le calcul des coûts des mesures de construction, EVH utilise un pré-système.

Étapes largement automatisées

Avec Supplier Collaboration Suite et le logiciel GAEB intégré, l'EVH profite aujourd'hui d'une procédure GAEB standardisée dans l'échange de données avec ses prestataires de services de construction - et peut continuer à exécuter ses processus d'achat basés sur SAP. De l'appel d'offres à la saisie des prestations en passant par l'adjudication, toutes les étapes sont automatisées au maximum et se déroulent dans le cadre d'une procédure électronique continue. Il est ainsi possible de suivre et de traiter toutes les phases d'échange pertinentes des cahiers des charges GAEB.

"Les sources d'erreur possibles sont éliminées et l'ensemble des processus d'achat de services de construction est accéléré, ils sont désormais plus contrôlables et plus transparents pour nous", résume Elisa Graichen, responsable SAP ERP, en parlant des avantages des nouvelles solutions 2bits. "Cela nous a permis d'obtenir une mise en réseau et une optimisation des processus pour l'achat de services de construction". Cela peut être mis en œuvre aussi bien pour l'actuel système d'achat de services basé sur SAP MM-SRV que pour les nouvelles fonctions de services allégés de S/4 Hana.

“Afin d'éliminer les ruptures de médias, nous recherchions un outil permettant de traiter de manière collaborative notre
Processus d'appel d'offres, d'attribution et de facturation.” Elisa Graichen, Conseillère SAP ERP Management,EVH

La Supplier Collaboration Suite (SCS) offre aux utilisateurs une interface utilisateur simple et intuitive. Le cockpit acheteur 2bits, relié à eRfx pour les appels d'offres, permet de trouver, de traiter et de regrouper les besoins, tels que les BANFEN SAP ou les chariots d'achat SCS, et de créer des appels d'offres, des commandes et des contrats à partir de ceux-ci. Pour l'authentification et la gestion des utilisateurs du SCS, l'EVH utilise un système de gestion des utilisateurs qui permet aux partenaires commerciaux de gérer leurs utilisateurs en libre-service. 

L'enregistrement progressif de fournisseurs et de collaborateurs sélectionnés de l'EVH a permis un atterrissage en douceur dans la Supplier Collaboration Suite ; il y a maintenant 360 utilisateurs productifs qui
travailler avec plus de 80 prestataires de services de construction. "La très bonne expertise de l'équipe de projet de 2bits en matière d'achats de services basés sur SAP a été un grand atout", souligne Elisa Graichen. "L'équipe a ainsi pu réagir à tout moment de manière flexible à nos souhaits d'adaptation et a très bien mis en œuvre nos thèmes de prédilection". De plus, les projets précédents avaient permis de développer un lien direct et une collaboration très collégiale avec les développeurs et les conseillers de 2bits. C'est ainsi que l'introduction de la Supplier Collaboration Suite a pu être réalisée en l'espace d'un an, malgré la crise de Covid 19 et une charge de travail élevée.

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