En six étapes vers l'avenir de S/4

Si pendant longtemps, les tendances en matière de technologies de l'information dans le domaine de l'entreprise étaient généralement plutôt une option, la transformation numérique a soudainement tout changé - les entreprises doivent prendre ce train en marche pour rester compétitives.

Le moteur de cette évolution est notamment l'accélération de la numérisation dans tous les domaines de la société. Sur cette base, de nouvelles attentes des personnes en matière de communication et d'expériences d'achat et de service se sont développées - un monde on-demand extrêmement dynamique. Cela vaut aussi bien pour le secteur B2C que pour le secteur B2B.

Ce progrès oblige les entreprises à repenser leurs processus existants et à développer de nouveaux modèles commerciaux numériques. La condition préalable à la réussite de la transformation numérique des entreprises est un système ERP capable de reproduire ces exigences. Avec S/4 Hana, SAP met à disposition un tel environnement.

Elle constitue le "noyau numérique", le centre de tous les processus dans une organisation résolument orientée vers le numérique. Sur la base d'une nouvelle architecture, elle simplifie et accélère les processus existants et permet la mise en œuvre de processus inédits.

Selon une étude réalisée l'année dernière par la société d'études de marché IDC, la prise en charge de nouveaux modèles commerciaux numériques était également l'un des quatre arguments essentiels pour la mise en œuvre de S/4 Hana.

Les autres raisons invoquées sont l'amélioration de la productivité des employés, l'accès en temps réel aux informations et la réduction des coûts.

Selon l'étude, deux tiers des clients SAP envisagent l'avenir de leur entreprise avec SAP S/4 Hana. Une raison très pragmatique pour passer à S/4 Hana est la décision de SAP d'arrêter la maintenance et l'entretien du composant Warehouse Management (WM) à la fin de l'année 2025.

Ce calendrier peut sembler décontracté à première vue - mais pour les environnements complexes, par exemple dans les groupes actifs au niveau mondial avec de nombreuses succursales et/ou filiales, il devrait être un rappel à l'ordre.

Le défi de la conversion S/4

S/4 Hana, qui repose sur Hana, se distingue de SAP R/3 sur des points très importants. Il convient de souligner en particulier la base de données en mémoire fournie par Hana et l'interface utilisateur confortable Fiori, basée sur HTML5. En outre, les créanciers et les débiteurs sont désormais gérés de manière générale comme des partenaires commerciaux harmonisés.

Les simplifications significatives de la structure des données sont essentielles. Les transactions et les fonctionnalités existantes fusionnent avec d'autres éléments ou se retrouvent dans une nouvelle solution et architecture. SAP fournit des informations sur l'ampleur de ces changements dans des "Simplification Lists" détaillées.

Tous ces éléments doivent être soigneusement pris en compte lors de la conversion des environnements SAP existants vers S/4 Hana. Un projet aussi complexe que la conversion de systèmes complets de processus d'entreprise critiques doit être planifié en détail afin d'obtenir une mise en œuvre aussi rapide que sûre.

Avec l'approche Factory, Arvato a développé une procédure clairement structurée qui permet d'industrialiser de tels projets de conversion. Le plan détaillé par étapes esquisse les tâches ainsi que les objectifs clairement définis pour chaque phase du processus - d'un premier état des lieux jusqu'au "go-live". Les points de sortie possibles sont également décrits pour le cas où.

Chaque conversion est prise en charge par une équipe expérimentée d'Arvato Systems disposant d'un savoir-faire spécifique et de connaissances fonctionnelles étendues dans les domaines de la finance, de la logistique, de la production et de la gestion d'entrepôt.

L'équipe utilise une bibliothèque des meilleurs outils possibles, qui permettent de passer rapidement et en toute sécurité à la nouvelle version et qui montrent de manière ciblée les potentiels d'optimisation.

L'équipe côté client devrait comprendre les interlocuteurs techniques et spécialisés pour l'environnement SAP. En outre, la base d'utilisateurs SAP devrait être impliquée dès le début, au moins à titre informatif.

Les six étapes de S/4

1. Orientation :
   Le processus est divisé en six étapes qui se suivent logiquement. La première étape, la phase d'orientation, consiste d'abord à évaluer la complexité des systèmes de l'entreprise concernée sur la base d'un questionnaire standardisé. Ensuite, les systèmes existants sont répertoriés afin de déterminer le statu quo en ce qui concerne le matériel et les logiciels utilisés. Si nécessaire, cela peut être soutenu par un Process Mining - des traces numériques sont alors utilisées dans les systèmes informatiques afin de reconstruire les processus commerciaux et de visualiser le paysage des processus. Sur cette base, des recommandations pour l'architecture cible sont formulées sur la base d'un portefeuille de technologies de pointe. Dans le domaine financier, il pourrait s'agir de la nouvelle norme internationale IFRS 16 pour la comptabilisation des contrats de leasing, de TIS (Treasury Intelligence Solutions GmbH de Walldorf), une plateforme cloud pour la gestion transparente des paiements à l'échelle du groupe, ou encore de crossinx (crossinx GmbH de Francfort-sur-le-Main), un réseau de collaboration financière incluant la facturation électronique, l'EDI et le financement de la chaîne d'approvisionnement.
2. Fitting :
   La phase d'orientation est suivie de la phase d'ajustement. Il s'agit d'un premier résumé du projet en termes de temps, de budget et de défis éventuels. Le S/4 Hana Readiness Check, un outil basé sur le cloud, fournit les bases essentielles à cet effet. Un S/4 Readiness Check répond à des questions telles que la taille nécessaire de la base de données Hana, les modules complémentaires utilisés jusqu'à présent qui sont compatibles avec S/4 Hana, les fonctions et transactions commerciales actuelles qui seront influencées par S/4 Hana et bien d'autres choses encore. Il donne également un aperçu des applications de l'interface SAP Fiori qui devraient être mises à la disposition des utilisateurs.
3. Préparation :
   Les résultats de la phase d'ajustement sont intégrés dans l'étape suivante, la préparation de la conversion. En s'appuyant sur l'expérience acquise dans d'autres projets et conversions, l'équipe établit un plan détaillé pour la conversion individuelle - une feuille de route dans laquelle les actions nécessaires sont décrites pour chaque élément de simplification en tenant compte de toutes les interdépendances.Le plan comprend également, en option, des directives pour le nettoyage parallèle des données et l'archivage de l'ancien système. Ceci est fortement recommandé - étant donné que S/4 Hana utilise la base de données en mémoire rapide de Hana, cela permet d'économiser considérablement de la mémoire RAM.L'archivage est en outre très précieux pour l'aspect Process Mining de l'analyse des données historiques.
4. Validation :
   La dernière étape avant la conversion proprement dite est la validation. Elle comprend des activités en amont de la conversion, telles que la migration des partenaires commerciaux et la clôture des périodes et des documents dans le domaine financier.Les développements individuels existants sont analysés et testés, et la copie du système, également basée sur le cloud en option, est convertie en S/4.C'est également à ce stade que commence la formation des principaux utilisateurs et que la base des utilisateurs se familiarise avec S/4 Hana.
5. Conversion :
   La conversion proprement dite est alors effectuée à l'aide de SAP Software Update Manager (SUM). Les modifications apportées à l'environnement réel sont vérifiées à l'aide de l'analyse delta. Cette procédure permet d'examiner systématiquement les erreurs dans les processus, de déterminer leurs causes et d'y remédier. Arvato Systems met également à disposition des outils et des approches pour des tests automatisés. Dans le cadre de cette phase, une liste de tâches à effectuer éventuellement après la fin de la conversion est établie sur la base des expériences acquises lors de la validation et de la conversion.
6. l'innovation :
   Enfin, la sixième et dernière étape se tourne vers l'avenir - les équipes définissent ensemble les prochaines étapes pour développer et mettre en œuvre des processus innovants et des opportunités commerciales sur la base du nouvel environnement.

Cette stratégie "Factory" concerne actuellement en priorité la conversion progressive des systèmes SAP existants. Mais Arvato Systems développe actuellement une approche comparable pour la réimplémentation complète de tous les systèmes SAP selon l'approche Greenfield.