Emmi prend son envol avec SAP SuccessFactors

Avant qu'Emmi ne passe à SuccessFactors, il n'existait pas de système HCM uniforme à l'échelle du groupe pour la saisie, l'administration et l'évaluation des données de base des employés.

Même après l'expansion internationale rapide de ces dernières années, les processus de gestion des talents étaient toujours gérés localement de manière différente et sans soutien informatique global. Cette conception plutôt individuelle des processus s'est avérée contre-productive à long terme.

Le défi consistait à harmoniser les processus RH et à mettre en place une gestion globale des données de base afin d'établir une gestion durable des talents sur cette base.

La solution système complète de SAP est introduite chez Emmi sous le nom de "HR Suite". En outre, les collaborateurs des services spécialisés et des fonctions hiérarchiques devaient être intégrés - et ce sur tous les sites dans 13 pays.

Le choix s'est porté sur le logiciel SAP SuccessFactors avec TTS comme partenaire de mise en œuvre, car il répond aux exigences élevées d'Emmi d'un point de vue fonctionnel et technique et offre une couverture internationale complète.

"Lors du passage à SAP ERP à l'échelle du groupe il y a quelques années, Emmi a pris connaissance de SuccessFactors, une "option intéressante" à l'époque".

a déclaré Michael Lötscher, Head HR Excellence & Development du groupe Emmi.

Une fois qu'un package contractuel attractif a pu être mis en place, qui garantissait également la compatibilité du système ERP SAP avec le cloud, l'implémentation de SAP ERP et de SuccessFactors a pu se faire en parallèle.

"Nous n'avons jamais envisagé une solution sur site. L'ancien monde est peu attrayant pour nous et trop coûteux à entretenir. Et si nous passons au cloud, ce sera complètement".

poursuit Lötscher.

"Je suis heureux que nous ayons opté pour cette nouvelle technologie".

La stratégie RH exigeante de l'entreprise de transformation laitière a rapidement conduit à la décision de choisir les modules SAP SuccessFactors nécessaires : Nous avons besoin de tous.

Seule la représentation de toutes les fonctions RH de base offrait la possibilité de mieux gérer les processus et d'atteindre les objectifs suivants :

• le déploiement d'un système de données de base RH de premier plan au niveau mondial et l'amélioration de la transparence qui en résulte pour les cadres, les collaborateurs et les RH
• l'uniformisation et la gestion internationales des processus de gestion des talents et de formation continue
• l'administration et le contrôle centralisé des formations dans un système de gestion de l'apprentissage (LMS)
• le transfert de l'infrastructure technique vers le cloud

Recruter, gérer et former

Le projet a été lancé en 2014 et devrait s'achever fin 2018. Le cadre financier a d'abord été fixé et les ressources et le cadre juridique clarifiés. Ensuite, la direction a approuvé le transfert des données des serveurs de l'entreprise vers le cloud.

Avec la mise en service du système innovant de données de base Employee Central pour les quelque 3000 collaborateurs en Suisse, une étape clé du projet a été franchie à l'été 2015, après seulement huit mois.

Employee Central constitue la base de données pour le déploiement d'autres modules SuccessFactors ainsi que pour un reporting RH global qui augmente considérablement la transparence et les possibilités de contrôle dans une entreprise internationale comme Emmi.

Dans le cadre du déploiement d'Employee Central, un système de paie externe a notamment été connecté via une interface basée sur le middleware Dell Boomi.

De tels "projets dans le projet" existent naturellement dans la plupart des mises en œuvre, pour lesquelles il faut prévoir suffisamment de temps et de ressources. En 2015, les modules "Recruiting Management" et "Learning" (formation continue) ont également été introduits en Suisse.

Après l'introduction réussie dans un secteur pilote début 2016, Emmi mettra en place le module "Performance & Goals" au niveau national d'ici la fin de l'année et créera, avec l'implémentation technique du module "Succession Management", la base d'une planification intégrée de la succession qui sera appliquée à partir de 2017.

Le dernier module prévu dans la foulée est le déploiement de "Compensation Management" (gestion de la rémunération).

Il s'agit toujours de revoir les objectifs fixés et d'entraîner les collaborateurs sur la voie d'un nouveau système de gestion des talents.

"L'implémentation technique des modules est une chose, mais les processus sous-jacents sont un sujet encore plus important".

poursuit le responsable du projet, M. Lötscher :

"Ils peuvent être durs et difficiles à vivre pour les employés et une organisation".

Au niveau international, le groupe mise progressivement sur le déploiement d'Employee Central :

Après l'introduction réussie en Autriche et en Grande-Bretagne, l'Espagne et l'Italie suivront prochainement, et les modules de performance et de succession suivront, de sorte que les 5300 collaborateurs de 13 pays seront tous connectés au système à la fin de l'année 2018. Pour ce faire, Emmi propose aux utilisateurs de la "HR Suite" cinq langues de système : Allemand, Anglais, Français, Italien et Espagnol.

Pour la mise en œuvre, Emmi a besoin d'un chef de projet principal, d'un collaborateur par module et d'un expert pour la technique. En moyenne, l'équipe principale est composée de trois à quatre collaborateurs RH qui s'occupent de l'implémentation et de l'exploitation, de la définition des processus, des tests, du téléchargement des données, du transfert vers l'exploitation effective ainsi que de la création de contenu via les services RH.

Ensemble, ils ont fait avancer le projet avec TTS et ont appris à ne pas réprimer leurs propres idées de manière autocentrée, mais à les développer en collaboration avec les conseillers de TTS.

"C'est vraiment une super collaboration"

explique Lötscher,

"les conseillers peuvent attirer l'attention sur des choses qui ne sont peut-être pas encore possibles maintenant, mais qui le seront dans quelques mois ou un an. De plus, nous continuons à évoluer ensemble et sommes prêts à remettre en question ce qui existe déjà. C'est un élément essentiel de notre succès".

Emmi profite de SuccessFactors dans de nombreux domaines : les processus de formation continue sont plus transparents, la performance peut être mieux gérée et le reporting complet facilite les analyses. De plus, l'utilisation est devenue plus simple pour les collaborateurs.

Comme toutes les données sont stockées dans un système central, il est possible d'y accéder avec précision. Un clic suffit pour savoir combien d'employés sont basés en Autriche ou qui travaille pour les RH en Grande-Bretagne. SuccessFactors est déjà perçu comme une "aide énorme" dans les processus quotidiens.

L'exemple du recrutement montre clairement l'énorme gain de temps : il suffit de cliquer sur un bouton dans la gestion des postes d'Employee Central pour obtenir une offre d'emploi pré-remplie.

Dès qu'un candidat est trouvé, les données personnelles obtenues avec le processus de candidature peuvent être directement transférées dans le système des données de base. Les processus deviennent ainsi plus efficients et efficaces.

"Auparavant, une multitude d'informations s'affichaient à l'écran pour couvrir toute éventualité"

a déclaré Lötscher.

"Aujourd'hui, nous nous concentrons sur l'essentiel, les masques deviennent plus clairs et les processus sont plus efficaces. Bien sûr, il faut parfois faire preuve de patience et les processus basés sur le système doivent encore se roder. Mais de mon point de vue, nous sommes vraiment sur la bonne voie".

Communiquer la valeur ajoutée

Aux yeux de Michael Lötscher, la communication est le facteur décisif de réussite pendant les phases de projet, tant en interne qu'en externe. Tous les participants doivent tirer continuellement à la même corde. Pour cela, ils doivent être convaincus du bien-fondé du projet et de la valeur ajoutée qu'il apporte.

La question décisive est toujours la suivante : qu'est-ce que cela m'apporte ? Dès le début, chez Emmi, les cadres de tous les secteurs ont été soigneusement impliqués dans le processus et un argumentaire convaincant a été mis en place avec des calendriers et des objectifs concrets.

Ce n'est qu'en ayant cette valeur ajoutée à l'esprit que l'uniformisation des processus peut réussir et être soutenue par les collaborateurs :

"Grâce à la solution HCM standardisée et à la coopération avec TTS, nous avons commencé à repenser et à adapter les processus RH concernés. Grâce aux fonctionnalités innovantes de SAP SuccessFactors, nous offrons à nos 'clients internes' une véritable valeur ajoutée avec une utilisation intuitive. Parfois, cela nécessite simplement un 'coup' dans la bonne direction".

Le travail évolue

Parmi les expériences faites jusqu'à présent par Emmi avec SuccessFactors, il convient de renverser un préjugé : en effet, SuccessFactors n'a pas été introduit pour réduire le personnel, comme certains contemporains l'ont supposé à tort.

Du point de vue de Lötscher, le système logiciel ne représente que 30 pour cent de l'ensemble, le reste étant du travail de direction. Et ce travail ne diminue pas, il évolue. Sur la base du logiciel SAP, le groupe estime être en mesure de réaliser ses exigences extraordinairement élevées en matière de travail RH global.

La valeur ajoutée derrière tout cela est claire : avec SuccessFactors, Emmi a plus de succès qu'avant dans le monde global. La gestion du capital humain prend en charge tous les sujets relatifs aux RH, de l'onboarding, au recrutement, à la gestion des candidats, aux objectifs et à la performance, à la planification de la succession, à la gestion des talents, à l'analytique RH et à un système de gestion de la formation.