Du point de vue de l'audit

Le soulagement est compréhensible. Il reflète le fait que ce type d'examen implique un travail supplémentaire plus ou moins important et qu'il provoque en outre une certaine insécurité chez les personnes qui se trouvent au centre du processus d'examen.

Lorsque des documents archivés sont intégrés dans le processus de contrôle au cours de l'examen des processus commerciaux ou de l'analyse des fonctions de mesure des paiements, le langage corporel des conseillers PBC n'exprime toutefois aucune incertitude, mais avant tout une certaine sérénité.

Cette attitude rassurante repose sur le fait que l'interaction entre l'interface éprouvée SAP ArchiveLink et l'outil de migration KGS Migration4ArchiveLink est très fiable.

Dans le cas d'une migration d'archives effectuée via KGS Migration4ArchiveLink, une preuve complète des documents migrés est également établie. Cette preuve permet de démontrer l'exactitude et l'exhaustivité de la quantité de documents migrés.

Avec cette méthode, la combinaison des archives source et cible peut être choisie librement, tant que les deux systèmes d'archivage prennent en charge l'interface ArchiveLink.

Les auditeurs directement impliqués dans la vérification des résultats de la migration utilisent des méthodes statistiques pour définir des échantillons de documents à vérifier.

L'accès aux documents concernés se fait ensuite par le biais de demandes de recherche adressées à l'ancien système d'archivage et au nouveau système d'archivage. La satisfaction s'installe précisément lorsqu'il est possible de constater, lors de chacun de ces accès, que les "sujets" sont apparemment et binairement identiques.

Le contrôle d'identité des documents de l'échantillon est tout d'abord initié par l'expert-comptable via un contrôle visuel. Les documents juxtaposés à l'écran avec les titres de fenêtre "anciennes archives" et "nouvelles archives" permettent de voir rapidement si les contenus des documents sont au moins très similaires.

En cas de migrations de documents incorrectes, le bon grain se sépare déjà de l'ivraie. En cas de contrôle visuel réussi, les contrôleurs utilisent ensuite une procédure de comparaison d'images assistée par ordinateur qui recherche les différences de contenu bit par bit.

Si KGS Migration4ArchiveLink est utilisé à ce stade, une caractéristique intéressante entre en jeu : le logiciel agit déjà comme un auditeur pendant la migration. Il ne se contente pas de veiller à la bonne exécution technique de chaque étape de la migration, mais vérifie immédiatement après l'exécution d'une telle étape si le document concerné est désormais accessible de manière identique dans l'archive source et dans l'archive cible.

Contrairement aux contrôleurs humains, elle ne procède pas à un examen visuel, mais compare le contenu des documents à l'aide des empreintes digitales électroniques qu'elle a prises sur les documents avant et après la migration. Comme pour les empreintes digitales humaines, la fiabilité de cette procédure est très élevée.

Le client Migration4ArchiveLink récolte les fruits du contrôle Early-Bird, car il est déjà clair pendant la migration des documents que tous les documents migrés avec succès sont identiques.

Il en résulte une certaine sérénité chez les "propriétaires de processus d'entreprise" et les utilisateurs clés, ainsi qu'une moindre tension lors de la présentation des résultats de l'audit.