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Nouvelle loi sur la chaîne d'approvisionnement : comment un DMS aide à la conformité

Depuis le début de cette année, la nouvelle loi sur les obligations de vigilance de la chaîne d'approvisionnement s'applique en Allemagne aux entreprises de plus de 3000 salariés. A partir de début 2024, elle deviendra également obligatoire pour les entreprises de plus de 1000 collaborateurs. Les entreprises doivent désormais respecter un catalogue complet d'interdictions, parmi lesquelles figurent le travail forcé et le travail des enfants ainsi que le non-respect de la protection de la santé.

La nouveauté importante est que les entreprises ne sont pas seulement responsables de leurs propres usines ou succursales, mais de l'ensemble de leur chaîne d'approvisionnement. Le devoir de diligence de l'entreprise s'étend donc également aux activités des partenaires contractuels et des fournisseurs. La loi prévoit des obligations étendues en matière de documentation et de conservation des données, dont le non-respect est passible de lourdes sanctions. Jusqu'à huit millions d'euros ou deux pour cent du chiffre d'affaires annuel mondial peuvent être infligés.

Rapide et central

Les grandes entreprises peuvent générer d'énormes quantités de données. Pourtant, les responsables ont besoin d'un accès rapide et centralisé à toutes les informations pertinentes. Les systèmes de gestion documentaire les aident à garantir tout cela. La structure de la chaîne d'approvisionnement ainsi que les éventuelles violations des directives et des mesures doivent être documentées de manière continue et complète. Les documents produits doivent garantir la transparence des processus de production et des relations avec les fournisseurs et doivent être conservés pendant sept ans. Sans solutions adéquates pour structurer le classement numérique, le chaos peut rapidement s'installer. Pour maîtriser la complexité qui en résulte, les entreprises devraient miser sur un système de gestion des documents qui archive les documents pertinents pour la loi sur la chaîne d'approvisionnement dans des dossiers fournisseurs numériques, de manière transparente et rapidement accessible, et qui garantit ainsi l'obligation de conservation requise, indépendamment du lieu.

En passant au système de gestion des contrats, les contrats des fournisseurs peuvent être consultés rapidement et de manière pratique, traités ensemble et les délais respectés de manière automatisée. Ces documents contractuels jouent un rôle important lorsqu'il s'agit de garantir la transparence des processus de production. La gestion numérique de ces documents garantit qu'ils peuvent être consultés de n'importe où, que les délais sont toujours visibles et que les contrats peuvent être modifiés plus facilement si nécessaire et même être traités de manière collaborative. 

Contrats de fournisseurs

La loi exige également que les risques potentiels soient consignés dans les contrats avec les fournisseurs, afin de pouvoir faire des déclarations sur la probabilité d'adaptations au sein d'une chaîne d'approvisionnement. Cela peut par exemple être mis en œuvre par le biais de listes dans le contrat de fournisseur, où certains risques, par exemple pour l'environnement ou les violations des droits de l'homme, sont enregistrés et quantifiés en termes de gravité. Un système moderne de gestion des contrats est également d'une grande aide pour la gestion et l'adaptation de documents aussi complexes. 

Les entreprises doivent également mettre en place des procédures de réclamation dans le cadre de la loi sur la chaîne d'approvisionnement. Celles-ci s'adressent aussi bien aux personnes directement concernées qu'aux collaborateurs de l'entreprise qui ont connaissance de violations. Les entreprises sont donc confrontées au défi de mettre en place un système accessible à tous les acteurs de la chaîne d'approvisionnement. Pour ce faire, les responsables doivent d'abord chercher à échanger avec les collaborateurs et les fournisseurs afin d'analyser les situations individuelles. Ensuite, toutes les plaintes doivent être enregistrées et documentées de manière transparente pour le système de rapport. De même, des mesures doivent être décrites pour éviter à l'avenir les infractions dans la chaîne d'approvisionnement. C'est au plus tard à ce stade que des solutions numériques devraient être utilisées pour faciliter la gestion des entrées.