Le principe de Clever

La comptabilité continue prépare les départements financiers à l'avenir

L'exemple de la clôture financière, qui se caractérisait par le passé par de nombreuses étapes de travail manuelles, montre à quel point les avantages de la numérisation peuvent être énormes. Alors que jusqu'à présent, les comptables devaient se frayer un chemin à travers une montagne de travail à la fin d'une période comptable, l'interaction entre les solutions ERP et Financial Close modernes génère des valeurs ajoutées attrayantes.

Quel spécialiste financier ne connaît pas cette situation : à la fin de chaque mois, de chaque trimestre ou de chaque année, il faut clôturer les comptes et établir des rapports, ce qui entraîne un grand nombre d'heures supplémentaires. Une quantité énorme de documents, de justificatifs et de chiffres provenant des différents secteurs de l'entreprise et des différents systèmes doivent être collectés, classés et comparés. 

Comptabilité financière manuelle

Même si on a du mal à le croire, même à l'ère de la numérisation, ces situations sont plus répandues qu'on ne le pense. On pourrait même parler d'une norme. Aussi modernes que soient les systèmes ERP, par exemple SAP S/4 Hana, les collaborateurs ont recours à des feuilles de calcul ou, dans le pire des cas, à des documents imprimés pour préparer la consolidation.

Il y a un fossé entre la solution ERP leader et la gestion des performances de l'entreprise. Il est très difficile de détecter les incohérences dans les documents ou les tableaux Excel. Le risque d'écritures erronées ou de postes non soldés est élevé. Dans une étude internationale réalisée par l'institut Censuswide en 2019 pour le compte de BlackLine, 69 % des responsables financiers interrogés pensent qu'eux-mêmes ou leur PDG ont déjà pris des décisions commerciales importantes sur la base de données financières obsolètes ou erronées. 

Le principe d'un processus comptable continu peut y remédier. Continuous Accounting" est le mot magique avec lequel de plus en plus d'entreprises s'équipent pour l'avenir. Il s'agit de remplacer la charge de travail ponctuelle de la clôture financière traditionnelle par un processus continu. Les écritures, les rapprochements de comptes, les analyses et les contrôles ne se font plus à la fin du mois, du trimestre ou de l'année, mais pendant la période de décompte, sur la base de données actualisées quotidiennement et en temps réel. Les transactions et les comptes sont immédiatement rapprochés, les écarts sont identifiés à temps avant la clôture proprement dite. Comment cela fonctionne-t-il ?

Ce processus de clôture financière automatisé est rendu possible par des entreprises comme SAP et BlackLine, dont les solutions logicielles s'imbriquent de telle sorte que non seulement les écritures dans l'ERP, mais aussi leur vérification sont automatisées - par exemple lors du rapprochement des comptes ou de la comparaison des transactions. Cela répartit le travail de manière plus efficace, facilite la clôture des comptes et augmente la qualité et la transparence. 

Transparence avec la planification financière

Les collaborateurs de la comptabilité financière en profitent bien sûr. Non seulement ils sont libérés du stress de fin de période, mais ils peuvent utiliser leurs compétences pour des activités plus exigeantes. Au lieu de collecter et de comparer obstinément des données, ils les analysent et les évaluent. Ils contribuent ainsi directement à la création de valeur et au développement de l'entreprise, conformément à leur rôle. 

Les collègues de la planification et de l'analyse financières devraient également s'en réjouir : alors que par le passé, ils ne pouvaient souvent finaliser leurs prévisions que lorsque les données nécessaires étaient disponibles le mois suivant, la comptabilité continue leur permet d'avoir accès à des chiffres actuels. Alors qu'il était impensable d'établir des prévisions au jour le jour avant l'introduction d'un processus comptable continu, le directeur financier dispose désormais d'une vue d'ensemble en temps réel et à tout moment. C'est une valeur ajoutée dont toute l'entreprise profite. En effet, plus la dynamique des marchés est grande et plus l'exigence d'une planification d'entreprise agile est élevée, plus il est important de disposer de données financières valables et actualisées au jour le jour.

La comptabilité comme moteur de l'activité

En ce sens, le continuous accounting est plus qu'une nouvelle méthode pour les processus de clôture financière. Et ce changement de paradigme est attendu depuis longtemps. L'année dernière, BlackLine a de nouveau fait appel à l'institut Censuswide pour savoir dans quelle mesure un changement pouvait déjà être retracé dans le cadre de la numérisation. Les résultats sont décevants : seuls 14% des directeurs financiers dans le monde sont convaincus que leur service financier dispose des capacités nécessaires pour aider leur entreprise à croître et à s'adapter au cours des cinq prochaines années.

C'est donc un avantage concurrentiel lorsque les entreprises adaptent leur gestion d'entreprise aux défis d'un monde des affaires mondialisé et en constante évolution. La comptabilité continue donne aux directeurs financiers la précision des chiffres et la flexibilité nécessaires pour planifier et gérer de manière optimale.

Il s'agit également de remettre sans cesse en question les processus existants, de les adapter, de les améliorer. Il en résulte des avantages concurrentiels mesurables : plus d'efficacité, moins de risques et des indicateurs transparents. Tout cela favorise des décisions plus rapides et de meilleure qualité.