Le commerce extérieur dans le cloud

Pour le carve-out, Kulzer a choisi une solution hybride : ERP on premise comme solution IAAS dans un centre informatique externe, GTS dans le cloud.

Le contrôle global des exportations et la gestion efficace des douanes dans le commerce extérieur sont des tâches complexes qui représentent des défis considérables. Il s'agit d'un domaine extrêmement critique sur le plan professionnel et technique.

Pour Kulzer, il est vite devenu clair que l'exploitation en interne n'était pas une option. C'est ainsi que les conseillers SAP de Heidelberg ont mis en jeu leur solution complète cbs SAP GTS Cloud.

Avec succès : tous les processus de dédouanement et de commerce extérieur ont pu être traités avec la solution cloud.

Relocalisation de tous les systèmes informatiques

Avec le rachat de Kulzer par le groupe Mitsui-Chemicals, il était nécessaire de séparer la branche dentaire du groupe Heraeus.

Réaliser un tel carve-out dans les délais impartis et dans le respect des règles de l'entreprise est une tâche extrêmement exigeante.

cbs Corporate Business Solutions a aidé Kulzer à maîtriser la complexité du projet pour l'environnement système SAP et à structurer et empaqueter la multitude de tâches (évaluation, remplacement, démantèlement, migration de 60 interfaces, séquençage des projets, mise à niveau, changement d'année fiscale) dans le cadre d'une gestion de projet bien pensée.

Enfin, pas moins que la mise en place d'un nouveau centre informatique (relocalisation) et le redimensionnement de l'environnement des processus, y compris SAP ERP et GTS ainsi que les systèmes tiers connectés, figuraient sur la liste des projets.

Pour ce faire, cbs a apporté son expertise issue de nombreux projets de déploiement et de restructuration à l'échelle mondiale.

"Lors de l'analyse des modèles d'exploitation et des voies de migration possibles pour la solution GTS, il est rapidement apparu qu'une solution non SAP pour PME n'était pas en mesure de reproduire de manière fiable nos processus complexes de douane et de commerce extérieur".

explique Bernd Müller, chef de projet et responsable SAP chez Kulzer.

L'entreprise, qui opère à l'échelle mondiale, s'est vue confrontée à la tâche de reproduire ses processus commerciaux de manière uniforme dans le monde entier. Une entreprise comme Kulzer, qui opère sur des marchés internationaux, a besoin d'une infrastructure informatique moderne et harmonisée ainsi que d'une gestion des marchandises intégrée à l'ensemble des processus.

Pour cela, seule une solution SAP entrait en ligne de compte. Kulzer a opté pour l'implémentation d'une solution hybride : ERP on premise, GTS dans le cloud.

Le défi particulier consistait à détacher l'unité d'entreprise GTS de la société mère globale. Cela a été réalisé à l'aide du logiciel spécial cbs Enterprise Transformer et d'une procédure standardisée.

Le carve-out du système GTS du système informatique du groupe comprenait environ 120.000.000 d'enregistrements de données de base et de mouvements tels que les produits, les partenaires, les documents, y compris les documents de référence ERP, les licences d'exportation, les logs SPL et d'audit (Sanctioned-Party-Lists/Boycott-Lists).

Sans oublier l'interface avec le système de dédouanement Atlas.

Lorsque l'entreprise faisait encore partie de l'ancienne société mère, Kulzer travaillait déjà avec un système SAP GTS. Cette plate-forme avait fait ses preuves. Il était donc logique de continuer à miser sur la solution de commerce extérieur.

Le contrôle global des exportations et la gestion efficace des douanes sont toutefois des tâches complexes qui représentent d'énormes défis professionnels et techniques. Pour l'entreprise active au niveau mondial, les tâches liées au commerce extérieur sont tout simplement beaucoup plus difficiles à gérer que la simple utilisation de la suite SAP ERP classique dans ses domaines de processus clés.

L'exploitation conforme à la loi d'un système de douane et de commerce extérieur mobilise des capacités et le département informatique de Kulzer ne voulait pas développer un savoir-faire interne supplémentaire à cet effet. La priorité était clairement de se concentrer sur les processus informatiques de base.

La solution globale cbs SAP GTS Cloud s'est donc imposée comme une solution adaptée. Les responsables du projet ont donc entrepris une migration basée sur des outils des données d'entreprise et des processus de Kulzer à partir de l'infrastructure SAP existante.

Les directives de la direction de l'entreprise étaient clairement définies : La mise en œuvre devait se dérouler sans interruption et sans perturber les processus de commerce extérieur et d'exportation en cours. En outre, il était important pour les responsables de réduire la taille du système et de l'adapter afin de réaliser des économies.

Les directives légales concernant les aspects de conformité devaient impérativement être respectées. Dans l'ensemble du projet, il fallait en outre utiliser les documentations de processus existantes côté système et côté métier et les optimiser si nécessaire.

Il s'agissait en outre de réaliser d'autres optimisations sous forme de quickwins supplémentaires. L'objectif du concept de conseil global était d'aller au-delà d'une approche standard et de mettre en place un modèle d'exploitation complet tenant compte des processus, de la sécurité des données et du support, afin d'obtenir le meilleur pour Kulzer. La solution se démarquait ainsi d'une externalisation standard du marché, qui ne couvre souvent que l'hébergement et le hosting.

Au cours de la planification du projet, les dépendances du centre de calcul, telles que les mises en service d'autres projets et la mise en place imminente de l'organisation informatique interne, ont mis l'équipe sous une pression supplémentaire.

À cela s'ajoutait une mise à niveau AES/Atlas imminente pour le système de dédouanement. L'ensemble de la planification du programme s'est donc avéré très complexe : non seulement la mise en œuvre de SAP-GTS devait être effectuée dans les plus brefs délais, mais il fallait également accorder la plus grande attention à la connexion sans faille du convertisseur Seeburger.

Enfin, ce dernier assure toutes les déclarations d'exportation Atlas pour la douane. Parallèlement, le carve-out de l'ensemble du système ERP SAP de Kulzer était à l'ordre du jour depuis l'environnement SAP de la société mère.

Ce n'est que grâce à une approche structurée, à une approche intégrée et à une orientation cohérente sur les processus et les phases qu'il a été possible de mener à bien ces tâches exigeantes dans les délais impartis.

L'équipe de projet a complété la méthodologie de projet Kulzer existante par sa propre méthodologie M-cbs, qui a fait ses preuves à maintes reprises, et a ainsi obtenu le succès escompté.

Une décision stratégique à long terme

Avec le cloud cbs SAT GTS, Kulzer a obtenu une gestion moderne des services informatiques et un support de gestion des applications certifié SAP. Toutes les questions ouvertes des responsables concernant un fonctionnement conforme à la loi du système de douane et de commerce extérieur ont trouvé une réponse.

En outre, des solutions pratiques et rentables ont été mises en place pour l'infrastructure, l'exploitation, la surveillance et la gestion des licences. L'équipe a ainsi pu mener à bien le carve-out en seulement trois mois, dans les délais et dans le respect du budget.

cbs a transféré la solution dans le centre informatique certifié ISO de Materna, la maison mère de cbs, tandis que SAP ERP continue d'être exploité on premise comme solution IAAS dans un centre informatique externe.

cbs SAP GTS Cloud est actuellement la seule solution complète sous licence disponible sur le marché pour un contrôle global des exportations et une gestion efficace des douanes. C'est pourquoi elle est également classée par SAP comme Partner Managed Cloud (PMC).

Thomas Gessler, CIO chez Kulzer :

"C'était une décision stratégique et clairvoyante d'externaliser complètement notre solution de commerce extérieur et de la confier à des mains compétentes. L'effort nécessaire pour gérer un système aussi complexe en interne dans la mesure requise aurait été tout simplement trop important pour nous, en tant que PME internationale".

Depuis, SAP GTS Cloud gère de manière fiable tous les processus du commerce extérieur, tandis que cbs est responsable de l'entretien complet du système et de la maintenance. Avec la solution de cloud privé, Kulzer profite à plusieurs reprises : d'une part, de niveaux de service clairement définis et d'une exploitation complète à l'abri des pannes de sa solution globale de commerce extérieur.

Sa société mère, Materna GmbH, joue un rôle important dans le développement du système allemand de dédouanement électronique Atlas.

La connexion du convertisseur Seeburger en service à la nouvelle architecture SAP s'est donc déroulée sans problème. Kulzer s'est ainsi créé une base solide pour l'exploitation de la solution GTS basée sur le cloud.

La solution fait ses preuves dans la pratique

Grâce à SAP GTS Cloud, Kulzer se concentre aujourd'hui à nouveau entièrement sur son activité principale. Les efforts que l'entreprise doit investir dans l'exploitation du système GTS sont nuls.

Les listes SPL des partenaires commerciaux s'actualisent presque en temps réel et l'équipe de gestion des applications de cbs se charge de la surveillance quotidienne des processus système et commerciaux.

Compte tenu du soin que l'entreprise doit apporter à la disponibilité du système et au respect des exigences légales, la solution trouvée, combinée à un concept de support sophistiqué, est idéale.

L'externalisation sur la base de la solution SAP GTS est bien plus qu'une simple externalisation ou hébergement d'une infrastructure informatique. Au contraire, les spécialistes dentaires obtiennent tout d'une seule source : un savoir-faire de pointe dans le commerce extérieur, un conseil éprouvé en matière de processus et de SAP ainsi qu'une exploitation de la solution qui répond aux normes les plus élevées en matière de sécurité et de protection des données.

Cette combinaison convainc également Bernd Müller, chef de projet et responsable SAP chez Kulzer :

"Je n'ai pas entendu parler du système GTS depuis des mois. Ça marche, c'est tout".